Verwenden der Kalender-App

Bemerkung

Die Kalender-App wird standardmäßig mit Nextcloud Hub ausgeliefert, kann aber auch deaktiviert werden. Bitte fragen Sie Ihren Administrator nach ihr.

Die Nextcloud-Kalender-App funktioniert ähnlich wie andere Kalenderanwendungen, mit denen Sie Ihre Nextcloud-Kalender und -Ereignisse synchronisieren können.

Wenn Sie zum ersten Mal auf die Kalender-App zugreifen, wird standardmäßig ein erster Kalender für Sie erstellt.

Ihre Kalender verwalten

Einen neuen Kalender erstellen

Wenn Sie einen neuen Kalender ohne Übernahme von Daten aus einem alten Kalender erstellen möchten, wählen Sie „Neuen Kalender erstellen“.

1. Klicken Sie auf + Neuer Kalender in der linken Seitenleiste.

2. Geben Sie einen Namen für Ihren neuen Kalender ein, z.B. „Arbeit“, „Zuhause“ oder „Vertriebsplanung“.

3. Nachdem Sie auf das Häkchen geklickt haben, wird Ihr neuer Kalender erstellt und kann auf Ihren Geräten synchronisiert, mit neuen Terminen gefüllt und mit Ihren Freunden und Kollegen geteilt werden.

Einen Kalender importieren

Wenn Sie Ihren Kalender und dessen Termine in Ihre Nextcloud übertragen möchten, ist der beste Weg hierfür der Import.

1. Klicken Sie links unten auf das Einstellungssymbol mit der Bezeichnung „Einstellungen und Import“.

2. Nachdem Sie auf „+ Kalender importieren“ geklickt haben, können Sie eine oder mehrere Kalenderdateien von Ihrem lokalen Gerät zum Hochladen auswählen.

3. Das Hochladen kann einige Zeit dauern, was davon abhängt, wie groß der zu importierende Kalender ist.

Bemerkung

Die Nextcloud-Kalenderanwendung unterstützt nur iCalendar-kompatible „.ics“-Dateien gemäß RFC 5545.

Edit, Export or Delete a Calendar

Vielleicht möchten Sie die Farbe oder den Namen eines importierten oder neu erstellten Kalenders ändern. Oder vielleicht wollen Sie ihn auf ihre Festplatte exportieren oder dauerhaft löschen.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass gelöschte Kalender nicht wiederhergestellt werden können. Nach dem Löschen ist eine Wiederherstellung nur noch möglich, wenn Sie ein lokales Backup haben.

1. Klicken Sie auf das Dreipunktmenü des jeweiligen Kalenders.

2. Click on Edit name, Edit color, Export or Delete.

Kalender teilen

Sie können Ihre Kalender mit anderen Nutzern oder Gruppen teilen. Kalender können mit Schreibzugriff oder schreibgeschützt geteilt werden. Wenn Sie einen Kalender mit Schreibzugriff teilen, können die Nutzer, mit denen Sie den Kalender teilen, neue Termine erstellen und vorhandene Termine bearbeiten und löschen.

Bemerkung

Kalender-Freigaben können derzeit weder akzeptiert noch abgewiesen werden. Wenn Sie einen mit Ihnen geteilten Kalender abbestellen möchten, können Sie in der Kalenderliste auf das Dreipunkt-Menü neben dem Kalender klicken und „Nicht mehr mit mir teilen“ auswählen. Kalender die mit einer Gruppe geteilt wurden können vo einzelnen nicht abbestellt werden.

Kalender veröffentlichen

Kalender können über einen öffentlichen Link veröffentlicht werden, um sie für externe Benutzer einsehbar (schreibgeschützt) zu machen. Sie können einen öffentlichen Link erstellen, indem Sie das Freigabemenü für einen Kalender öffnen und auf “ + „ neben “ Link freigeben „ klicken. Nach der Erstellung können Sie den öffentlichen Link in Ihre Zwischenablage kopieren oder per E-Mail versenden.

Es gibt auch einen « Embedding-Code » zur Bereitstellung eines HTML-Iframes, um Ihren Kalender in öffentliche Seiten einzubetten.

Mehrere Kalender können gemeinsam geteilt werden, indem ihre einzigartigen Tokens am Ende eines Einbettungs-Links angefügt werden. Individuelle Tokens finden Sie am Ende des öffentlichen Links eines jeden Kalenders. Die vollständige Adresse wird dann folgendermaßen aussehen https://cloud.example.com/index.php/apps/calendar/embed/<token1>-<token2>-<token3>

Um die Standardansicht oder das Datum eines eingebetteten Kalenders zu ändern, müssen Sie eine URL angeben, die wie https://cloud.example.com/index.php/apps/calendar/embed/<token>/<view>/<date> aussieht. In dieser URL müssen Sie die folgenden Variablen ersetzen:

• <token> mit dem Token des Kalenders,

• <view> mit Monat, Woche, Tag, listMonat, listWoche oder listTag. Die Standardansicht ist Monat und die normalerweise verwendete Liste ist listMonat,

• <date> mit Jetzt oder irgendeinem Datum in folgendem Format <year>-<month>-<day> (z. B. 2019-12-28).

On the public page, users are able to get the subscription link for the calendar and export the whole calendar directly.

Kalender abonnieren

Sie können direkt von Ihrer Nextcloud aus iCal-Kalender abonnieren. Mit der Unterstützung dieses Austausch-Standards (RFC 5545) haben wir Nextcloud kompatibel zu Google Calendar, Apple iCloud und vielen anderen Kalender-Servern gemacht, mit denen Sie Kalender austauschen können. Dazu gehören auch Links zum Abonnieren von Kalendern, die auf anderen Nextcloud-Installationen veröffentlicht wurden, wie oben beschrieben.

1. Klicken Sie auf + Neuer Kalender in der linken Seitenleiste.

2. Geben Sie den Link des geteilten Kalenders ein, den Sie abonnieren wollen, oder fügen Sie ihn ein.

Fertig. Ihre Kalenderabonnements werden regelmäßig aktualisiert.

Bemerkung

Abonnements werden standardmäßig wöchentlich aktualisiert, sofern Ihre Admininistration diese Einstellung nicht geändert hat.

Termine verwalten

Neuen Termin erstellen

Ereignisse können erstellt werden, indem Sie in den Bereich klicken, in dem das Ereignis geplant ist. In der Tages- und Wochenansicht des Kalenders klicken, ziehen und den Mauszeiger über dem Bereich loslassen, in dem das Ereignis stattfindet.

Die Monatsansicht erfordert nur einen einzigen Klick in den Bereich des Ziel-Tages.

Danach geben Sie dem Termin einen Namen (bspw. Treffen mit Lukas) ein, wählen einen Kalender aus, in dem Sie den Termin speichern möchten (bspw. Persönlich, Arbeit), prüfen und korrigieren die Zeitspanne oder setzen es auf ganztägig. Optional können Sie einen Ort und eine Beschreibung eintragen.

Wenn Sie erweiterte Details wie Teilnehmer oder Erinnerungen* hinzufügen oder den Termin mit Wiederholungen versehen wollen, drücken Sie den „Mehr“-Knopf, um die erweiterten Seitenleisten-Editor zu öffnen.

Bemerkung

Wenn Sie immer den erweiterten Seitenleisten-Editor anstatt des vereinfachten Editor Dialogs öffnen wollen, können Sie den Haken bei „Einfachen Editor aktivieren“ im Bereich „Einstellungen & Import“ der App herausnehmen.

Durch Klicken auf die blaue Erstellen-Schaltfläche wird der Termin endgültig erstellt.

Termin bearbeiten oder löschen

Wenn Sie einen bestimmten Termin bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie nur darauf klicken. Danach können Sie alle Termindetails zurücksetzen und den erweiterten Seitenleisten-Editor öffnen, indem Sie auf Mehr... klicken.

Klicken Sie auf die Aktualisieren-Schaltfläche, um das Ereignis zu aktualisieren. Um Ihre Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf das Schließen-Symbol oben rechts im Popup- oder Seitenleisten-Editor.

Wenn Sie die Seitenleiste öffnen und auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Terminnamen klicken, haben Sie die Möglichkeit, das Ereignis als .ics-Datei zu exportieren oder den Termin aus Ihrem Kalender zu entfernen.

Tipp

Wenn Sie Termine löschen, werden sie im trash bin abgelegt. So können Sie versehentlich gelöschte Termine von dort wieder herstellen.

Teilnehmer zu einem Termin einladen

Sie können Teilnehmer zu einem Termin hinzufügen, damit diese wissen, dass sie eingeladen sind. Sie werden eine Bestätigungsanfrage per E-Mail erhalten, mittels der sie ihre Teilnahme an diesem Termin bestätigen oder verwerfen können. Teilnehmer können andere Nutzer Ihrer Nextcloud-Instanzen sein, Kontakte in Ihrem Adressbuch oder direkte E-Mail-Adressen. Sie können das Maß der Teilnahme auch benutzerspezifisch ändern oder die Bestätigung per E-Mail für einen bestimmten Teilnehmer deaktivieren.

Tipp

Wenn Sie andere Nextcloud-Benutzer als Teilnehmer zu einer Veranstaltung hinzufügen, können Sie auf deren Frei - Besetzt Informationen, sofern Sie verfügbar sind, zugreifen, was Ihnen hilft das beste Zeitfenster für Ihre Veranstaltung zu bestimmen. Legen Sie Ihre Arbeitszeiten fest, damit andere wissen, wann Sie verfügbar sind. Frei - Besetzt Informationen sind nur für andere Benutzer auf derselben Nextcloud-Instanz verfügbar.

Achtung

Nur der Kalendereigentümer kann Einladungen verschicken. Die Teilnehmer können das nicht, egal ob sie Schreibzugriff auf den Kalender des Ereignisses haben oder nicht.

Achtung

The server administration needs to setup the e-mail server in the Basic settings tab, as this mail will be used to send invitations.

Räume und Resourcen einem Termin zuweisen

Ähnlich wie Teilnehmer können Sie Ihren Veranstaltungen, Räume und Ressourcen hinzufügen. Das System stellt sicher, dass jeder Raum und jede Ressource konfliktfrei gebucht wird. Wenn ein Benutzer den Raum oder die Ressource zum ersten Mal zu einer Veranstaltung hinzufügt, wird er als akzeptiert angezeigt. Alle weiteren Ereignisse zu überlappenden Zeiten zeigt den Raum oder die Ressource als abgelehnt an.

Bemerkung

Räume und Ressourcen werden nicht von Nextcloud selbst verwaltet und die Kalender-App erlaubt Ihnen nicht, Ressourcen hinzuzufügen oder zu ändern. Ihr Administrator muss Ressourcen-Backends installieren und gegebenenfalls konfigurieren, bevor Sie sie als Benutzer verwenden können.

Erinnerungen einstellen

Sie können Erinnerungen einstellen, damit Sie vor Beginn eines Termins benachrichtigt werden. Derzeit werden folgende Benachrichtigungsarten unterstützt:

• E-Mail-Benachrichtigungen

• Nextcloud-Benachrichtigungen

Sie können Erinnerungen zu einem Zeitpunkt relativ zum Ereignis oder zu einem bestimmten Datum festlegen.

Bemerkung

Nur der Kalender-Eigentümer und Personen oder Gruppen, die Schreibzugriff auf einen geteilten Kalender haben, bekommen Benachrichtigungen angezeigt. Wenn Sie trotzdem keine Benachrichtigungen bekommen, hat Ihr Administrator diese möglicherweise auf Ihrem Server abgestellt.

Bemerkung

Wenn Sie Ihren Kalender mit Mobilgeräten oder anderen Clients von Drittanbietern synchronisieren, werden dort möglicherweise auch die Benachrichtigungen angezeigt.

Optionen für wiederkehrende Termine hinzufügen

Ein Termin kann als „wiederkehrend“ eingegeben werden, so dass er täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich eingetragen wird. Dabei kann festgelegt werden, an welchem Wochentag der Termin stattfindet, oder komplexere Bedingungen aufgestellt, wie z. B. jeder vierte Mittwoch im Monat.

Sie können auch eingeben, wann die Wiederholung enden soll.

Papierkorb

Wenn Sie Termine, Aufgaben oder einen Kalender im Kalender löschen, sind Ihre Daten noch nicht weg. Stattdessen werden diese in einem Papierkorb gesammelt, der Ihnen die Möglichkeit gibt, die Löschung rückgängig zu machen. Nach einem standardmäßigen Zeitraum von 30 Tagen (möglicherweise hat Ihr Administrator diese Einstellung geändert) werden diese Elemente endgültig gelöscht. Wenn Sie möchten, können Sie Elemente auch früher endgültig löschen.

Die Schaltflächen Papierkorb leeren löschen den gesamten Inhalt des Papierkorbs in einem Schritt.

Tipp

Auf den Papierkorb kann nur über die Kalender-App zugegriffen werden. Eine verbundene Anwendung oder App kann ihre Inhalte nicht anzeigen. Ereignisse, Aufgaben und Kalender, die in verbundenen Anwendungen oder Apps gelöscht werden, landen jedoch ebenfalls im Papierkorb.

Responding to invitations

You can directly respond to invitations inside the app. Click on the event and select your participation status. You can respond to an invitation by accepting, declining or accepting tentatively.

You can respond to an invitation from the sidebar too.

Verfügbarkeit (Arbeitszeit)

Die generelle Verfügbarkeit, unabhängig von geplanten Events, kann in den Groupware-Einstellungen von Nextcloud eingestellt werden. Diese Einstellungen werden in der Frei/Besetzt-Ansicht widergespiegelt, wenn Sie im Kalender ein Meeting mit anderen Personen planen. Einige verbundene Clients wie z. B. Thunderbird zeigen diese Daten ebenfalls an.

Geburtstagskalender

Der Geburtstagskalender wird automatisch erstellt aus den Geburtstagen Ihrer Kontakte. Sie können diesen Kalender nur bearbeiten, indem Sie die Geburtstage bei Ihren Kontakten eintragen. Direkt bearbeiten können Sie diesen Kalender nicht.

Bemerkung

Wenn der Geburtstagskalender nicht angezeigt wird, hat Ihr Administrator dies vielleicht für Ihren Server deaktiviert.

Termine

Ab Calendar v3 kann die App Terminzeitfenster generieren, die andere Nextcloud-Nutzer, aber auch Personen ohne Konto auf der Instanz buchen können. Termine bieten Ihnen eine feingranulare Kontrolle darüber, wann Sie möglicherweise frei sind, um sich zu treffen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, E-Mails hin und her zu senden, um ein Datum und eine Uhrzeit festzulegen.

In diesem Abschnitt verwenden wir den Begriff Organisator für die Person, die den Kalender besitzt und die Zeitfenster für Termine einrichtet. Der Teilnehmer ist die Person, die diese bucht.

Erstellen einer Terminkonfiguration

Als Organisator von Terminen öffnen Sie die Hauptbenutzeroberfläche des Kalenders. In der linken Seitenleiste finden Sie einen Bereich für Termine, wo Sie den Dialog öffnen können, um einen neuen zu erstellen.

Eine der grundlegenden Informationen jedes Termins ist ein Titel, der beschreibt, worum es bei dem Termin geht, z. B. „One-on-one“, wenn ein Benutzer Kollegen ein persönliches Gespräch anbieten möchte. Die Dauer des Termins kann aus einer vordefinierten Liste ausgewählt werden. Als Nächstes können Sie die gewünschte Steigerung einstellen. Die Steigerung ist die Rate, mit der mögliche Zeitfenster verfügbar sind. Sie könnten zum Beispiel ein Zeitfenster mit einer Länge von einer Stunde haben, die Sie jedoch in 30-Minuten-Schritten vergeben, sodass ein Teilnehmer um 9:00 Uhr, aber auch um 9:30 Uhr buchen kann. Optionale Informationen zum Ort und eine Beschreibung geben den Teilnehmern mehr Kontext.

Jeder gebuchte Termin wird in einen Ihrer Kalender eingetragen, sodass Sie auswählen können, welcher das sein soll. Den Teilnehmern werden nur Zeitfenster angezeigt, die nicht mit bestehenden Veranstaltungen in Ihren Kalendern in Konflikt stehen.

Termine können Öffentlich oder Privat sein. Öffentliche Termine können über die Profilseite eines Nextcloud-Benutzers gefunden werden. Private Termine sind nur für die Personen zugänglich, die die geheime URL erhalten.

Der Organisator eines Termins kann festlegen, zu welchen Wochenzeiten grundsätzlich eine Buchung der Zeitfenster möglich ist. Dies können die Arbeitszeiten sein, aber auch jeder andere individuelle Zeitplan.

Manche Termine brauchen Vorbereitungszeit, z. B. wenn Sie sich an einem Veranstaltungsort treffen und dorthin fahren müssen. Der Organisator kann wählen, welche Zeitdauer frei sein muss. Es stehen nur Zeitfenster zur Verfügung, die sich während der Vorbereitungszeit nicht mit anderen Veranstaltungen überschneiden. Außerdem besteht die Möglichkeit, nach jedem Termin eine Zeit anzugeben, die frei sein muss.

Um zu verhindern, dass ein Teilnehmer zu kurzfristig bucht, kann konfiguriert werden, wie schnell der nächstmögliche Termin stattfinden soll.

Durch das Festlegen einer maximalen Anzahl von Slots pro Tag kann die Anzahl der möglicherweise von Teilnehmern gebuchten Termine begrenzt werden.

Der konfigurierte Termin wird dann in der linken Seitenleiste aufgelistet. Sie können den Link kopieren und mit den Zielteilnehmern teilen oder sie über die Profilseite auf Ihren öffentlichen Termin aufmerksam machen.

Einen Termin buchen

Die Buchungsseite zeigt einem Teilnehmer Titel, Ort, Beschreibung und Dauer eines Termins. Für einen ausgewählten Tag wird eine Liste mit allen möglichen Zeitfenstern angezeigt. An Tagen ohne verfügbare Zeitfenstern, zu vielen Konflikten oder einem erreichten Tagesmaximum an bereits gebuchten Terminen kann die Liste leer sein.

Für die Buchung müssen Benutzer einen Namen und eine E-Mail-Adresse eingeben. Optional können sie auch einen Kommentar hinzufügen.

Um zu überprüfen, ob die E-Mail gültig ist, wird eine Bestätigungs-E-Mail gesendet. Erst nach Anklicken des Bestätigungslinks aus der E-Mail ist die Terminbuchung abgeschlossen. Bis zu diesem Zeitpunkt kann das Zeitfenster auch von einem anderen Benutzer gebucht werden, der seine Buchung früher bestätigt. Das System erkennt den Konflikt und bietet Ihnen an, ein neues Zeitfenster auszuwählen.

Arbeiten mit dem gebuchten Termin

Sobald die Buchung abgeschlossen ist, findet der Veranstalter eine Veranstaltung in seinem Kalender mit den Termindetails und den Teilnehmer. Wie bei jeder anderen Veranstaltung mit Teilnehmern wird bei Änderungen und Stornierungen eine Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse des Teilnehmers gesendet.

Wenn Teilnehmer den Termin absagen möchten, müssen sie sich mit dem Veranstalter in Verbindung setzen, damit der Veranstalter die Veranstaltung absagen oder sogar löschen kann.