Verwenden der Kalender-App

Bemerkung

Die Kalender-App wird standardmäßig mit Nextcloud Hub ausgeliefert, kann aber auch deaktiviert werden. Bitte fragen Sie Ihren Administrator nach ihr.

Die Nextcloud-Kalender-App funktioniert ähnlich wie andere Kalenderanwendungen, mit denen Sie Ihre Nextcloud-Kalender und -Ereignisse synchronisieren können.

Wenn Sie zum ersten Mal auf die Kalender-App zugreifen, wird standardmäßig ein erster Kalender für Sie erstellt.

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Ihre Kalender verwalten

Einen neuen Kalender erstellen

Wenn Sie einen neuen Kalender ohne Übernahme von Daten aus einem alten Kalender erstellen möchten, wählen Sie „Neuen Kalender erstellen“.

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  1. Klicken Sie auf + Neuer Kalender in der linken Seitenleiste.

  2. Geben Sie einen Namen für Ihren neuen Kalender ein, z.B. „Arbeit“, „Zuhause“ oder „Vertriebsplanung“.

  3. Nachdem Sie auf das Häkchen geklickt haben, wird Ihr neuer Kalender erstellt und kann auf Ihren Geräten synchronisiert, mit neuen Terminen gefüllt und mit Ihren Freunden und Kollegen geteilt werden.

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Einen Kalender importieren

Wenn Sie Ihren Kalender und dessen Termine in Ihre Nextcloud übertragen möchten, ist der beste Weg hierfür der Import.

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  1. Klicken Sie links unten auf das Einstellungssymbol mit der Bezeichnung „Einstellungen und Import“.

  2. Nachdem Sie auf „+ Kalender importieren“ geklickt haben, können Sie eine oder mehrere Kalenderdateien von Ihrem lokalen Gerät zum Hochladen auswählen.

  3. Das Hochladen kann einige Zeit dauern, was davon abhängt, wie groß der zu importierende Kalender ist.

Bemerkung

Die Nextcloud-Kalenderanwendung unterstützt nur iCalendar-kompatible „.ics“-Dateien gemäß RFC 5545.

Einen Kalender bearbeiten, exportieren oder löschen

Vielleicht möchten Sie die Farbe oder den Namen eines importierten oder neu erstellten Kalenders ändern. Oder vielleicht wollen Sie ihn auf ihre Festplatte exportieren oder dauerhaft löschen.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass gelöschte Kalender nicht wiederhergestellt werden können. Nach dem Löschen ist eine Wiederherstellung nur noch möglich, wenn Sie ein lokales Backup haben.

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  1. Klicken Sie auf das Dreipunktmenü des jeweiligen Kalenders.

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  1. Klicken Sie auf Name bearbeiten, Farbe bearbeiten, Exportieren oder Löschen.

Kalender teilen

Sie können Ihre Kalender mit anderen Nutzern oder Gruppen teilen. Kalender können mit Schreibzugriff oder schreibgeschützt geteilt werden. Wenn Sie einen Kalender mit Schreibzugriff teilen, können die Nutzer, mit denen Sie den Kalender teilen, neue Termine erstellen und vorhandene Termine bearbeiten und löschen.

Bemerkung

Calendar shares currently cannot be accepted or rejected. If you want to stop having a calendar that someone shared with you, you can click on the 3-dot menu next to the calendar in the calendar list and click on „Unshare from me“. To restore a share, the calendar can be reshared again, either for the whole group, resetting all unshares, or for a single user.

Kalender veröffentlichen

Kalender können über einen öffentlichen Link veröffentlicht werden, um sie für externe Benutzer einsehbar (schreibgeschützt) zu machen. Sie können einen öffentlichen Link erstellen, indem Sie das Freigabemenü für einen Kalender öffnen und auf “ + „ neben “ Link freigeben „ klicken. Nach der Erstellung können Sie den öffentlichen Link in Ihre Zwischenablage kopieren oder per E-Mail versenden.

Es gibt auch einen « Embedding-Code » zur Bereitstellung eines HTML-Iframes, um Ihren Kalender in öffentliche Seiten einzubetten.

Mehrere Kalender können gemeinsam geteilt werden, indem ihre einzigartigen Tokens am Ende eines Einbettungs-Links angefügt werden. Individuelle Tokens finden Sie am Ende des öffentlichen Links eines jeden Kalenders. Die vollständige Adresse wird dann folgendermaßen aussehen https://cloud.example.com/index.php/apps/calendar/embed/<token1>-<token2>-<token3>

To change the default view or date of an embedded calendar, you need to provide a URL that looks like https://cloud.example.com/index.php/apps/calendar/embed/<token>/<view>/<date>. In this url you need to replace the following variables:

  • <token> mit dem Token des Kalenders,

  • <view> mit dayGridMonth, timeGridWeek, timeGridDay, listMonth, listWeek, listDay. Die Standardansicht ist dayGridMonth``und die normalerweise verwendete Liste ist ``listMonth,

  • <date> mit Jetzt oder irgendeinem Datum in folgendem Format <year>-<month>-<day> (z. B. 2019-12-28).

Auf der öffentlichen Seite können Benutzer den Abonnement-Link für den Kalender abrufen und den gesamten Kalender direkt exportieren.

Kalender abonnieren

Sie können direkt von Ihrer Nextcloud aus iCal-Kalender abonnieren. Mit der Unterstützung dieses Austausch-Standards (RFC 5545) haben wir Nextcloud kompatibel zu Google Calendar, Apple iCloud und vielen anderen Kalender-Servern gemacht, mit denen Sie Kalender austauschen können. Dazu gehören auch Links zum Abonnieren von Kalendern, die auf anderen Nextcloud-Installationen veröffentlicht wurden, wie oben beschrieben.

  1. Klicken Sie auf + Neuer Kalender in der linken Seitenleiste

  2. Klicken Sie auf + Neues Abonnement aus Link (schreibgeschützt)

  3. Geben ofer fügen Sie den Link des geteilten Kalenders ein, den Sie abonnieren wollen.

Fertig. Ihre Kalenderabonnements werden regelmäßig aktualisiert.

Bemerkung

Abonnements werden standardmäßig wöchentlich aktualisiert, sofern Ihre Admininistration diese Einstellung nicht geändert hat.

Feiertagskalender abonnieren

Neu in Version 4.4.

Sie können einen schreibgeschützen Feiertagskalender abonnieren, der von Thunderbird angeboten wird.

  1. Klicken Sie auf + Neuer Kalender in der linken Seitenleiste

  2. Klicken Sie auf + Feiertagskalender hinzufügen

  3. Wählen Sie Ihr Land oder Ihre Region und klicken Sie auf Abonnieren

Termine verwalten

Neuen Termin erstellen

Ereignisse können erstellt werden, indem Sie in den Bereich klicken, in dem das Ereignis geplant ist. In der Tages- und Wochenansicht des Kalenders klicken, ziehen und den Mauszeiger über dem Bereich loslassen, in dem das Ereignis stattfindet.

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Die Monatsansicht erfordert nur einen einzigen Klick in den Bereich des Ziel-Tages.

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Danach geben Sie dem Termin einen Namen (bspw. Treffen mit Lukas) ein, wählen einen Kalender aus, in dem Sie den Termin speichern möchten (bspw. Persönlich, Arbeit), prüfen und korrigieren die Zeitspanne oder setzen den Termin auf ganztägig. Optional können Sie einen Ort und eine Beschreibung eintragen.

Wenn Sie erweiterte Details wie Teilnehmer oder Erinnerungen* hinzufügen oder den Termin mit Wiederholungen versehen wollen, drücken Sie den „Mehr“-Knopf, um den erweiterten Seitenleisten-Editor zu öffnen.

Bemerkung

Wenn Sie immer den erweiterten Seitenleisten-Editor anstatt des vereinfachten Editor-Dialogs öffnen wollen, können Sie den Haken bei „Einfachen Editor aktivieren“ im Bereich „Einstellungen & Import“ der App herausnehmen.

Durch Klicken auf die blaue Erstellen-Schaltfläche wird der Termin endgültig erstellt.

Termin bearbeiten, duplizieren oder löschen

Wenn Sie einen bestimmten Termin bearbeiten, duplizieren oder löschen möchten, müssen Sie zunächst auf den Termin klicken.

Wenn Sie einen bestimmten Termin bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie nur darauf klicken. Danach können Sie alle Termindetails zurücksetzen und den erweiterten Seitenleisten-Editor öffnen, indem Sie auf Mehr... klicken.

Klicken Sie auf die Aktualisieren-Schaltfläche, um den Termin zu aktualisieren. Um Ihre Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf das Schließen-Symbol oben rechts im Popup- oder Seitenleisten-Editor.

Wenn Sie die Seitenleiste öffnen und auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Terminnamen klicken, haben Sie die Möglichkeit, den Termin als .ics-Datei zu exportieren oder den Termin aus Ihrem Kalender zu entfernen.

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Tipp

Wenn Sie Termine löschen, werden sie im Papierkorb abgelegt. So können Sie versehentlich gelöschte Termine von dort wieder herstellen.

Sie können ein Ereignis auch aus dem Basis-Editor exportieren, duplizieren oder löschen.

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Teilnehmer zu einem Termin einladen

Sie können Teilnehmer zu einem Termin hinzufügen, damit diese wissen, dass sie eingeladen sind. Sie werden eine Bestätigungsanfrage per E-Mail erhalten, mittels der sie ihre Teilnahme an diesem Termin bestätigen oder verwerfen können. Teilnehmer können andere Nutzer Ihrer Nextcloud-Instanzen sein, Kontakte in Ihrem Adressbuch oder direkte E-Mail-Adressen. Sie können das Maß der Teilnahme auch benutzerspezifisch ändern oder die Bestätigung per E-Mail für einen bestimmten Teilnehmer deaktivieren.

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Geändert in Version 25: E-Mail-Antwortlinks für Teilnehmer bieten keine Eingaben mehr zum Hinzufügen eines Kommentars oder zum Einladen zusätzlicher Gäste zur Veranstaltung.

Tipp

Wenn Sie andere Nextcloud-Benutzer als Teilnehmer zu einer Veranstaltung hinzufügen, können Sie auf deren Frei - Besetzt Informationen, sofern Sie verfügbar sind, zugreifen, was Ihnen hilft das beste Zeitfenster für Ihre Veranstaltung zu bestimmen. Legen Sie Ihre Arbeitszeiten fest, damit andere wissen, wann Sie verfügbar sind. Frei - Besetzt Informationen sind nur für andere Benutzer auf derselben Nextcloud-Instanz verfügbar.

Achtung

Nur der Kalendereigentümer kann Einladungen verschicken. Die Teilnehmer können das nicht, egal ob sie Schreibzugriff auf den Kalender des Ereignisses haben oder nicht.

Achtung

Der E-Mail-Server muss von der Serveradministration im Reiter Grundeinstellungen eingerichtet werden, da diese E-Mail zum Versenden von Einladungen verwendet wird.

Checking attendees‘ busy times

After adding attendees to an event you can click on Find a time to bring up the „Free / Busy“ modal. It allows you to see when each attendee has other events, and can help you decide on a time when everyone is free.

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By pressing the ? icon you can see the legend for the colors in the timeline, and by clicking and dragging you can modify the start and end times of your event. By pressing Suggest automatic slot you can also get suggestions on slots when everyone invited is free and available.

Räume und Resourcen einem Termin zuweisen

Ähnlich wie Teilnehmer können Sie Ihren Veranstaltungen Räume und Ressourcen hinzufügen. Das System stellt sicher, dass jeder Raum und jede Ressource konfliktfrei gebucht wird. Wenn ein Benutzer den Raum oder die Ressource zum ersten Mal zu einer Veranstaltung hinzufügt, wird er als akzeptiert angezeigt. Alle weiteren Ereignisse zu überlappenden Zeiten zeigt den Raum oder die Ressource als abgelehnt an.

Bemerkung

Räume und Ressourcen werden nicht von Nextcloud selbst verwaltet und die Kalender-App erlaubt Ihnen nicht, Ressourcen hinzuzufügen oder zu ändern. Ihr Administrator muss Ressourcen-Backends installieren und gegebenenfalls konfigurieren, bevor Sie sie als Benutzer verwenden können.

Anhänge zu Ereignissen hinzufügen

Sie können Anhänge zu Ihren Veranstaltungen importieren, indem Sie sie entweder hochladen oder aus Dateien hinzufügen

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Bemerkung

Anhänge können bei der Erstellung neuer oder der Bearbeitung bestehender Termine hinzugefügt werden. Neu hochgeladene Dateien werden standardmäßig in Dateien im Kalenderordner im Stammverzeichnis gespeichert.

Sie können den Ordner für die Anhänge ändern, indem Sie auf Kalendereinstellungen in der linken unteren Ecke gehen und den Standardspeicherort für Anhänge ändern.

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Erinnerungen einstellen

Sie können Erinnerungen einstellen, damit Sie vor Beginn eines Termins benachrichtigt werden. Derzeit werden folgende Benachrichtigungsarten unterstützt:

  • E-Mail-Benachrichtigungen

  • Nextcloud-Benachrichtigungen

Sie können Erinnerungen zu einem Zeitpunkt relativ zum Ereignis oder zu einem bestimmten Datum festlegen.

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Bemerkung

Nur der Kalender-Eigentümer und Personen oder Gruppen, die Schreibzugriff auf einen geteilten Kalender haben, bekommen Benachrichtigungen angezeigt. Wenn Sie trotzdem keine Benachrichtigungen bekommen, hat Ihr Administrator diese möglicherweise auf Ihrem Server abgestellt.

Bemerkung

Wenn Sie Ihren Kalender mit Mobilgeräten oder anderen Clients von Drittanbietern synchronisieren, werden dort möglicherweise auch die Benachrichtigungen angezeigt.

Optionen für wiederkehrende Termine hinzufügen

Ein Termin kann als „wiederkehrend“ eingegeben werden, so dass er täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich eingetragen wird. Dabei kann festgelegt werden, an welchem Wochentag der Termin stattfindet, oder komplexere Bedingungen aufgestellt, wie z. B. jeder vierte Mittwoch im Monat.

Sie können auch eingeben, wann die Wiederholung enden soll.

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Papierkorb

Wenn Sie Termine, Aufgaben oder einen Kalender im Kalender löschen, sind Ihre Daten noch nicht weg. Stattdessen werden diese in einem Papierkorb gesammelt, der Ihnen die Möglichkeit gibt, die Löschung rückgängig zu machen. Nach einem standardmäßigen Zeitraum von 30 Tagen (möglicherweise hat Ihr Administrator diese Einstellung geändert) werden diese Elemente endgültig gelöscht. Wenn Sie möchten, können Sie Elemente auch früher endgültig löschen.

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Die Schaltflächen Papierkorb leeren löschen den gesamten Inhalt des Papierkorbs in einem Schritt.

Tipp

Auf den Papierkorb kann nur über die Kalender-App zugegriffen werden. Eine verbundene Anwendung oder App kann ihre Inhalte nicht anzeigen. Ereignisse, Aufgaben und Kalender, die in verbundenen Anwendungen oder Apps gelöscht werden, landen jedoch ebenfalls im Papierkorb.

Automated User Status

When you have a calendar event scheduled that has a „BUSY“ status, your user status will be automatically set to „In a meeting“ unless you have set yourself to „Do Not Disturb“ or „Invisible“. You can overwrite the status with a custom message any time, or set your calendar events to „FREE“. Calendars that are transparent will be ignored.

Auf Einladungen reagieren

Sie können direkt in der App auf Einladungen reagieren. Klicken Sie auf das Ereignis und wählen Sie Ihren Teilnahmestatus. Sie können auf eine Einladung reagieren, indem Sie sie annehmen, ablehnen oder vorläufig annehmen.

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Sie können auch über die Seitenleiste auf eine Einladung antworten.

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Verfügbarkeit (Arbeitszeit)

Die generelle Verfügbarkeit, unabhängig von geplanten Events, kann in den Groupware-Einstellungen von Nextcloud eingestellt werden. Diese Einstellungen werden in der Frei/Besetzt-Ansicht widergespiegelt, wenn Sie im Kalender ein Meeting mit anderen Personen planen. Einige verbundene Clients wie z. B. Thunderbird zeigen diese Daten ebenfalls an.

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You can configure one-time absences on top of your regular availability in the Absence settings section.

Geburtstagskalender

Der Geburtstagskalender wird automatisch erstellt aus den Geburtstagen Ihrer Kontakte. Sie können diesen Kalender nur bearbeiten, indem Sie die Geburtstage bei Ihren Kontakten eintragen. Direkt bearbeiten können Sie diesen Kalender nicht.

Bemerkung

Wenn der Geburtstagskalender nicht angezeigt wird, hat Ihr Administrator dies vielleicht für Ihren Server deaktiviert.

Termine

Ab Calendar v3 kann die App Terminzeitfenster generieren, die andere Nextcloud-Nutzer, aber auch Personen ohne Konto auf der Instanz buchen können. Termine bieten Ihnen eine feingranulare Kontrolle darüber, wann Sie möglicherweise frei sind, um sich zu treffen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, E-Mails hin und her zu senden, um ein Datum und eine Uhrzeit festzulegen.

In diesem Abschnitt verwenden wir den Begriff Organisator für die Person, die den Kalender besitzt und die Zeitfenster für Termine einrichtet. Der Teilnehmer ist die Person, die diese bucht.

Erstellen einer Terminkonfiguration

Als Organisator von Terminen öffnen Sie die Hauptbenutzeroberfläche des Kalenders. In der linken Seitenleiste finden Sie einen Bereich für Termine, wo Sie den Dialog öffnen können, um einen neuen zu erstellen.

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Zu den grundlegenden Informationen eines jeden Termins gehört ein Titel, der beschreibt, worum es bei dem Termin geht (z. B. „One-on-one“, wenn ein Organisator Kollegen ein persönliches Gespräch anbieten möchte), wo der Termin stattfindet und eine genauere Beschreibung, worum es bei diesem Termin geht.

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Die Dauer des Termins kann aus einer vordefinierten Liste ausgewählt werden. Anschließend können Sie die gewünschte Schrittweite einstellen. Das Inkrement ist die Rate, in der mögliche Zeitfenster verfügbar sind. Sie können zum Beispiel einstündige Termine anbieten, diese aber in 30-Minuten-Schritten vergeben, so dass ein Teilnehmer um 9:00 Uhr, aber auch um 9:30 Uhr buchen kann. Optionale Informationen über den Austragungsort und eine Beschreibung geben den Teilnehmern einen größeren Kontext. Jeder gebuchte Termin wird in einen Ihrer Kalender eingetragen, und Sie können auswählen, welcher das sein soll. Termine können öffentlich oder privat sein. Öffentliche Termine können über die Profilseite eines Nextcloud-Nutzers entdeckt werden. Private Termine sind nur für die Personen zugänglich, die die geheime URL erhalten haben.

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Bemerkung

Nur Einträge, die nicht mit existierenden Terminen in Ihrem Kalender in Konflikt stehen, werden den Abonnenten angezeigt.

Der Organisator eines Termins kann festlegen, zu welchen Wochenzeiten grundsätzlich eine Buchung der Zeitfenster möglich ist. Dies können die Arbeitszeiten sein, aber auch jeder andere individuelle Zeitplan.

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Manche Termine erfordern eine gewisse Vorbereitungszeit, z. B. wenn Sie sich an einem Veranstaltungsort treffen und dorthin fahren müssen. Der Organisator kann eine Zeitspanne wählen, die frei sein muss. Nur Termine, die nicht mit anderen Veranstaltungen während der Vorbereitungszeit kollidieren, sind verfügbar. Außerdem gibt es die Möglichkeit, nach jedem Termin eine Zeit festzulegen, die frei sein muss. Um zu verhindern, dass ein Teilnehmer zu kurzfristig bucht, lässt sich einstellen, wie schnell der nächste mögliche Termin stattfinden kann. Die Festlegung einer maximalen Anzahl von Terminen pro Tag kann die Anzahl der möglichen Buchungen durch Teilnehmer begrenzen.

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Der konfigurierte Termin wird dann in der linken Seitenleiste aufgelistet. Über das Drei-Punkte-Menü können Sie eine Vorschau des Termins anzeigen. Sie können den Link zum Termin kopieren und ihn mit Ihren Zielteilnehmern teilen oder sie Ihren öffentlichen Termin über die Profilseite entdecken lassen. Sie können die Terminkonfiguration auch bearbeiten oder löschen.

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Einen Termin buchen

Die Buchungsseite zeigt einem Teilnehmer Titel, Ort, Beschreibung und Dauer eines Termins. Für einen ausgewählten Tag wird eine Liste mit allen möglichen Zeitfenstern angezeigt. An Tagen ohne verfügbare Zeitfenster, zu vielen Konflikten oder einem erreichten Tagesmaximum an bereits gebuchten Terminen kann die Liste leer sein.

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Für die Buchung müssen die Teilnehmer einen Namen und eine E-Mail-Adresse eingeben. Optional können sie auch einen Kommentar hinzufügen.

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Wenn die Buchung erfolgreich war, wird dem Teilnehmer ein Bestätigungsdialog angezeigt.

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Um zu überprüfen, ob die E-Mail-Adresse des Teilnehmers gültig ist, wird eine Bestätigungs-E-Mail an ihn gesendet.

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Erst wenn der Teilnehmer den Bestätigungslink in der E-Mail anklickt, wird die Terminbuchung angenommen und an den Veranstalter weitergeleitet.

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Der Teilnehmer erhält eine weitere E-Mail, in der die Einzelheiten seines Termins bestätigt werden.

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Bemerkung

Wenn ein Zeitfenster noch nicht bestätigt wurde, wird es weiterhin als buchbar angezeigt. Bis dahin kann das Zeitfenster auch von einem anderen Nutzer gebucht werden, der seine Buchung früher bestätigt. Das System erkennt den Konflikt und bietet an, ein neues Zeitfenster zu wählen.

Arbeiten mit dem gebuchten Termin

Sobald die Buchung abgeschlossen ist, findet der Organisator in seinem Kalender ein Ereignis mit den Termindetails und dem Teilnehmer.

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Wenn für den Termin die Einstellung „Zeit vor dem Ereignis hinzufügen“ oder „Zeit nach dem Ereignis hinzufügen“ aktiviert ist, werden sie als separate Ereignisse im Kalender des Organisators angezeigt.

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Wie bei jeder anderen Veranstaltung, die Teilnehmer hat, werden Änderungen und Stornierungen an die E-Mail Adresse des Teilnehmers geschickt.

Wenn Teilnehmer den Termin absagen möchten, müssen sie sich mit dem Veranstalter in Verbindung setzen, damit der Veranstalter die Veranstaltung absagen oder sogar löschen kann.

Einen Gesprächsraum für gebuchte Termine erstellen

Sie können für einen gebuchten Termin direkt aus der Kalender-App einen Gesprächsraum erstellen. Die Option finden Sie im Modal „Termin erstellen“. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird für jeden gebuchten Termin ein eindeutiger Link generiert und per Bestätigungs-E-Mail versendet.