Bruk av Mail-appen

Merknad

Mail-appen leveres installert med Nextcloud Hub som standard, men kan deaktiveres. Spør administratoren om dette.

Administrere e-postkontoen din

Switch layout

Added in version 3.6.

1. Visit mail settings

2. Choose between List, Vertical split and Horizontal split

Legge til en ny e-postkonto

1. Aktiver e-postappen fra appene

2. Klikk på e-postikonet i toppteksten

3. Fyll ut påloggingsskjemaet (automatisk eller manuell)

Change sort order

Added in version 3.5.

1. Visit mail settings

2. Go to Sorting

3. You can choose Oldest or Newest mail first

Merknad

This change will apply across all your accounts and mailboxes

Planlagte meldinger

1. Klikk på ny meldingsknapp øverst til venstre på skjermen

2. Klikk på (…) handlingsmenyen på den modale komponisten

3. Klikk send senere

Prioritert innboks

Prioritert innboks har 2 seksjoner Viktig og Andre. Meldinger blir automatisk merket som viktige basert på hvilke meldinger du samhandlet med eller merket som viktige. I begynnelsen må du kanskje manuelt endre viktigheten for å lære systemet, men det vil forbedre seg over tid.

Alle innbokser

Alle meldinger fra alle kontoene du har logget inn, vises her kronologisk.

Kontoinnstillinger

Kontoinnstillingene dine, for eksempel:

1. Aliaser

2. Signatur

3. Standard mapper

4. Automatisk svartjeneste

5. Klarerte avsendere

6. …og mer

Finner du i handlingsmenyen til en e-postkonto. Der kan du redigere, legge til eller fjerne innstillinger avhengig av ditt behov.

Flytt meldinger til søppelpostmappen

Added in version 3.4.

Mail kan flytte en melding til en annen mappe når den er merket som søppelpost.

1. Besøk kontoinnstillinger

2. Gå til standard mapper

3. Kontroller at en mappe er valgt for søppelpostene

4. Gå til innstillinger for søppelpost

5. Klikk flytt meldinger til søppelpostmappen

   

Search in mailbox

Added in version 2.1.

At the top of the envelope list in any mail layout, there is a search field shortcut for searching email subjects. Starting from version 3.7, this shortcut allows you to search by subject, recipient (to), or sender (from) by default.

Advance search in mailbox

Added in version 3.4.

You can access our advanced search feature through a modal located at the end of the search shortcut.

Enable mail body search

Added in version 3.5.

Mail bodies can now be searched, this feature is opt-in because of potential performance issues.

To enable it:

1. Besøk kontoinnstillinger

2. Go to Mailbox search

3. Enable mail body search

Advarsel

If you want to also enable it for unified mailboxes you have to do so in Mail settings

By enabling it the main search box will now search in both subjects and mail bodies, and a separate Body option will appear in advanced search.

Delegering av konto

Appen tillater kontodelegering slik at en bruker kan sende e-post fra adressen til en annen.

1. Delegeringen må konfigureres på e-postserveren av en administrator

2. Legg til den andre e-postadressen som et alias for din egen e-postkonto

3. Når du sender en e-post, velger du aliaset som avsender

Advarsel

Den sendte e-posten er kanskje ikke synlig for den opprinnelige kontoen hvis den er lagret i din personlige Sendt postboks.

Automatisk sletting av søppelpost

Added in version 3.4.

Mail-appen kan automatisk slette meldinger i papirkurven etter et visst antall dager.

1. Besøk kontoinnstillinger

2. Gå til Automatisk sletting av søppelpost

3. Angi antall dager meldingene skal slettes etter

Deaktiver søppeloppbevaring ved å la feltet stå tomt eller sette det til 0.

Merknad

Bare e-post som slettes etter aktivering av søppeloppbevaring, blir behandlet.

Skrive meldinger

1. Klikk på ny melding øverst til venstre på skjermen

2. Begynn å skrive meldingen din

Recipient info on composer

Added in version 4.2.

When you add your first recipient or contact in the «To» field, a right pane will appear displaying the saved profile details of that contact. Adding a second contact will collapse the list, allowing you to select and expand any contact you added to view their details. If you prefer to focus solely on writing in the composer, you can hide the right pane by clicking the expand icon in the top-right corner. To show the right pane again, simply click the minimize icon in the same location.

Mention contacts

Added in version 4.2.

You can mention contacts in your message by typing @ and then selecting the contact from the list. By doing so the contact will be automatically added as a recipient.

Merknad

Only contacts with a valid email address will be suggested.

Minimer skrivevinduet

Added in version 3.2.

Skrivevinduet kan minimeres mens du skriver en ny melding, redigerer et eksisterende utkast eller redigerer en melding fra utboksen. Bare klikk på minimeringsknappen øverst til høyre på vinduet eller klikk hvor som helst utenfor vinduet.

Du kan gjenoppta den minimerte meldingen ved å klikke hvor som helst på indikatoren nederst til høyre på skjermen.

Trykk på lukkeknappen på skrivevinduet eller indikatoren nederst til høyre for å slutte å redigere en melding. Et utkast lagres automatisk i utkastpostkassen.

Outbox

When a message has been composed and the «Send» button was clicked, the message is added to the outbox which can be found in the bottom left corner of the left sidebar.

You can also set the date and time for the send operation to a point in the future (see Scheduled messages)- the message will be kept in the outbox until your chosen date and time arrives, then it will be sent automatically.

The outbox is only visible when there is a message waiting to be handled by the outbox.

You can re- open the composer for a message in the outbox any time before the «send»- operation is triggered.

Merknad

When an error occurs during sending, three error messages are possible:

Could not copy to «Sent» mailbox

The mail was sent but couldn’t be copied to the «Sent» mailbox. This error will be handled by the outbox and the copy operation will be tried again.

Mail server error

Sending was unsuccessful with a state than can be retried (ex: the SMTP server couldn’t be reached). The outbox will retry sending the message.

Message could not be sent

Sending might or might not have failed. The mail server can’t tell us the state of the message. Since the Mail app has no way to determine the state of the message (sent or unsent) the message will stay in the outbox and the account user has to decide how to proceed.

Handlinger for postboks

Legg til en postboks

1. Åpne handlingsmenyen for en konto

2. Klikk legg til postboks

Legge til en underpostboks

1. Åpne handlingsmenyen til en postboks

2. Klikk legg til underpostboks

Delt postboks

Hvis en postboks ble delt med deg med bestemte rettigheter, vises postboksen som en ny postboks med et delt ikon som nedenfor:

Konvolutthandlinger

Opprette en hendelse

Create an event for a certain message/thread directly via mail app

1. Åpne handlingsmenyen til en konvolutt

2. Click More actions

3. Click Create event

Merknad

Event title and an agenda is created for you if the administrator has enabled it.

Opprette en oppgave

Added in version 3.2.

Create an task for a certain message/thread directly via mail app

1. Åpne handlingsmenyen til en konvolutt

2. Click more actions

3. Click create task

Merknad

Oppgaver lagres i støttede kalendere. Hvis det ikke finnes noen kompatibel kalender, kan du opprette en ny med calendar app.

Redigere tagger

1. Åpne handlingsmenyen til en konvolutt

2. Klikk Rediger tagger

3. På tagger-modalen, angi/opphev tagger

Change color for tags

Added in version 3.5.

Upon creating a tag, a randomly assigned color is automatically chosen. Once the tag is saved, you have the flexibility to customize its color according to your preferences. This feature can be found on the Tag modal action menu.

Delete tags

Added in version 3.5.

You now have the ability to delete tags that you have previously created. To access this feature:

1. Open the action menu of an envelope/thread.

2. Select Edit tags.

3. Within the tags modal, open the action menu for the specific tag you wish to delete.

Merknad

Please note that default tags such as Work, To do, Personal, and Later cannot be deleted, they can only be renamed.

Handlinger for melding

Avslutte abonnementet på en e-postliste

Added in version 3.1.

Noen e-postlister og nyhetsbrev tillater å bli avmeldt enkelt. Hvis Mail-appen oppdager meldinger fra en slik avsender, vil den vise en Avslutt abonnement-knapp ved siden av avsenderinformasjonen. Klikk og bekreft for å avslutte abonnementet på listen.

Slumre

Added in version 3.4.

Når du slumrer en melding eller tråd, flyttes den til en dedikert postboks til den valgte utsettelsesdatoen er nådd og meldingen eller tråden flyttes tilbake til den opprinnelige postboksen.

1. Åpne handlingsmenyen for en konvolutt eller tråd

2. Klikk Slumre

3. Velg hvor lenge meldingen eller tråden skal slumres

Smart replies

Added in version 3.6.

When you open a message in the Mail app, it proposes AI-generated replies. By simply clicking on a suggested reply, the composer opens with the response pre-filled.

Merknad

Please note that the feature has to be enabled by the administrator

Merknad

Supported languages depend on the used large language model

Thread summary

The mail app supports summarizing message threads that contain 3 or more messages.

Added in version 3.4.

Merknad

Please note that the feature has to be enabled by the administrator

Merknad

Please note that this feature only works well with integration_openai. Local LLMs take too long to respond and the summary request is likely to time out and still create significant system load.

Filtering and autoresponder

The Mail app has a simple editor for Sieve scripts and an interface to configure autoresponders. Sieve has to be enabled in the account settings.

Autoresponders

Added in version 3.5: Autoresponder can follow system settings.

The autoresponder is off by default. It can be set manually, or follow the system settings. Following system settings means that the long absence message entered on the Absence settings section is applied automatically.

Follow-up reminders

Added in version 4.0.

The Mail app will automatically remind you when an outgoing email did not receive a response. Each sent email will be analyzed by an AI to check whether a reply is expected. After four days all relevant emails will be shown in your priority inbox.

When clicking on such an email a button will be shown to quickly follow up with all recipients. It is also possible to disable follow-up reminders for a sent email.

Merknad

Please note that the feature has to be enabled by the administrator.

Security

Phishing detection

Added in version 4.0.

The Mail app will check for potential phishing attempts and will display a warning to the user.

The checks are the following:

• The sender address saved in the addressbook is not the same as the one in the mail account

• The sender is using a custom email address that doesn’t match the from address

• The sent date is set in the future

• Links in the message body are not pointing to the displayed text

• The reply-to address is not the same as the sender address

Merknad

Please note that the warning does not mean that the message is a phishing attempt. It only means that the Mail app detected a potential phishing attempt.

Internal addresses

Added in version 4.0.

The Mail app allows adding internal addresses and domains, and will warn the user if the address is not in the list, when sending and upon receiving a message.

To add an internal address:

1. Open the mail settings

2. Navigate to Privacy and security section

3. Enable the internal addresses by ckicjin on the checkbox

4. Click the Add internal address button

5. Enter the address or domain and click Add