Utiliser l’application Agenda

Note

L’application Agenda est installé avec Nextcloud Hub par défaut, mais elle peut être désactivée. Merci de demander à votre administrateur.

L’application Nextcloud Agenda fonctionne de la même façon que les autres applications d’agendas avec lesquelles vous pouvez synchroniser vos événements et calendriers Nextcloud.

Quand vous accéder à l’application Agenda pour la première fois, un premier agenda par défaut sera créé pour vous.

Gestion de vos agendas

Créer un nouvel agenda

Si vous envisagez de configurer un nouvel agenda sans y transférer d’anciennes données depuis votre agenda précédent, créer un nouvel agenda est la bonne méthode.

1. Cliquer sur « Nouvel Agenda » dans le barre latérale.

2. Entrez un nom pour votre nouvel agenda, par exemple « Travail », « Maison » ou « Planning de vente ».

3. Après avoir cliqué la case de vérification, votre nouvel agenda est crée et peut être synchronisé sur vos appareils, avec les nouveaux événements et partagé avec vos amis et collègues

Importer un agenda

Si vous voulez transférer vos agendas et leurs évènements dans votre instance Netxcloud, le meilleur moyen est de les importer.

1. Cliquez sur l’icône roue dentée Paramètres & Importation en bas à gauche.

2. Après avoir cliqué sur + Importer un agenda, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs fichiers de calendrier à téléverser depuis votre appareil.

3. L’envoi du fichier peut prendre un certain temps en fonction de la taille de l’agenda importé.

4. A blue progress bar will appear below « Calendar Settings ».

Note

L’application Agenda de Nextcloud prend uniquement en charge les fichiers .ics compatibles iCalendar, conformément à la RFC 5545.

Éditer, exporter ou supprimer un Calendrier

Parfois vous désirez changer la couleur ou le nom d’un agenda déjà importé ou créé. Vous pouvez aussi vouloir l’exporter vers votre disque local ou le supprimer de manière définitive

Note

Noter que la suppression d’un agenda est une action irréverssible. Après sa suppression, il n’y a aucun moyen de restaurer l’agenda à moins que vous disposiez d’une sauvegarde locale.

Click on the « pen » icon of the respective calendar. You will see a new popup that will allow you to change the calendar name and color, and buttons to delete or export the calendar.

Calendar Transparency

You can toggle the checkbox « Never show me as busy (set calendar to transparent) » to influence if this calendars” events are taken into account in Free/Busy calculations. If checked, no events in this calendar will be taken into account, your schedule will always be free, regardless of an events” settings.

Agendas partagés

You may share your calendar with other users or groups.

Calendars may be shared with write access or read-only. When sharing a calendar with write access, users with whom the calendar is shared will be able to create new events into the calendar as well as edit and delete existing ones.

Note

Calendar shares currently cannot be accepted or rejected. If you want to stop having a calendar that someone shared with you, you can click on the 3-dot menu next to the calendar in the calendar list and click on « Unshare from me ». To restore a share, the calendar can be reshared again, either for the whole group, resetting all unshares, or for a single user.

Publier un agenda

Les agendas peuvent être publiés via un lien public pour les rendre accessibles (en lecture seule) à des utilisateurs externes. Vous pouvez créer un lien public en ouvrant le menu Partage d’agenda et cliquer sur « + » en face de « Lien de Partage ». Une fois créé, vous pouvez copier le lien public dans votre presse-papier ou l’envoyer par mail.

Il y a aussi un « code d’insertion » qui fournit un iframe HTML pour insérer votre calendrier dans des pages publics

Plusieurs agendas peuvent être partagés en ajoutant leur identifiant unique à la fin d’un lien interne. L’identifiant unique peut être trouvé à la fin du lien de partage de chaque agenda. L’adresse complète ressemble à « https://cloud.exemple.com/index.php/apps/agenda/lien interne/1 - 2 -3

To change the default view or date of an embedded calendar, you need to provide a URL that looks like https://cloud.example.com/index.php/apps/calendar/embed/<token>/<view>/<date>. In this url you need to replace the following variables:

• <token> avec le jeton du calendrier

• <view> avec un des paramètres suivants : dayGridMonth, timeGridWeek, timeGridDay, listMonth, listWeek, listDay. La vue par défaut est dayGridMonth et la liste utilisée habituellement est listMonth,

• « 1 » avec « maintenant » ou toute autre date avec le format suivant « 2 - 3 - 4 «  (par ex. « 2019-12-28 « ).

Sur la page publique, les utilisateurs sont en mesure de récupérer le lien d’inscription à l’agenda et de récupérer le calendrier entier directement.

Calendar Widget

You can embed your calendars into supported apps like Talk, Notes, etc… by either sharing the public link to make the embed viewable (read-only) to all users or by using the internal link to make it private.

S’abonner à un agenda

Vous pouvez accéder à des agendas Ical dans Nextcloud. Par le support du protocole d’interopérabilité (RFC 5545) nous assurons la compatibilité du calendrier Nextcloud avec ceux de Google d’Apple Icloud et bien d’autres calendriers de serveurs, de sorte que vous pouvez faire des échanges entre calendriers y compris celui de liens d’un agenda publié sur d’autre instances de Nextcloud, comme décrit ci-dessus.

1. Click on + New calendar in the left sidebar

2. Click on + New subscription from link (read-only)

3. Saisir ou coller le lien d’un agenda partagé auquel vous voulez vous abonner.

Terminé. Vos abonnements à un agenda seront mis à jour de manière régulière.

Note

Les abonnements sont rafraichis chaque semaine par défaut. Votre adminstrateur peut changer ce paramétrage

Subscribe to a Holiday Calendar

Nouveau dans la version 4.4.

You can subscribe to a read-only holiday calendar provided by Thunderbird.

1. Click on + New calendar in the left sidebar

2. Click on + Add holiday calendar

3. Find your country or region and click Subscribe

Gérer les évènements

Créer un nouvel évènement

Les événements peuvent être créés en cliquant dans la zone du jour de l’évènement. Dans la vue journalière ou hebdomadaire, cliquer, tirer el relâcher le curseur dans la zone ou l’évènement se réalisera

La vue par mois nécessite seulement un simple clic à l’intérieur du jour souhaité.

After that, you can type in the event’s name (e.g. Meeting with Linus), choose the calendar in which you want to save the event to (e.g. Personal, Community Events), check and concretize the time span or set the event as an all-day event. Optionally you can specify a location and a description.

Si vous souhaitez modifier des détails avancés comme les Invités ou les Rappels, ou si vous souhaitez paramétrer la récurrence de l’événement, cliquez sur le bouton Plus pour ouvrir l’éditeur avancé de l’événement dans la barre latérale.

Note

Si vous souhaitez que l’éditeur avancé dans la barre latérale soit ouvert par défaut à la place de l’éditeur simple dans la popup, vous pouvez décocher la case « Activer l’éditeur simplifié » dans la section Paramètres & Importation du module Agenda.

Cliquez enfin sur le bouton bleu ``Créer``pour créer l’événement.

Edit, duplicate or delete an event

If you want to edit, duplicate or delete a specific event, you first need to click on the event.

After that you will be able to re-set all event details and open the advanced sidebar-editor by clicking on More.

Cliquez sur le bouton Mettre à jour pour mettre à jour l’événement. Pour annuler vos changements, cliquez sur le bouton de fermeture au-dessus à droite de la popup ou de barre latérale de l’éditeur avancé.

Si vous ouvrez le panneau latéral et cliquez sur le menu des 3 points en face du nom de l’évènement, vous avez une option pour exporter l’évènement comme fichier .ics ou de supprimer l’évènement de votre agenda.

Astuce

Si vous supprimez des événements, ils seront déplacés dans votre corbeille. Vous pouvez restaurez les événements supprimés accidentellement en cliquant sur la corbeille.

You can also export, duplicate or delete an event from the basic editor.

Inviter des participants à un évènement

Vous pouvez ajouter des participants à un événement pour les informer qu’ils sont invités. Ils recevront une invitation par courriel et pourront confirmer ou annuler leur participation à l’événement. Les participants peuvent être d’autres utilisateurs de votre instance de Nextcloud, des contacts dans votre carnet d’adresses ou directement des adresses courriel. Vous pouvez aussi changer le niveau de participation, ou désactiver la notification par courrier pour un participant spécifique.

Modifié dans la version 25: Attendee email response links no longer offer inputs to add a comment or invite additional guests to the event.

Astuce

Quand vous ajoutez d’autres utilisateurs Nextcloud comme participants à un événement, vous pouvez éventuellement consulter leurs plages de disponibilité, pour vous aider à déterminer le meilleur créneau horaire pour votre événement. Définissez vos paramètres de disponibilités personnelles pour permettre aux autres utilisateurs de consulter vos disponibilités. Les plages de disponibilités sont seulement visibles par les autres utilisateurs de la même instance Nextcloud.

Attention

L’administrateur du serveur doit configurer le Serveur e-mail dans l’onglet Paramètres de base, car il sera utilisé pour envoyer les invitations.

Checking attendees” busy times

After adding attendees to an event you can click on Find a time to bring up the « Free / Busy » modal. It allows you to see when each attendee has other events, and can help you decide on a time when everyone is free.

By pressing the ? icon you can see the legend for the colors in the timeline, and by clicking and dragging you can modify the start and end times of your event. By pressing Suggest automatic slot you can also get suggestions on slots when everyone invited is free and available.

Affecter des salles et des ressources à un événement

De la même manière que pour les participants, vous pouvez ajouter des salles et des ressources à vos événement. Le système s’assurera que chaque salle et chaque ressource sera réservée sans conflit. La première fois qu’un utilisateur ajoute la salle ou la ressource à un événement, la salle ou la ressource sera disponible. Tout futur événement concomitant ne permettra pas le choix de cette salle ou ressource.

Note

Les salles et les ressources ne sont pas gérées par Nextcloud lui-même et l’application Agenda ne vous permettra pas d’ajouter ou modifier une ressource. Votre administrateur doit installer et configurer un gestionnaire de ressources avant que vous puissiez l’utiliser.

Room availability

Nouveau dans la version 5.0.

If the « Calendar Rooms and Resources » app is installed on your instance, you can now find Room availability the Resources section. It lists all the existing rooms. You can check the availability of each room in a manner similar to checking the free/busy status of event attendees.

Add attachments to events

You can import attachments to your events either by uploading them or adding them from files

Note

Attachments can be added while creating new events or editing existent ones. Newly uploaded files will be saved in files by default in the calendar folder in the root directory.

You can change the attachment folder by going to Calendar settings in the bottom left corner and changing default attachments location.

Configurer les rappels

Vous pouvez configurer les rappels pour être notifiés avant l’événement. Les méthodes de notification supportées actuellement sont :

• Notifications par mail

• Notifications par Nextcloud

Vous pouvez définir des rappels relatifs à la survenance de l’évènement ou à une date spécifique

Note

Seul le propriétaire de l’agenda et les personnes ou groupes avec lesquels l’agenda a été partagé avec des accès en écriture recevront des notifications. Si vous ne recevez aucunes notifications et que vous pensez devoir en recevoir, votre Adminsitrateur a peut-être désactivé cette option sur le serveur.

Note

Si l’agenda est synchronisé avec des appareils mobiles ou d’autres clients tiers, les notifications peuvent apparaître sur ceux-ci.

Ajouter des options de récurrence

Un évènement peut être défini comme récurrent, de sorte qu’il se reproduit chaque jour, semaine, mois ou année. Des règles spécifiques peuvent être paramétrées pour définir quel jour de la semaine l’évènement se produit ou d’autres règles plus complexes, telles que chaque quatrième Mercredi de chaque mois.

Vous pouvez aussi paramétrer quand la réccurrence se termine.

Corbeille

Si vous supprimez des événements, tâches ou un agenda dans l’application Agenda, vos données ne sont pas immédiatement perdues. Ces objets sont collectés dans une corbeille. Cela vous permet d’annuler une suppression malencontreuse. Après une période de 30 jours par défaut (votre administrateur peut avoir modifié ce paramètre), ces objets seront définitivement supprimés. Vous pouvez également supprimer définitivement ces objets avant si vous le souhaitez.

Le bouton Vider la corbeille` effacera tout le contenu de la corbeille d’un coup.

Astuce

La corbeille est seulement accessible depuis l’application Agenda. Toute application connectée à l’agenda ne sera pas en mesure d’afficher son contenu. Cependant, les événements, tâches et agenda supprimés dans des applications connectées seront également déplacées dans la corbeille.

Automated User Status

When you have a calendar event scheduled that has a « BUSY » status, your user status will be automatically set to « In a meeting » unless you have set yourself to « Do Not Disturb » or « Invisible ». You can overwrite the status with a custom message any time, or set your calendar events to « FREE ». Calendars that are transparent will be ignored.

Répondre aux invitations

Vous pouvez répondre directement aux invitations à l’intérieur de l’application. Cliquez sur l’événement et choisissez votre statut de participation. Vous pouvez répondre à une invitation en acceptant, déclinant ou en acceptant provisoirement.

Vous pouvez également répondre à une invitation dans la barre latérale.

Disponibilités (Heures de bureau)

La disponibilité, de manière générale et indépendamment des événements déjà programmés, peut être définie dans la section ``Travail collaboratif```des paramètres personnels de Nextcloud. Ces paramètres seront utilisés dans l’affichage de la disponibilité quand vous planifier un rendez-vous avec d’autres personnes dans l’application Agenda. Certains clients connectés comme Thunderbird permettront également d’accéder à ces plages de disponibilités.

You can configure one-time absences on top of your regular availability in the Absence settings section.

Agenda des anniversaires

L’agenda des Anniversaires est un agenda généré automatiquement en recherchant les dates anniversaires de vos contacts. La seule manière pour modifier cet agenda est de renseigner la date d’anniversaire de vos contacts. Vous ne pouvez pas modifier directement cet agenda à partir de l’application Agenda.

Note

Si vous ne voyez pas l’agenda des Anniversaires, votre Adminstrateur a peut-être désactivé cette option sur le serveur.

Rendez-vous

La version 3 de l’application Agenda permet de générer des créneaux horaires de rendez-vous que d’autres utilisateurs de Nextcloud mais aussi des gens de l’extérieur peuvent réserver. Les Rendez-vous offrent un contrôle fin des plages où vous êtes disponibles pour un rendez-vous. Cela peut permettre d’éviter de nombreux échanges de courriel pour déterminer une date et une heure de rendez-vous.

Dans cette section nous utiliseront le terme organisateur pour la personne qui détient l’agenda et définit les créneaux de rendez-vous. Le participant est la personne qui réserve l’un de ces créneaux.

Créer la configuration des rendez-vous.

En tant qu’organisateur de créneaux de rendez-vous vous utiliser l’interface principale de l’application Agenda. Dans la barre latérale de gauche, vous trouverez une section pour les rendez-vous, où vous pourrez ouvrir la boite de dialogue pour créer un nouveau créneau de rendez-vous.

One of the basic infos of every appointment is a title describing what the appointment is about (e.g. « One-on-one » when an organizer wants to offer colleagues a personal call), where an appointment will take place and a more detailed description of what this appointment is about.

The duration of the appointment can be picked from a predefined list. Next, you can set the desired increment. The increment is the rate at which possible slots are available. For example, you could have one hour long slots, but you give them away at 30 minute increments so an attendee can book at 9:00AM but also at 9:30AM. Optional infos about location and a description give the attendees some more context.Every booked appointment will be written into one of your calendars, so you can chose which one that should be. Appointments can be public or private. Public appointments can be discovered through the profile page of a Nextcloud user. Private appointments are only accessible to the people who receive the secret URL.

Note

Only slots that do not conflict with existing events in your calendars will be shown to attendees.

L’organisateur d’un rendez-vous peut spécifier à quels moments de la semaine il est généralement possible de réserver un créneau. Ceci peut correspondre aux heures de bureau, mais aussi à un autre planning spécifique.

Some appointments require time to prepare, e.g. when you meet at a venue and you have to drive there. The organizer can chose to select a time duration that must be free. Only slots that do not conflict with other events during the preparation time will be available. Moreover there is the option to specify a time after each appointment that has to be free. To prevent an attendee from booking too short notice it’s possible to configure how soon the next possible appointment might take place. Setting a maximum number of slots per day can limit how many appointments are possibly booked by attendees.

The configured appointment will then be listed in the left sidebar. Via the three dot menu, you can preview the appointment. You can copy the link to the appointment and share it with your target attendees, or let them discover your public appointment via the profile page. You can also edit or delete the appointment configuration.

Réserver un rendez-vous

La page de réservation montre au participant le titre, le lieu, la description et la durée d’un rendez-vous. Pour un jour donné, il y aura une liste avec tous les créneaux disponibles. Pour les jours sans créneaux disponibles, trop de conflits ou le nombre maximum de rendez-vous quotidiens atteint, la liste peut être vide.

For the booking, attendees have to enter a name and an email address. Optionally they can also add a comment.

When the booking was successful, a confirmation dialogue will be shown to the attendee.

To verify that the attendee email address is valid, a confirmation email will be sent to them.

Only after the attendee clicks the confirmation link from the email the appointment booking will be accepted and forwarded to the organizer.

The attendee will receive another email confirming the details of their appointment.

Note

If a slot has not been confirmed, it will still show up as bookable. Until then the time slot might also be booked by another user who confirms their booking earlier. The system will detect the conflict and offer to pick a new time slot.

Gérer le créneau réservé

Once the booking is done, the organizer will find an event in their calendar with the appointment details and the attendee.

If the appointment has the setting « Add time before event » or « Add time after the event » enabled, they will show up as separate events in the calendar for the organizer.

As with any other event that has attendees, changes and cancellations will trigger a notification to the attendee’s email.

Si les participants souhaitent annuler une réservation, ils doivent entrer en contact avec l’organisateur pour que celui-ci puisse annuler ou supprimer l’événement.

Create Talk room for booked appointments

You can create a Talk room directly from the calendar app for a booked appointment. The option can be found on the “Create appointment” modal. A unique link will be generated for every booked appointment and sent via the confirmation email when you check this option.