Utilizzo dell’app Mail

Nota

L’app Mail è installata di default con Nextcloud Hub, ma può essere disabilitata. Chiedi al tuo amministratore.

Gestire il tuo account di posta

Cambiare layout

Added in version 3.6: Nextcloud 26 or newer

1. Visita le impostazioni di posta

2. Scegli tra Elenco, Divisione verticale e Divisione orizzontale

Use Compact Mode

Added in version 5.7: Nextcloud 32 or newer

Compact mode offers a cleaner and more efficient way to view your messages. Avatars are hidden, selection checkboxes are always visible, and the preview of messages is removed. It saves space allowing you to see more emails at once.

1. Visit the mail settings

2. Go to Appearance

3. Toggle the Compact Mode

Visualizzazione dei messaggi / Modalità operativa

Added in version 5.2: Nextcloud 30 or newer

Mail consente di passare da una modalità di visualizzazione dei messaggi all’altra: Threaded e Singleton.

In Threaded mode, messages are grouped by conversation. In the folder message list, related messages are stacked so only the most recent message is shown, and all relates messages are shown in message display panel after the stacked message is selected. This is useful for following discussions and understanding the context of replies. In this mode, message operation like move and delete apply to the entire thread, meaning that when you move or delete a thread, all messages within that thread are affected.

In Singleton mode, messages are displayed individually, in both the folder message list and message display panel and operation like move and delete apply to only the selected message. This mode is useful when you want to manage messages separately without affecting the entire conversation.

1. Visita le impostazioni di posta

2. Scegli tra Threaded, Singleton

Aggiungi un nuovo account di posta

1. Abilita l’app di posta dalle app

2. Fare clic sull’icona della posta nell’intestazione

3. Compila il modulo di login (automatico o manuale)

Cambia l’ordine di ordinamento

Added in version 3.5: Nextcloud 26 or newer

1. Visita le impostazioni di posta

2. Vai a Ordinamento

3. Puoi scegliere prima la posta Più vecchia o Più nuova

Nota

This change will apply across all your accounts and folders

Sort favorites up

Added in version 5.7: Nextcloud 31 or newer

This setting allows you to show messages set as favorite in a separate section on top of the message list.

1. Visita le impostazioni di posta

2. Go to Appearance

3. Enable sorting favorites up

Messaggi programmati

1. Click the New message button

2. Fare clic sul menu azione (…) nel compositore modale

3. Fai clic su Invia più tardi

Posta prioritaria in arrivo

La posta in arrivo prioritaria ha 2 sezioni Importante e Altro. I messaggi verranno automaticamente contrassegnati come importanti in base ai messaggi con cui hai interagito o contrassegnati come importanti. All’inizio potresti dover modificare manualmente l’importanza per insegnare al sistema, ma migliorerà nel tempo.

The automatic classification is optional. You can opt-out when setting up an account. The classification can also be turned on and off in the account settings at any time.

Tutte le caselle di posta

Qui verranno visualizzati in ordine cronologico tutti i messaggi provenienti da tutti gli account con cui hai effettuato l’accesso.

Impostazioni dell’account

Le impostazioni del tuo account, ad esempio:

1. Alias

2. Firma

3. Cartelle predefinite

4. Risponditore automatico

5. Mittenti attendibili

6. ..e altro ancora

Si trova nel menu azioni di un account di posta. Lì puoi modificare, aggiungere o rimuovere impostazioni a seconda delle tue esigenze.

Sposta i messaggi nella cartella Posta indesiderata

Added in version 3.4: Nextcloud 26 or newer

Mail può spostare un messaggio in una cartella diversa quando è contrassegnato come posta indesiderata.

1. Visita Impostazioni account

2. Vai alle cartelle predefinite

3. Controllare che sia selezionata una cartella per i messaggi indesiderati

4. Vai alle impostazioni della posta indesiderata

5. Fai clic su Sposta i messaggi nella cartella Posta indesiderata

Refresh folder

You can manually trigger a sync of your folder by clicking the refresh button located at the top of the folder list. Starting from version 5.7 triggering the sync will also refresh the list of folders for the selected account.

Unified search

The Mail app integrates with Nextcloud’s unified search feature (see The Nextcloud web interface for details). You can search for emails across all your accounts using the search bar in the Nextcloud header.

Mail searches email subjects and sender/recipient fields. To search email bodies, use the folder search feature in the app.

Search in folder

Added in version 2.1: Nextcloud 25 or newer

In cima all’elenco delle buste in qualsiasi layout di posta, è presente un collegamento al campo di ricerca per cercare gli oggetti delle email. A partire dalla versione 3.7, questo collegamento consente di cercare per oggetto, destinatario (a) o mittente (da) per impostazione predefinita.

Advanced search in folder

Added in version 3.4: Nextcloud 26 or newer

Puoi accedere alla nostra funzione di ricerca avanzata tramite una finestra modale situata alla fine del collegamento di ricerca.

Abilita la ricerca nel corpo della posta

Added in version 3.5: Nextcloud 26 or newer

Ora è possibile effettuare ricerche nei corpi dei messaggi di posta elettronica; questa funzionalità è opzionale a causa di potenziali problemi di prestazioni.

Per abilitarlo:

1. Visita Impostazioni account

2. Go to Folder search

3. Abilita la ricerca nel corpo della posta

Avvertimento

If you want to also enable it for unified folders you have to do so in Mail settings

Abilitandola, la casella di ricerca principale cercherà sia nell’oggetto che nel corpo del messaggio e nella ricerca avanzata apparirà un’opzione separata Corpo.

Delega dell’account

The app supports two ways of letting one user act on behalf of another’s mail account.

Sending as another address (server alias)

This lets you send emails from the address of another account.

1. La delega deve essere configurata sul server di posta da un amministratore

2. Aggiungi l’altro indirizzo email come alias per il tuo account email

3. Quando si invia un’e-mail, selezionare l’alias come mittente

Avvertimento

The sent email might not be visible to the original account if it’s stored in your personal Sent folder.

Native account delegation

Added in version 5.9: Nextcloud Mail

Native account delegation lets you grant other Nextcloud users access to one of your mail accounts directly from the app, without any server-side alias configuration. A delegate can do everything the account owner can — send, receive, and delete mail on your behalf — except deleting the account or updating its authentication information.

To delegate one of your accounts:

1. Open the account’s three-dot menu and select Delegate account

2. In the Delegation dialog, click Add delegate

3. Use the Select a user field to choose the Nextcloud user you want to grant access to

4. Confirm with Delegate access

The shared account then appears in the delegate’s account list, marked as delegated.

To remove access:

1. Open the Delegate account dialog again

2. Click Revoke next to the delegate you want to remove

3. Confirm with Revoke access

Nota

Provisioned accounts cannot be delegated.

Cancellazione automatica del cestino

Added in version 3.4: Nextcloud 26 or newer

L’app Mail può eliminare automaticamente i messaggi nella cartella Cestino dopo un certo numero di giorni.

1. Visita Impostazioni account

2. Vai a Eliminazione automatica cestino

3. Inserisci il numero di giorni dopo i quali i messaggi devono essere eliminati

Disattiva la conservazione del cestino lasciando il campo vuoto o impostandolo su 0.

Nota

Verranno elaborate solo le email eliminate dopo aver abilitato la conservazione nel cestino.

Comporre messaggi

1. Click the New message button

2. Inizia a scrivere il tuo messaggio

Minimizzare la modale del compositore

Added in version 3.2: Nextcloud 26 or newer

The composer modal can be minimized while writing a new message, editing an existing draft or a message from the outbox. Simply click the Minimize button on the modal or click anywhere outside the modal.

You can resume your minimized message by clicking anywhere on the minimized composer indicator.

Press the Close button on the modal or on the minimized composer indicator to stop editing a message. A draft will be saved automatically into your draft folder.

Informazioni sul compositore del destinatario

Added in version 4.2: Nextcloud 30 or newer

When you add your first recipient or contact in the «To» field, a right pane will appear displaying the saved profile details of that contact. Adding a second contact will collapse the list, allowing you to select and expand any contact you added to view their details. If you prefer to focus solely on writing in the composer, you can hide the right pane by clicking the Expand icon in the composer toolbar. To show the right pane again, simply click the Minimize icon in the same toolbar.

Menzionare i contatti

Added in version 4.2: Nextcloud 30 or newer

Puoi menzionare i contatti nel tuo messaggio digitando @ e selezionando il contatto dall’elenco. In questo modo, il contatto verrà automaticamente aggiunto come destinatario.

Nota

Verranno suggeriti solo i contatti con un indirizzo email valido.

Blocchi di testo

Added in version 5.2: Nextcloud 30 or newer

I blocchi di testo sono frammenti di testo predefiniti che possono essere inseriti nelle tue email. Possono essere creati e gestiti nelle impostazioni di posta. Possono essere inseriti nel compositore digitando ! e selezionando il blocco dall’elenco o dalle azioni del compositore. I blocchi di testo possono essere condivisi con utenti e gruppi di utenti.

Posta in uscita

When a message has been composed and the «Send» button was clicked, the message is added to the Outbox, which appears at the bottom of the left sidebar.

È anche possibile impostare la data e l’ora per l’operazione di invio in un punto futuro (vedere Messaggi pianificati)- il messaggio verrà conservato nella posta in uscita fino alla data e all’ora da te scelte, dopodiché verrà inviato automaticamente.

La posta in uscita è visibile solo quando c’è un messaggio in attesa di essere gestito dalla posta in uscita.

You can reopen the composer for a message in the outbox any time before the send operation is triggered.

Nota

Quando si verifica un errore durante l’invio, sono possibili tre messaggi di errore:

Could not copy to «Sent» folder

The mail was sent but couldn’t be copied to the «Sent» folder. This error will be handled by the outbox and the copy operation will be tried again.

Errore del server di posta

Sending was unsuccessful with a state that can be retried (ex: the SMTP server couldn’t be reached). The outbox will retry sending the message.

Il messaggio non può essere inviato

L’invio potrebbe non essere riuscito. Il server di posta non può comunicarci lo stato del messaggio. Poiché l’app Mail non ha modo di determinarne lo stato (inviato o non inviato), il messaggio rimarrà nella posta in uscita e l’utente dell’account dovrà decidere come procedere.

Folder actions

Add a folder

1. Aprire il menu azioni di un account

2. Click add folder

Add a subfolder

1. Open the action menu of a folder

2. Click add subfolder

Shared folder

If a folder was shared with you with some specific rights, that folder will show as a new folder with a shared icon as below:

Azioni di posta

Crea un evento

Crea un evento per un determinato messaggio/thread direttamente tramite l’app di posta

1. Apri il menu delle azioni di una posta

2. Fai clic su Altre azioni

3. Fai clic su Crea evento

Nota

An event title and agenda are created for you if the administrator has enabled it.

Creare un attività

Added in version 3.2: Nextcloud 26 or newer

Crea un’attività per un determinato messaggio/thread direttamente tramite l’app di posta

1. Apri il menu delle azioni di una posta

2. Fai clic su altre azioni

3. Fai clic su crea attività

Nota

Le attività sono archiviate in calendari supportati. Se non c’è un calendario compatibile, puoi crearne uno nuovo con l’app :rif:`calendar<calendar-app>`.

Modifica i tag

1. Apri il menu delle azioni di una posta

2. Fai clic su Modifica tag

3. Nei tag modali, imposta/annulla i tag

Cambiare colore per i tag

Added in version 3.5: Nextcloud 26 or newer

Quando si crea un tag, viene automaticamente assegnato un colore casuale. Una volta salvato il tag, è possibile personalizzarne il colore in base alle proprie preferenze. Questa funzione è disponibile nel menu delle azioni modali del tag.

Eliminare i tag

Added in version 3.5: Nextcloud 26 or newer

Ora puoi eliminare i tag creati in precedenza. Per accedere a questa funzionalità:

1. Aprire il menu azioni di una busta/thread.

2. Seleziona Modifica tag.

3. All’interno della finestra modale dei tag, apri il menu azioni per il tag specifico che desideri eliminare.

Nota

Tieni presente che i tag predefiniti come Lavoro, Da fare, Personale e Più tardi non possono essere eliminati, ma solo rinominati.

Riepilogo dell’IA

Added in version 4.2: Nextcloud 30 or newer

When looking through your folder you will see a short AI generated summary of your emails as a preview.

Nota

Si prega di notare che la funzione deve essere abilitata dall’amministratore

Quick actions

Added in version 5.5: Nextcloud 30 or newer

Allows you to group action steps that you would normally perform on envelopes such as tagging, moving, marking as read … into quick actions that can be executed with a single click. Quick actions are scoped to one mail account and can be created and managed in the mail settings under «Quick actions» or directly from the envelope action menu.

Nota

Some action steps such as Mark as spam, Move thread and Delete thread are mutually exclusive and cannot be part of the same quick action, they also can’t be re-ordered and will always be executed last.

Nota

Please note that quick actions will be performed on all messages in a thread when executed on one.

Azioni del messaggio

Annullare l’iscrizione a una mailing list

Added in version 3.1: Nextcloud 26 or newer

Alcune mailing list e newsletter consentono di annullare facilmente l’iscrizione. Se l’app Mail rileva messaggi da un mittente del genere, mostrerà un pulsante Annulla iscrizione accanto alle informazioni del mittente. Fai clic e conferma per annullare l’iscrizione alla lista.

Posticipare

Added in version 3.4: Nextcloud 26 or newer

Snoozing a message or thread moves it into a dedicated folder until the selected snooze date is reached and the message or thread is moved back to the original folder.

1. Apri il menu delle azioni di una posta o di un thread

2. Fai clic su Posponi

3. Seleziona per quanto tempo il messaggio o il thread devono essere posticipati

Risposte intelligenti

Added in version 3.6: Nextcloud 26 or newer

Quando apri un messaggio nell’app Mail, vengono proposte risposte generate dall’intelligenza artificiale. Basta cliccare su una risposta suggerita e il compositore apre il messaggio con la risposta precompilata.

Nota

Si prega di notare che la funzione deve essere abilitata dall’amministratore

Nota

Le lingue supportate dipendono dal modello linguistico di grandi dimensioni utilizzato

Traduzione della posta

Added in version 4.2: Nextcloud 30 or newer

Puoi tradurre i messaggi nelle lingue da te configurate in modo simile a Talk.

Nota

Si prega di notare che le funzionalità di traduzione devono essere abilitate sul server

Nota

Dalla versione 5.3, se LLM è abilitato dall’amministratore, verranno suggerite le traduzioni

Riepilogo del thread

L’app di posta supporta il riepilogo di thread di messaggi contenenti 3 o più messaggi.

Added in version 3.4: Nextcloud 26 or newer

Nota

Si prega di notare che la funzione deve essere abilitata dall’amministratore

Nota

Si prega di notare che questa funzionalità funziona bene solo con integration_openai. Gli LLM locali impiegano troppo tempo per rispondere e la richiesta di riepilogo rischia di scadere, creando comunque un carico di sistema significativo.

Filtraggio e risposta automatica

L’app Mail ha un editor per gli script Sieve, un’interfaccia per configurare i risponditori automatici e un’interfaccia per configurare i filtri. Sieve deve essere abilitato nelle impostazioni dell’account..

Risponditori automatici

Added in version 3.5: Nextcloud 26 or newer

Il risponditore automatico è disattivato per impostazione predefinita. Può essere impostato manualmente o seguendo le impostazioni di sistema. Seguire le impostazioni di sistema significa che il messaggio di assenza prolungata inserito nella sezione :ref:`Impostazioni assenza <groupware-absence>`viene applicato automaticamente.

FIltro

Added in version 4.1: Nextcloud 30 or newer

Mail 4.1 include un semplice editor per configurare le regole di filtro.

Nota

L’importazione di filtri esistenti non è supportata. Tuttavia, tutti i filtri esistenti rimarranno attivi e invariati. Per precauzione, consigliamo di eseguire il backup dello script corrente tramite l’editor di script Sieve.

Come aggiungere un nuovo filtro

1. Apri le impostazioni del tuo account.

2. Verifica che Sieve sia abilitato per il tuo account (vedi Impostazioni del server Sieve).

3. Fare clic su filtri.

4. Selezionare nuovo filtro per creare una nuova regola.

Come eliminare un filtro

1. Apri le impostazioni del tuo account.

2. Assicurati che Sieve sia abilitato per il tuo account (vedi Impostazioni del server Sieve).

3. Fare clic su filtri.

4. Passa il mouse sul filtro che desideri eliminare, quindi fai clic sull’icona del cestino.

Condizioni

Le condizioni vengono applicate alle email in arrivo sul tuo server di posta, prendendo di mira campi come Oggetto, Mittente e Destinatario. Puoi utilizzare i seguenti operatori per definire le condizioni per questi campi:

• è esattamente: una corrispondenza esatta. Il campo deve essere identico al valore fornito.

• contiene: una corrispondenza di sottostringa. Il campo corrisponde se il valore fornito è contenuto al suo interno. Ad esempio, «report» corrisponde a «port».

• corrispondenze: una corrispondenza di tipo utilizzando i caratteri jolly. Il simbolo «*» rappresenta un numero qualsiasi di caratteri (anche nessuno), mentre «?» rappresenta esattamente un carattere. Ad esempio, «report» corrisponderebbe a «Business report 2024».

Azioni

Le azioni vengono attivate quando i test specificati sono veri. Sono disponibili le seguenti azioni:

• fileinto: sposta il messaggio in una cartella specificata.

• addflag: Aggiunge un flag al messaggio.

• stop: Interrompe l’esecuzione dello script di filtro. Dopo questa azione, non verranno elaborati altri filtri.

Crea un filtro da un messaggio

Added in version 5.2: Nextcloud 30 or newer

Per creare un filtro da un determinato messaggio, apri il messaggio e apri il menu cliccando sui tre puntini. Quindi, clicca su «Altre azioni» e poi su «Crea filtro email».

Nella finestra di dialogo, seleziona le condizioni per far corrispondere i messaggi in arrivo e continua cliccando su «Crea filtro posta».

Promemoria di follow-up

Added in version 4.0: Nextcloud 30 or newer

L’app Mail ti ricorderà automaticamente quando un’email in uscita non ha ricevuto risposta. Ogni email inviata verrà analizzata da un’intelligenza artificiale per verificare se è prevista una risposta. Dopo quattro giorni, tutte le email pertinenti verranno visualizzate nella tua casella di posta prioritaria.

Cliccando su un’email di questo tipo, verrà visualizzato un pulsante per contattare rapidamente tutti i destinatari. È anche possibile disattivare i promemoria di follow-up per un’email inviata.

Nota

Si prega di notare che la funzionalità deve essere abilitata dall’amministratore.

Sicurezza

Rilevamento del phishing

Added in version 4.0: Nextcloud 30 or newer

L’app Mail verificherà la presenza di potenziali tentativi di phishing e visualizzerà un avviso all’utente.

I controlli sono i seguenti:

• L’indirizzo del mittente salvato nella rubrica non è lo stesso di quello presente nell’account di posta

• Il mittente utilizza un indirizzo email personalizzato che non corrisponde all’indirizzo del mittente

• La data di invio è impostata nel futuro

• I link nel corpo del messaggio non puntano al testo visualizzato

• L’indirizzo di risposta non è lo stesso dell’indirizzo del mittente

Nota

Tieni presente che l’avviso non significa che il messaggio sia un tentativo di phishing. Significa solo che l’app Mail ha rilevato un potenziale tentativo di phishing.

Indirizzi interni

Added in version 4.0: Nextcloud 30 or newer

L’app Mail consente di aggiungere indirizzi e domini interni e avvisa l’utente se l’indirizzo non è presente nell’elenco, al momento dell’invio e della ricezione di un messaggio.

Per aggiungere un indirizzo interno:

1. Apri le impostazioni della posta

2. Vai alla sezione Privacy e sicurezza

3. Abilita gli indirizzi interni cliccando sulla casella di controllo

4. Fare clic sul pulsante Aggiungi indirizzo interno

5. Inserisci l’indirizzo o il dominio e fai clic su Aggiungi

Integrazione della dashboard

Added in version 1.8: Nextcloud 20 or newer

L’app di posta offre due widget progettati per l’integrazione con la dashboard di Nextcloud:

• Email non lette: questo widget mostra le email non lette.

• Email importanti: questo widget mostra le email contrassegnate come importanti.

Questi widget utilizzano le email degli account email configurati per il tuo account.

Calendar integration

The Mail app integrates with the Calendar app to help you manage meeting invitations and keep your calendar up to date.

Meeting invitations

When you receive a message containing a meeting invitation, the Mail app automatically detects the attached calendar file and displays a formatted action section to help you respond.

You can:

• Accept the invitation

• Decline the invitation

• Tentatively accept the invitation

Your response is sent directly from the Mail app, and the event is added to your primary calendar accordingly.

You can also manually add a meeting invitation to a specific calendar:

1. Open the message with the meeting invitation

2. Scroll to the bottom of the message to the attachments section

3. Select the calendar file (usually with a .ics extension), then click the three dots menu.

4. Click «Import in to calendar» and choose the desired calendar.

Meeting invitation automation

When a meeting organizer sends updates to an existing event (such as time changes or location updates), the Mail app processes these automatically and updates the corresponding event in your calendar.

Added in version 5.7: Nextcloud 32 or newer

You can also configure Mail to automatically add all new meeting invitations to your calendar without requiring manual acceptance. The invitations will be added to the calendar as tentative.

To enable this feature:

1. Visit account settings of a specific mail account

2. Navigate to Calendar settings section

3. Enable Automatically create tentative appointments in calendar

Nota

With this setting enabled, invitations will still appear in your mail list, but they will be automatically added to your calendar.

Keyboard shortcuts

The Mail app implements several keyboard shortcuts to speed up your experience.

For a full list of the supported shortcuts, check out the Mail settings in your instance.