Utiliser l’application Agenda

Note

L’application Agenda est installé avec Nextcloud Hub par défaut, mais elle peut être désactivée. Merci de demander à votre administrateur.

L’application Nextcloud Agenda fonctionne de la même façon que les autres applications d’agendas avec lesquelles vous pouvez synchroniser vos événements et calendriers Nextcloud.

Quand vous accédez à l’application Agenda pour la première fois, un premier agenda par défaut sera créé pour vous.

Gestion de vos agendas

Créer un nouvel agenda

Si vous envisagez de configurer un nouvel agenda sans y transférer d’anciennes données depuis votre agenda précédent, créer un nouvel agenda est la bonne méthode.

Cliquer sur « Nouvel Agenda » dans le barre latérale.
Entrez un nom pour votre nouvel agenda, par exemple « Travail », « Maison » ou « Planning de vente ».
Après avoir cliqué la case de vérification, votre nouvel agenda est crée et peut être synchronisé sur vos appareils, avec les nouveaux événements et partagé avec vos amis et collègues

Importer un agenda

Si vous voulez transférer vos agendas et leurs évènements dans votre instance Netxcloud, le meilleur moyen est de les importer.

Click on the Calendar settings icon.
Cliquez sur Importer un agenda dans la section Général, puis sélectionnez un ou plusieurs fichiers d’agenda à téléverser depuis votre appareil local.
Sélectionnez un agenda dans lequel importer ce ou ces agendas.
Le téléversement peut prendre un certain temps si l’agenda à importer est volumineux. Une barre de progression bleue s’affiche alors sous Paramètres de Agenda.

Note

L’application Agenda de Nextcloud prend uniquement en charge les fichiers .ics compatibles iCalendar, conformément à la RFC 5545.

Importer un événement/ajouter une événement sous forme de fichier .ics

Individual events are often distributed as .ics files (sometimes via a button labelled « iCal », « Apple Calendar » or « Outlook »). You can import them into Nextcloud Calendar using the same import flow as a full calendar.

Click on the Calendar settings icon.
After clicking on Import calendar you can select one or more .ics files from your local device to upload. Single-event files are added to the calendar you select.
Sélectionnez un agenda dans lequel importer ce ou ces agendas.
Le téléversement peut prendre un certain temps si l’agenda à importer est volumineux. Une barre de progression bleue s’affiche alors sous Paramètres de Agenda.

Note

L’application Agenda de Nextcloud prend uniquement en charge les fichiers .ics compatibles iCalendar, conformément à la RFC 5545.

Modifier, exporter ou supprimer un agenda

Il est possible de modifier la couleur ou le nom d’un agenda déjà importé ou créé. Vous pouvez aussi exporter un agenda sur votre disque dur local ou bien le supprimer définitivement

Note

Notez que la suppression de l’agenda est une action irréversible. Après sa suppression, il n’y a aucun moyen de restaurer l’agenda à moins que vous disposiez d’une sauvegarde locale.

Cliquez sur le symbole de « stylo » du calendrier en question. Une nouvelle fenêtre contextuelle vous permettra de changer le nom et la couleur de l’agenda, ainsi que les boutons pour le supprimer et l’exporter.

Transparence de l’agenda

Vous pouvez cocher la case « Ne jamais m’afficher comme occupé (définir le calendrier comme transparent) » pour déterminer si les événements de ce calendrier sont ou non pris en compte dans les calculs de disponibilité. Si cette case est cochée, aucun événement de ce calendrier ne sera pris en compte ; votre emploi du temps sera toujours libre, quels que soient les paramètres de l’événement.

Calendar delegation

Ajouté dans la version 34.0.0.

In the app settings, you can delegate your calendars to other users so they can manage them for you. You can grant read access if they should only view the calendar, or write access if they should create, edit and delete events.

Calendar delegation also works with other clients that support calendar delegation.

By default, delegatees are not added as attendees of events that they create for a delegator, the delegator remains the organizer of the event. If the event has a Talk conversation attached, both the delegator and the delegatee are moderators of that conversation.

Note

Currently, delegating your account delegates all of your calendars. Delegating individual calendars is not yet supported.

Publier un agenda

Les agendas peuvent être publiés via un lien public pour les rendre accessibles (en lecture seule) à des utilisateurs externes. Vous pouvez créer un lien public en ouvrant le menu Partage d’agenda et cliquer sur « + » en face de « Lien de Partage ». Une fois créé, vous pouvez copier le lien public dans votre presse-papier ou l’envoyer par mail.

Il y a aussi un « code d’insertion » qui fournit un iframe HTML pour insérer votre calendrier dans des pages publics

Plusieurs agendas peuvent être partagés en ajoutant leur identifiant unique à la fin d’un lien interne. L’identifiant unique peut être trouvé à la fin du lien de partage de chaque agenda. L’adresse complète ressemble à « https://cloud.exemple.com/index.php/apps/agenda/lien interne/1 - 2 -3

Pour changer la vue par défaut ou la date d’un agenda intégré, vous devez fournir une URL qui ressemble à https://cloud.example.com/index.php/apps/calendar/embed/<token>/<view>/<date>. Dans cette URL vous devez remplacer les variables suivantes :

<token> avec le jeton du calendrier
<view> avec un des paramètres suivants : dayGridMonth, timeGridWeek, timeGridDay, listMonth, listWeek, listDay. La vue par défaut est dayGridMonth et la liste utilisée habituellement est listMonth,
« 1 » avec « maintenant » ou toute autre date avec le format suivant « 2 - 3 - 4 « (par ex. « 2019-12-28 « ).

Sur la page publique, les utilisateurs sont en mesure de récupérer le lien d’inscription à l’agenda et de récupérer le calendrier entier directement.

Gérer les évènements

Créer un nouvel évènement

Les événements peuvent être créés en cliquant dans la zone du jour de l’évènement. Dans la vue journalière ou hebdomadaire, cliquer, tirer el relâcher le curseur dans la zone ou l’évènement se réalisera

En cliquant sur le bouton en forme de globe, le sélecteur de fuseau horaire s’affiche. Vous pouvez choisir différents fuseaux horaires pour le début et la fin de votre événement. C’est pratique lorsque vous voyagez.

../../_images/calendar_new-event_week.png

La vue par mois nécessite seulement un simple clic à l’intérieur du jour souhaité.

../../_images/calendar_new-event_month.png

Après ça, vous pouvez saisir le nom de l’événement (par exemple Rendez-vous avec Linus), choisir l’agenda dans lequel vous souhaitez sauvegarder l’événement (par exemple Personnel, Évènements Communautaires), vérifier et adapter le créneau horaire ou définir un rendez-vous sur la journée. Si vous le souhaitez, vous pouvez également définir un emplacement et une description.

Si vous souhaitez modifier des détails avancés comme les Participants ou les Rappels, ou si vous souhaitez paramétrer la récurrence de l’événement, cliquez sur le bouton Plus pour ouvrir l’éditeur avancé.

Ajouter une conversation Talk

Vous pouvez inclure une conversation Talk existante à votre événement en cliquant sur « Ajouter une conversation Talk ». Pour consulter la liste des conversations Talk existantes, assurez-vous que l’application Talk est activée. Si vous souhaitez créer une nouvelle conversation Talk, vous pouvez le faire directement depuis la même fenêtre.

Note

Si vous souhaitez que l’éditeur avancé soit toujours ouvert à la place du pop-up simplifié d’édition d’événement, il vous faut décocher l’option Activer l'éditeur simplifié dans la section Paramètres de l’application.

Cliquez enfin sur le bouton bleu ``Créer``pour créer l’événement.

Modifier, dupliquer ou supprimer un évènement

Si vous voulez modifier, dupliquer ou supprimer un évènement spécifique, vous devez d’abord cliquer sur celui-ci.

Après cela, vous serez en mesure de reconfigurer tous les détails de l’évènement, ainsi que d’ouvrir l’éditeur avancé en cliquant sur Plus.

Clicking on the Update button will update the event. To cancel your changes, click the Close button of the popup or advanced editor.

Si vous ouvrez la vue avancée et cliquez sur le menu des trois points à côté du nom de l’évènement, vous aurez une option pour exporter l’évènement sous la forme d’un fichier .ics ou pour supprimer l’évènement de votre agenda.

Astuce

Si vous supprimez des événements, ils seront déplacés dans votre corbeille. Vous pouvez restaurez les événements supprimés accidentellement en cliquant sur la corbeille.

Vous pouvez également modifier, dupliquer ou supprimer un évènement depuis l’éditeur de base.

../../_images/calendar_event_menu_modal.png

Inviter des participants à un évènement

Vous pouvez ajouter des participants à un événement pour les informer qu’ils sont invités. Ils recevront une invitation par e-mail et pourront confirmer ou annuler leur participation à l’événement. Les participants peuvent être d’autres utilisateurs de votre instance de Nextcloud, des contacts dans votre carnet d’adresses ou directement des adresses e-mail. Vous pouvez aussi changer le niveau de participation, ou désactiver la notification par e-mail pour un participant spécifique.

../../_images/calendar_event_invitation_level.png

Modifié dans la version 25.0.0: Les liens de réponse par e-mail des participants n’offrent plus de possibilités d’ajouter un commentaire ou d’inviter des invités supplémentaires à l’événement.

Astuce

Quand vous ajoutez d’autres utilisateurs Nextcloud comme participants à un événement, vous pouvez éventuellement consulter leurs plages de disponibilité, pour vous aider à déterminer le meilleur créneau horaire pour votre événement. Définissez vos paramètres de disponibilités personnelles pour permettre aux autres utilisateurs de consulter vos disponibilités. Les plages de disponibilités sont seulement visibles par les autres utilisateurs de la même instance Nextcloud.

Attention

L’administrateur du serveur doit configurer le Serveur e-mail dans l’onglet Paramètres de base, car il sera utilisé pour envoyer les invitations.

Légende du statut d’invitation (en tant que participant) :

Événement rempli : Vous avez accepté
Barré : Vous avez refusé
Rayures : Provisoire
Événement vide : Vous n’avez pas encore répondu

Si vous êtes l’organisateur et que tous vos participants ont refusé, l’événement sera vide avec un symbole d’avertissement.

Vérification des disponibilités des participants

Après avoir ajouté des participants à un événement, cliquez sur « Trouver un créneau horaire » pour afficher la fenêtre « Libre/Occupé ». Cette fenêtre vous permet de voir les disponibilités de chaque participant et de déterminer un créneau horaire pour chacun.

../../_images/calendar_free_busy_modal.png

Vos propres créneaux occupés seront affichés avec la même couleur que celle de votre agenda personnel, vos périodes hors du bureau seront en gris et les créneaux occupés des autres participants auront la même couleur que celle de leur avatar affiché dans l’éditeur avancé.

Vous pouvez sélectionner un créneau horaire pour l’événement directement dans l’agenda.

Affecter des salles et des ressources à un événement

De la même manière que pour les participants, vous pouvez ajouter des salles et des ressources à vos événement. Le système s’assurera que chaque salle et chaque ressource sera réservée sans conflit. La première fois qu’un utilisateur ajoute la salle ou la ressource à un événement, la salle ou la ressource sera disponible. Tout futur événement concomitant ne permettra pas le choix de cette salle ou ressource.

Note

Les salles et les ressources ne sont pas gérées par Nextcloud lui-même et l’application Agenda ne vous permettra pas d’ajouter ou modifier une ressource. Votre administrateur doit installer et configurer un gestionnaire de ressources avant que vous puissiez l’utiliser.

Disponibilité de la salle

Ajouté dans la version 5.0: Nextcloud 30 or newer

Si l’application « Calendrier des Salles et Ressources » est installée sur votre instance, vous trouverez désormais la section Disponibilité des salles dans la section Ressources. Elle répertorie toutes les salles existantes. Vous pouvez vérifier la disponibilité de chaque salle de la même manière que vous consultez la disponibilité des participants à un événement.

Ajouter des pièces jointes aux événements

Vous pouvez ajouter des pièces jointes à vos événements en les téléversant ou en les ajoutant depuis Fichiers

../../_images/calendar_adding_attachments.png

Note

Les pièces jointes peuvent être ajoutées lors de la création des nouveaux événements, ou de l’édition de ceux existants. Les nouveaux fichiers téléversés seront enregistrés dans Fichiers, par défaut dans le dossier Calendrier dans le dossier racine.

You can change the attachment folder by going to Calendar settings and changing default attachments location.

../../_images/calendar_attachments_location.png

Configurer les rappels

Vous pouvez configurer les rappels pour être notifiés avant l’événement. Les méthodes de notification supportées actuellement sont :

Notifications par mail
Notifications par Nextcloud

You may set reminders at a time relative to the event or at a specific date. If you would like all the events in a calendar to have a default reminder, you can configure that in the settings of that calendar.

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Note

Seul le propriétaire de l’agenda et les personnes ou groupes avec lesquels l’agenda a été partagé avec des accès en écriture recevront des notifications. Si vous ne recevez aucunes notifications et que vous pensez devoir en recevoir, votre Adminsitrateur a peut-être désactivé cette option sur le serveur.

Note

Si l’agenda est synchronisé avec des appareils mobiles ou d’autres clients tiers, les notifications peuvent apparaître sur ceux-ci.

Ajouter des options de récurrence

Un évènement peut être défini comme récurrent, de sorte qu’il se reproduit chaque jour, semaine, mois ou année. Des règles spécifiques peuvent être paramétrées pour définir quel jour de la semaine l’évènement se produit ou d’autres règles plus complexes, telles que chaque quatrième Mercredi de chaque mois.

Vous pouvez aussi paramétrer quand la réccurrence se termine.

Corbeille

Si vous supprimez des événements, tâches ou un agenda dans l’application Agenda, vos données ne sont pas immédiatement perdues. Ces objets sont collectés dans une corbeille. Cela vous permet d’annuler une suppression malencontreuse. Après une période de 30 jours par défaut (votre administrateur peut avoir modifié ce paramètre), ces objets seront définitivement supprimés. Vous pouvez également supprimer définitivement ces objets avant si vous le souhaitez.

Le bouton Vider la corbeille` effacera tout le contenu de la corbeille d’un coup.

Astuce

La corbeille est seulement accessible depuis l’application Agenda. Toute application connectée à l’agenda ne sera pas en mesure d’afficher son contenu. Cependant, les événements, tâches et agenda supprimés dans des applications connectées seront également déplacées dans la corbeille.

Statut utilisateur automatisé

Lorsqu’un événement de votre calendrier est programmé avec le statut « OCCUPÉ », votre statut utilisateur sera automatiquement défini sur « En réunion », sauf si vous avez activé « Ne pas déranger » ou « Invisible ». Vous pouvez modifier ce statut à tout moment avec un message personnalisé ou définir vos événements de calendrier sur « LIBRE ». Les calendriers transparents seront ignorés.

Répondre aux invitations

Vous pouvez répondre directement aux invitations à l’intérieur de l’application. Cliquez sur l’événement et choisissez votre statut de participation. Vous pouvez répondre à une invitation en acceptant, déclinant ou en acceptant provisoirement.

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Vous pouvez aussi répondre à une invitation depuis l’éditeur avancé.

../../_images/calendar_accept_advanced_editor.png

Disponibilités (Heures de bureau)

La disponibilité, de manière générale et indépendamment des événements déjà programmés, peut être définie dans la section ``Travail collaboratif```des paramètres personnels de Nextcloud. Ces paramètres seront utilisés dans l’affichage de la disponibilité quand vous planifier un rendez-vous avec d’autres personnes dans l’application Agenda. Certains clients connectés comme Thunderbird permettront également d’accéder à ces plages de disponibilités.

Vous pouvez configurer des absences ponctuelles en plus de votre disponibilité régulière dans la section Paramètres d’absence.

Agenda des anniversaires

L’agenda des Anniversaires est un agenda généré automatiquement en recherchant les dates anniversaires de vos contacts. La seule manière pour modifier cet agenda est de renseigner la date d’anniversaire de vos contacts. Vous ne pouvez pas modifier directement cet agenda à partir de l’application Agenda.

Note

Si vous ne voyez pas l’agenda des Anniversaires, votre Adminstrateur a peut-être désactivé cette option sur le serveur.

Rendez-vous

La version 3 de l’application Agenda permet de générer des créneaux horaires de rendez-vous que d’autres utilisateurs de Nextcloud, mais aussi des gens de l’extérieur peuvent réserver. Les Rendez-vous offrent un contrôle fin des plages où vous êtes disponibles pour un rendez-vous. Cela peut permettre d’éviter de nombreux échanges d’e-mail pour déterminer une date et une heure de rendez-vous.

Dans cette section nous utiliseront le terme organisateur pour la personne qui détient l’agenda et définit les créneaux de rendez-vous. Le participant est la personne qui réserve l’un de ces créneaux.

Créer la configuration des rendez-vous.

En tant qu’organisateur de créneaux de rendez-vous vous utiliser l’interface principale de l’application Agenda. Dans la barre latérale de gauche, vous trouverez une section pour les rendez-vous, où vous pourrez ouvrir la boite de dialogue pour créer un nouveau créneau de rendez-vous.

Les informations de base de tous les rendez-vous sont un titre en précisant le sujet (par ex. « Tête-à-tête » lorsqu’un organisateur veut proposer un appel personnel à un collègue), l’endroit où il se tiendra, et une description plus détaillée expliquant son objet.

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La durée du rendez-vous peut être sélectionnée depuis une liste prédéfinie. Par ailleurs, vous pouvez préciser l’incrément voulu. Celui-ci est le pas auquel les créneaux sont disponibles. Par exemple, vous pouvez avoir des créneaux d’une heure, mais les rendre disponibles à 30 minutes d’intervalle, de sorte qu’un participant peut réserver à 9:00, mais également à 9:30. Les informations optionnelles de lieu et la description fournissent plus de contextes aux participants. Chaque rendez-vous réservé sera enregistré dans un de vos calendriers, et vous pouvez donc choisir dans lequel. Les rendez-vous peuvent être publics ou privés. Les rendez-vous publics peuvent être consultés via la page de profil de l’utilisateur. Les rendez-vous privés ne sont accessibles que par les personnes ayant reçu l’URL secret.

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Note

Seuls les créneaux n’entrant pas en conflit avec des évènements existants dans vos calendriers seront présentés aux participants.

L’organisateur d’un rendez-vous peut spécifier à quels moments de la semaine il est généralement possible de réserver un créneau. Ceci peut correspondre aux heures de bureau, mais aussi à un autre planning spécifique.

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Certains rendez-vous demandent du temps de préparation, par ex. lorsque la rencontre se tient dans un lieu auquel il faut d’abord se rendre. L’organisateur peut choisir de sélectionner une durée devant être libre. Ne seront alors disponibles que les créneaux n’entrant pas en conflit avec d’autres évènements pendant le temps de préparation. De plus, la possibilité est offerte de préciser un temps devant être libre après chaque rendez-vous. Pour éviter à un participant de réserver à trop brève échéance, il est possible de configurer dans quel délai le prochain rendez-vous possible pourrait avoir lieu. L’établissement d’un nombre maximal de créneaux par jour peut limiter le nombre de rendez-vous que les participants peuvent prendre.

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Le rendez-vous configuré sera alors listé dans la barre latérale gauche. Via le menu à trois points, vous pouvez prévisualiser le rendez-vous. Vous pouvez copier le lien vers le rendez-vous et le partager avec les participants, ou les laisser découvrir votre rendez-vous public via la page de profil. Vous pouvez également modifier ou supprimer la configuration du rendez-vous.

../../_images/appointment_config_options.png

Réserver un rendez-vous

La page de réservation montre au participant le titre, le lieu, la description et la durée d’un rendez-vous. Pour un jour donné, il y aura une liste avec tous les créneaux disponibles. Pour les jours sans créneaux disponibles, trop de conflits ou le nombre maximum de rendez-vous quotidiens atteint, la liste peut être vide.

Pour la réservation, les participants doivent saisir un nom et une adresse e-mail. Optionnellement, ils peuvent aussi ajouter un commentaire.

Lorsque la réservation s’est faite avec succès, un dialogue de confirmation est présenté au participant.

Pour vérifier que l’adresse e-mail du participant est valide, un message de confirmation lui sera envoyé.

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Ce n’est qu’après que le participant ait cliqué sur le lien de confirmation dans le message que la prise de rendez-vous sera acceptée et transférée à l’organisateur.

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Le participant recevra un autre e-mail confirmant les détails du rendez-vous.

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Note

Si un créneau n’a pas été confirmé, il apparaîtra toujours comme disponible. Jusque-là, la plage horaire peut également être réservée par un autre utilisateur qui confirmerait sa réservation plus tôt. Le système détectera alors le conflit et proposera de choisir un autre créneau.

Gérer le créneau réservé

Réservation faite, l’organisateur trouvera un évènement dans son calendrier avec les détails du rendez-vous et le participant.

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Si le rendez-vous présente les options « Ajouter du temps avant l’évènement » ou « Ajouter du temps après l’évènement » activées, elles apparaîtront comme des évènements séparés dans le calendrier de l’organisateur.

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Comme tout autre évènement possédant des participants, les changements et annulations déclencheront une notification par e-mail de ceux-ci.

Si les participants souhaitent annuler une réservation, ils doivent entrer en contact avec l’organisateur pour que celui-ci puisse annuler ou supprimer l’événement.

Créer une salle de discussion pour les rendez-vous réservés

Vous pouvez créer une salle de discussion directement depuis l’application Calendrier pour un rendez-vous réservé. L’option se trouve dans la fenêtre modale « Créer un rendez-vous ». Un lien unique sera généré pour chaque rendez-vous réservé et envoyé via l’e-mail de confirmation lorsque vous cochez cette option.

Propositions

Ajouté dans la version 6.0: Nextcloud 32 or newer

Trouver un horaire pour une réunion avec tout un groupe de participants peut être un véritable défi. À partir de Agenda v6, une nouvelle fonctionnalité est disponible pour permettre aux utilisateurs de créer des propositions d’horaires de réunion. Cela signifie qu’au lieu de juste réserver un horaire ou de rechercher un créneau disponible dans la vue libre occupée, les participants peuvent voter parmi un ensemble d’horaires proposés pour une réunion donnée. L’organisateur peut ensuite examiner les préférences des participants et choisir l’horaire qui convient le mieux pour la réunion.

Gestion des propositions

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La liste de propositions dans la barre latérale de gauche affiche toutes les propositions créées par l’utilisateur. La liste montre le titre de la proposition, le nombre de participants ayant répondu et un état indiquant pour tous les participants s’ils ont répondu ou non.

L’utilisateur peut cliquer sur le menu à trois points à la droite d’une ligne de proposition pour modifier, supprimer ou voir une proposition existante.

Création d’une proposition

Pour créer une nouvelle proposition, un utilisateur peut cliquer sur l’icône plus à côté de l’entête « Propositions de réunion » en haut de la liste des propositions. Cela ouvrira une fenêtre modale dans laquelle l’utilisateur pourra entrer tous les détails pertinents pour la réunion proposée.

../../_images/calendar_proposal_create.png

L’éditeur de proposition dispose de certains champs de base similaires à ceux de l’éditeur d’événement, comme le titre, la description, le lieu, la durée et la sélection des participants, lesquels peuvent être remplis par l’utilisateur. Ces détails sont ensuite utilisés pour informer les participants de la réunion et des horaires proposés.

La différence clé est la sélection des « Horaires proposés », où l’utilisateur peut choisir plusieurs créneaux horaires pour une réunion. L’utilisateur peut ajouter autant de créneaux qu’il le souhaite et chacun peut être modifié ou supprimé si nécessaire.

Une fois que l’utilisateur a rempli tous les détails requis, titre, durée, participants, et sélectionné les horaires proposés, il peut cliquer sur le bouton « Créer » pour créer la proposition. Cela va enregistrer la proposition et envoyer des notifications à tous les participants sélectionnés.

Modification d’une proposition

Un utilisateur peut modifier une proposition existante en cliquant sur le menu à trois points à côté de l’élément de proposition figurant dans la liste des propositions, puis en sélectionnant « Modifier ». Cela ouvrira la même fenêtre modale qu’à la création d’une nouvelle proposition, mais avec tous ses détails existants déjà remplis.

Après avoir fait toutes les modifications nécessaires, l’utilisateur peut cliquer sur le bouton « Mettre à jour » pour les enregistrer. Cela enverra également à tous les participants les notifications relatives à la proposition actualisée.

Affichage de la progression d’une proposition

Les utilisateurs peuvent afficher la progression d’une proposition en cliquant sur l’élément correspondant dans la liste des propositions ou en cliquant sur « Voir » dans le menu à trois points. Cela ouvrira une vue détaillée de la proposition, avec tous les détails et une matrice des horaires et participants, montrant tous les horaires proposés et les réponses des participants.

../../_images/calendar_proposal_view.png

Dans cette vue, l’utilisateur peut voir les participants qui ont répondu à la proposition et leurs préférences pour chacun des horaires proposés. Il peut aussi voir le nombre total de votes pour chaque horaire proposé, ce qui peut l’aider à choisir le meilleur pour la réunion.

Une fois que l’utilisateur a examiné les réponses des participants, il peut sélectionner l’horaire le plus populaire pour la réunion en cliquant sur le bouton « Créer » situé au bout de la matrice des dates/participants. Cela créera un nouvel événement dans l’agenda de l’utilisateur et enverra des notifications à tous les participants pour confirmer l’horaire de la réunion.

Notifications pour une réunion proposée

Les utilisateurs vont recevoir des notifications par e-mail pour différents événements relatifs à une réunion proposée :

Quand une nouvelle proposition est créée
Quand une proposition est mise à jour
Quand une proposition est supprimée
Quand l’horaire définitif de la réunion est confirmé

Ces notifications aident tous les participants à rester informés et impliqués tout au long du processus de proposition.

Les e-mails de notification contiennent les informations basiques de la réunion proposée, telles que le titre, la description, le lieu, la durée et les horaires proposés. Ils incluent également un lien vers la page de réponse, sur laquelle les participants peuvent voir tous les détails et répondre aux horaires proposés.

Réponse à une réunion proposée

Les participants peuvent répondre à une réunion proposée en cliquant sur le lien présent dans l’e-mail de notification. Cela ouvrira la vue détaillée de la réunion proposée, où ils pourront voir tous les horaires proposés, les réponses des autres participants et les leurs, ainsi que sélectionner leurs disponibilités/préférences pour chaque horaire proposé.

../../_images/calendar_proposal_respond.png

Les participants peuvent sélectionner leurs disponibilités pour chaque horaire proposé en indiquant leur préférence sur la ligne correspondante dans la matrice des horaires et participants. Ils peuvent faire un choix parmi trois options : « Oui », « Non », ou « Peut-être ». Une fois leurs sélections faites, les utilisateurs peuvent cliquer sur le bouton « Envoyer » pour enregistrer leurs réponses.

Utiliser l’application Agenda

Gestion de vos agendas

Créer un nouvel agenda

Importer un agenda

Importer un événement/ajouter une événement sous forme de fichier .ics

Modifier, exporter ou supprimer un agenda

Transparence de l’agenda

Partage d’agendas

Calendar delegation

Partage d’agenda fédéré

Publier un agenda

Widget Agenda

S’abonner à un agenda

S’abonner à un calendrier de vacances

Gérer les évènements

Créer un nouvel évènement

Ajouter une conversation Talk

Modifier, dupliquer ou supprimer un évènement

Inviter des participants à un évènement

Vérification des disponibilités des participants

Affecter des salles et des ressources à un événement

Disponibilité de la salle

Ajouter des pièces jointes aux événements

Configurer les rappels

Ajouter des options de récurrence

Corbeille

Statut utilisateur automatisé

Répondre aux invitations

Disponibilités (Heures de bureau)

Agenda des anniversaires

Rendez-vous

Créer la configuration des rendez-vous.

Réserver un rendez-vous

Gérer le créneau réservé

Créer une salle de discussion pour les rendez-vous réservés

Propositions

Gestion des propositions

Création d’une proposition

Modification d’une proposition

Affichage de la progression d’une proposition

Notifications pour une réunion proposée

Réponse à une réunion proposée