Verwenden der Kalender-App

Bemerkung

Die Kalender-App wird standardmäßig mit Nextcloud Hub ausgeliefert, kann aber auch deaktiviert werden. Bitte fragen Sie Ihren Administrator nach ihr.

Die Nextcloud-Kalender-App funktioniert ähnlich wie andere Kalenderanwendungen, mit denen Sie Ihre Nextcloud-Kalender und -Ereignisse synchronisieren können.

Wenn Sie zum ersten Mal auf die Kalender-App zugreifen, wird standardmäßig ein erster Kalender für Sie erstellt.

Ihre Kalender verwalten

Einen neuen Kalender erstellen

Wenn Sie einen neuen Kalender ohne Übernahme von Daten aus einem alten Kalender erstellen möchten, wählen Sie „Neuen Kalender erstellen“.

Klicken Sie auf + Neuer Kalender in der linken Seitenleiste.
Geben Sie einen Namen für Ihren neuen Kalender ein, z.B. „Arbeit“, „Zuhause“ oder „Vertriebsplanung“.
Nachdem Sie auf das Häkchen geklickt haben, wird Ihr neuer Kalender erstellt und kann auf Ihren Geräten synchronisiert, mit neuen Terminen gefüllt und mit Ihren Freunden und Kollegen geteilt werden.

Einen Kalender importieren

Wenn Sie Ihren Kalender und dessen Termine in Ihre Nextcloud übertragen möchten, ist der beste Weg hierfür der Import.

Klicken Sie unten links auf das Einstellungssymbol mit der Bezeichnung Kalendereinstellungen.
Nachdem Sie im Abschnitt Allgemein auf Kalender importieren geklickt haben, können Sie eine oder mehrere Kalenderdateien von Ihrem lokalen Gerät zum Hochladen auswählen.
Wählen Sie einen Kalender zum Importieren aus.
Der Upload kann einige Zeit in Anspruch nehmen und hängt von der Größe des importierten Kalenders ab. Unter „Kalendereinstellungen“ wird ein blauer Fortschrittsbalken angezeigt.

Bemerkung

Die Nextcloud-Kalenderanwendung unterstützt nur iCalendar-kompatible .ics-Dateien gemäß RFC 5545.

Ereignis importieren/.ics-Ereignis hinzufügen

An vielen Stellen können Sie Veranstaltungsdetails als ICS-Datei oder über einen Button mit der Aufschrift „ical“, „Apple Kalender“ oder „Outlook“ herunterladen.

Klicken Sie unten links auf das Einstellungssymbol mit der Bezeichnung Kalendereinstellungen.
Nach dem Klicken auf Kalender importieren können Sie eine oder mehrere Kalenderdateien von Ihrem lokalen Gerät zum Hochladen auswählen.
Wählen Sie einen Kalender zum Importieren aus.
Der Upload kann einige Zeit in Anspruch nehmen und hängt von der Größe des importierten Kalenders/Ereignisses ab. Unter „Kalendereinstellungen“ wird ein blauer Fortschrittsbalken angezeigt.

Bemerkung

Die Nextcloud-Kalenderanwendung unterstützt nur iCalendar-kompatible .ics-Dateien gemäß RFC 5545.

Einen Kalender bearbeiten, exportieren oder löschen

Vielleicht möchten Sie die Farbe oder den Namen eines importierten oder neu erstellten Kalenders ändern. Oder vielleicht wollen Sie ihn auf ihre Festplatte exportieren oder dauerhaft löschen.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass gelöschte Kalender nicht wiederhergestellt werden können. Nach dem Löschen ist eine Wiederherstellung nur noch möglich, wenn Sie ein lokales Backup haben.

Klicken Sie auf den „Stift“ des jeweiligen Kalenders. Sie sehen ein neues Popup, in dem Sie den Kalendernamen und die Farbe ändern können, sowie Schaltflächen zum Löschen oder Exportieren des Kalenders.

Kalendertransparenz

Sie können das Kontrollkästchen „Mich nie als beschäftigt anzeigen (Kalender auf transparent setzen)“ aktivieren, um zu beeinflussen, ob die Ereignisse dieses Kalenders bei Frei/Beschäftigt-Berechnungen berücksichtigt werden. Wenn aktiviert, werden keine Ereignisse in diesem Kalender berücksichtigt, Ihr Terminplan ist immer frei, unabhängig von den Einstellungen eines Ereignisses.

Kalender veröffentlichen

Kalender können über einen öffentlichen Link veröffentlicht werden, um sie für externe Benutzer einsehbar (schreibgeschützt) zu machen. Sie können einen öffentlichen Link erstellen, indem Sie das Freigabemenü für einen Kalender öffnen und auf “ + „ neben “ Link freigeben „ klicken. Nach der Erstellung können Sie den öffentlichen Link in Ihre Zwischenablage kopieren oder per E-Mail versenden.

Es gibt auch einen « Embedding-Code » zur Bereitstellung eines HTML-Iframes, um Ihren Kalender in öffentliche Seiten einzubetten.

Mehrere Kalender können gemeinsam geteilt werden, indem ihre einzigartigen Tokens am Ende eines Einbettungs-Links angefügt werden. Individuelle Tokens finden Sie am Ende des öffentlichen Links eines jeden Kalenders. Die vollständige Adresse wird dann folgendermaßen aussehen https://cloud.example.com/index.php/apps/calendar/embed/<token1>-<token2>-<token3>

Um die Standardansicht oder das Datum eines eingebetteten Kalenders zu ändern, müssen Sie eine URL angeben, die wie https://cloud.example.com/index.php/apps/calendar/embed/<token>/<view>/<date> aussieht. In dieser URL müssen Sie die folgenden Variablen ersetzen:

<token> mit dem Token des Kalenders,
<view> mit dayGridMonth, timeGridWeek, timeGridDay, listMonth, listWeek, listDay. Die Standardansicht ist dayGridMonth``und die normalerweise verwendete Liste ist ``listMonth,
<date> mit Jetzt oder irgendeinem Datum in folgendem Format <year>-<month>-<day> (z. B. 2019-12-28).

Auf der öffentlichen Seite können Benutzer den Abonnement-Link für den Kalender abrufen und den gesamten Kalender direkt exportieren.

Termine verwalten

Neuen Termin erstellen

Ereignisse können erstellt werden, indem Sie in den Bereich klicken, in dem das Ereignis geplant ist. In der Tages- und Wochenansicht des Kalenders klicken, ziehen und den Mauszeiger über dem Bereich loslassen, in dem das Ereignis stattfindet.

Wenn Sie auf die Globus-Schaltfläche klicken, wird die Zeitzonenauswahl angezeigt. Sie können unterschiedliche Zeitzonen für den Beginn und das Ende Ihrer Veranstaltung auswählen. Dies ist auf Reisen nützlich.

../../_images/calendar_new-event_week.png

Die Monatsansicht erfordert nur einen einzigen Klick in den Bereich des Ziel-Tages.

../../_images/calendar_new-event_month.png

Anschließend können Sie den Namen des Termins eingeben (z. B. Treffen mit Linus), den Kalender auswählen, in dem Sie den Termin speichern möchten (z. B. Persönlich, Community-Events), den Zeitraum prüfen und konkretisieren oder den Termin als ganztägigen Termin festlegen. Optional können Sie einen Ort und eine Beschreibung angeben.

Wenn Sie erweiterte Details wie Teilnehmer oder Erinnerungen* hinzufügen oder den Termin mit Wiederholungen versehen wollen, drücken Sie den Mehr-Knopf, um den erweiterten Editor zu öffnen.

Talk-Unterhaltung hinzufügen

Sie können eine bestehende Talk-Unterhaltung in ihren Termin einbinden, indem Sie auf „Talk-Unterhaltung hinzufügen“ klicken. Um die Liste der bestehenden Talk-Unterhaltungen anzuzeigen, stellen Sie sicher, dass die Talk-App aktiviert ist. Wenn Sie eine neue Talk-Unterhaltung erstellen möchten, können Sie dies direkt aus demselben Modal heraus tun.

Bemerkung

Wenn Sie immer den erweiterten Editor anstelle des Popups des einfachen Ereigniseditors öffnen möchten, deaktivieren Sie die Option Einfachen Editor aktivieren im Abschnitt Einstellungen der App.

Durch Klicken auf die blaue Erstellen-Schaltfläche wird der Termin endgültig erstellt.

Termin bearbeiten, duplizieren oder löschen

Wenn Sie einen bestimmten Termin bearbeiten, duplizieren oder löschen möchten, müssen Sie zunächst auf den Termin klicken.

Wenn Sie einen bestimmten Termin bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie nur darauf klicken. Danach können Sie alle Termindetails zurücksetzen und den erweiterten Editor öffnen, indem Sie auf Mehr klicken.

Klicken Sie auf die Aktualisieren-Schaltfläche, um den Termin zu aktualisieren. Um Ihre Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf das Schließen-Symbol oben rechts im Popup- oder dem erweiterten Editor.

Wenn Sie die erweiterte Ansicht öffnen und auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Terminnamen klicken, haben Sie die Möglichkeit, den Termin als .ics-Datei zu exportieren oder den Termin aus Ihrem Kalender zu entfernen.

Tipp

Wenn Sie Termine löschen, werden sie im Papierkorb abgelegt. So können Sie versehentlich gelöschte Termine von dort wieder herstellen.

Sie können ein Ereignis auch aus dem Basis-Editor exportieren, duplizieren oder löschen.

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Teilnehmer zu einem Termin einladen

Sie können Teilnehmer zu einem Termin hinzufügen, damit diese wissen, dass sie eingeladen sind. Sie werden eine Bestätigungsanfrage per E-Mail erhalten, mittels der sie ihre Teilnahme an diesem Termin bestätigen oder verwerfen können. Teilnehmer können andere Nutzer Ihrer Nextcloud-Instanzen sein, Kontakte in Ihrem Adressbuch oder direkte E-Mail-Adressen. Sie können das Maß der Teilnahme auch benutzerspezifisch ändern oder die Bestätigung per E-Mail für einen bestimmten Teilnehmer deaktivieren.

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Geändert in Version 25: E-Mail-Antwortlinks für Teilnehmer bieten keine Eingaben mehr zum Hinzufügen eines Kommentars oder zum Einladen zusätzlicher Gäste zur Veranstaltung.

Tipp

Wenn Sie andere Nextcloud-Benutzer als Teilnehmer zu einer Veranstaltung hinzufügen, können Sie auf deren Frei - Besetzt Informationen, sofern Sie verfügbar sind, zugreifen, was Ihnen hilft das beste Zeitfenster für Ihre Veranstaltung zu bestimmen. Legen Sie Ihre Arbeitszeiten fest, damit andere wissen, wann Sie verfügbar sind. Frei - Besetzt Informationen sind nur für andere Benutzer auf derselben Nextcloud-Instanz verfügbar.

Achtung

Der E-Mail-Server muss von der Serveradministration im Reiter Grundeinstellungen eingerichtet werden, da diese E-Mail zum Versenden von Einladungen verwendet wird.

Legende zum Einladungsstatus (als Teilnehmer):

Ausgefülltes Ereignis: Sie haben akzeptiert
Durchgestrichen: Sie haben abgelehnt
Streifen: Vorläufig
Leeres Ereignis: Sie haben noch nicht geantwortet

Wenn Sie der Organisator sind und alle Ihre Teilnehmer abgesagt haben, wird die Veranstaltung leer sein und mit einem Warnsymbol versehen.

Überprüfen der belegten Zeiten der Teilnehmer

Nachdem Sie Teilnehmer zu einem Termin hinzugefügt haben, können Sie auf Zeit finden klicken, um das Fenster „Frei/Beschäftigt“ aufzurufen. Dort können Sie sehen, wann jeder Teilnehmer andere Termine hat, und können sich für einen Zeitpunkt entscheiden, an dem alle Zeit haben.

../../_images/calendar_free_busy_modal.png

Ihre eigenen Belegtblöcke werden in derselben Farbe wie Ihr persönlicher Kalender angezeigt, Ihre Abwesenheitszeiten werden in Grau angezeigt und die Belegungszeiten anderer Teilnehmer haben dieselbe Farbe wie ihr Avatar, der in dem erweiterten Editor angezeigt wird.

Sie können direkt im Kalender einen Zeitslot für den Termin auswählen.

Räume und Resourcen einem Termin zuweisen

Ähnlich wie Teilnehmer können Sie Ihren Veranstaltungen Räume und Ressourcen hinzufügen. Das System stellt sicher, dass jeder Raum und jede Ressource konfliktfrei gebucht wird. Wenn ein Benutzer den Raum oder die Ressource zum ersten Mal zu einer Veranstaltung hinzufügt, wird er als akzeptiert angezeigt. Alle weiteren Ereignisse zu überlappenden Zeiten zeigt den Raum oder die Ressource als abgelehnt an.

Bemerkung

Räume und Ressourcen werden nicht von Nextcloud selbst verwaltet und die Kalender-App erlaubt Ihnen nicht, Ressourcen hinzuzufügen oder zu ändern. Ihr Administrator muss Ressourcen-Backends installieren und gegebenenfalls konfigurieren, bevor Sie sie als Benutzer verwenden können.

Raumverfügbarkeit

Added in version 5.0.

Wenn die App Kalenderräume und -ressourcen“ auf Ihrer Instanz installiert ist, finden Sie jetzt im Abschnitt ``Ressourcen` die Raumverfügbarkeit. Dort sind alle vorhandenen Räume aufgelistet. Sie können die Verfügbarkeit jedes Raums auf ähnliche Weise überprüfen wie den Frei/Belegt-Status von Veranstaltungsteilnehmern.

Anhänge zu Ereignissen hinzufügen

Sie können Anhänge zu Ihren Veranstaltungen importieren, indem Sie sie entweder hochladen oder aus Dateien hinzufügen

../../_images/calendar_adding_attachments.png

Bemerkung

Anhänge können bei der Erstellung neuer oder der Bearbeitung bestehender Termine hinzugefügt werden. Neu hochgeladene Dateien werden standardmäßig in Dateien im Kalenderordner im Stammverzeichnis gespeichert.

Sie können den Ordner für die Anhänge ändern, indem Sie auf Kalendereinstellungen in der linken unteren Ecke gehen und den Standardspeicherort für Anhänge ändern.

../../_images/calendar_attachments_location.png

Erinnerungen einstellen

Sie können Erinnerungen einstellen, damit Sie vor Beginn eines Termins benachrichtigt werden. Derzeit werden folgende Benachrichtigungsarten unterstützt:

E-Mail-Benachrichtigungen
Nextcloud-Benachrichtigungen

Sie können Erinnerungen zu einem Zeitpunkt relativ zum Ereignis oder zu einem bestimmten Datum festlegen.

../../_images/calendar_event_reminders.png

Bemerkung

Nur der Kalender-Eigentümer und Personen oder Gruppen, die Schreibzugriff auf einen geteilten Kalender haben, bekommen Benachrichtigungen angezeigt. Wenn Sie trotzdem keine Benachrichtigungen bekommen, hat Ihr Administrator diese möglicherweise auf Ihrem Server abgestellt.

Bemerkung

Wenn Sie Ihren Kalender mit Mobilgeräten oder anderen Clients von Drittanbietern synchronisieren, werden dort möglicherweise auch die Benachrichtigungen angezeigt.

Optionen für wiederkehrende Termine hinzufügen

Ein Termin kann als „wiederkehrend“ eingegeben werden, so dass er täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich eingetragen wird. Dabei kann festgelegt werden, an welchem Wochentag der Termin stattfindet, oder komplexere Bedingungen aufgestellt, wie z. B. jeder vierte Mittwoch im Monat.

Sie können auch eingeben, wann die Wiederholung enden soll.

Papierkorb

Wenn Sie Termine, Aufgaben oder einen Kalender im Kalender löschen, sind Ihre Daten noch nicht weg. Stattdessen werden diese in einem Papierkorb gesammelt, der Ihnen die Möglichkeit gibt, die Löschung rückgängig zu machen. Nach einem standardmäßigen Zeitraum von 30 Tagen (möglicherweise hat Ihr Administrator diese Einstellung geändert) werden diese Elemente endgültig gelöscht. Wenn Sie möchten, können Sie Elemente auch früher endgültig löschen.

Die Schaltflächen Papierkorb leeren löschen den gesamten Inhalt des Papierkorbs in einem Schritt.

Tipp

Auf den Papierkorb kann nur über die Kalender-App zugegriffen werden. Eine verbundene Anwendung oder App kann ihre Inhalte nicht anzeigen. Ereignisse, Aufgaben und Kalender, die in verbundenen Anwendungen oder Apps gelöscht werden, landen jedoch ebenfalls im Papierkorb.

Automatisierter Benutzerstatus

Wenn Sie ein Kalenderereignis mit dem Status „BESCHÄFTIGT“ geplant haben, wird Ihr Benutzerstatus automatisch auf „In einer Besprechung“ gesetzt, sofern Sie sich nicht auf „Nicht stören“ oder „Unsichtbar“ eingestellt haben. Sie können den Status jederzeit mit einer benutzerdefinierten Nachricht überschreiben oder Ihre Kalenderereignisse auf „FREI“ setzen. Transparente Kalender werden ignoriert.

Auf Einladungen reagieren

Sie können direkt in der App auf Einladungen reagieren. Klicken Sie auf das Ereignis und wählen Sie Ihren Teilnahmestatus. Sie können auf eine Einladung reagieren, indem Sie sie annehmen, ablehnen oder vorläufig annehmen.

../../_images/calendar_accept_simple_editor.png

Sie können auch über den erweiterten Editor auf eine Einladung antworten.

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Verfügbarkeit (Arbeitszeit)

Die generelle Verfügbarkeit, unabhängig von geplanten Events, kann in den Groupware-Einstellungen von Nextcloud eingestellt werden. Diese Einstellungen werden in der Frei/Besetzt-Ansicht widergespiegelt, wenn Sie im Kalender ein Meeting mit anderen Personen planen. Einige verbundene Clients wie z. B. Thunderbird zeigen diese Daten ebenfalls an.

Im Bereich Abwesenheitseinstellungen können Sie einmalige Abwesenheiten zusätzlich zu Ihrer regulären Verfügbarkeit konfigurieren.

Geburtstagskalender

Der Geburtstagskalender wird automatisch erstellt aus den Geburtstagen Ihrer Kontakte. Sie können diesen Kalender nur bearbeiten, indem Sie die Geburtstage bei Ihren Kontakten eintragen. Direkt bearbeiten können Sie diesen Kalender nicht.

Bemerkung

Wenn der Geburtstagskalender nicht angezeigt wird, hat Ihr Administrator dies vielleicht für Ihren Server deaktiviert.

Termine

Ab Calendar v3 kann die App Terminzeitfenster generieren, die andere Nextcloud-Nutzer, aber auch Personen ohne Konto auf der Instanz buchen können. Termine bieten Ihnen eine feingranulare Kontrolle darüber, wann Sie möglicherweise frei sind, um sich zu treffen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, E-Mails hin und her zu senden, um ein Datum und eine Uhrzeit festzulegen.

In diesem Abschnitt verwenden wir den Begriff Organisator für die Person, die den Kalender besitzt und die Zeitfenster für Termine einrichtet. Der Teilnehmer ist die Person, die diese bucht.

Erstellen einer Terminkonfiguration

Als Organisator von Terminen öffnen Sie die Hauptbenutzeroberfläche des Kalenders. In der linken Seitenleiste finden Sie einen Bereich für Termine, wo Sie den Dialog öffnen können, um einen neuen zu erstellen.

Zu den grundlegenden Informationen eines jeden Termins gehört ein Titel, der beschreibt, worum es bei dem Termin geht (z. B. „One-on-one“, wenn ein Organisator Kollegen ein persönliches Gespräch anbieten möchte), wo der Termin stattfindet und eine genauere Beschreibung, worum es bei diesem Termin geht.

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Die Dauer des Termins kann aus einer vordefinierten Liste ausgewählt werden. Anschließend können Sie die gewünschte Schrittweite einstellen. Das Inkrement ist die Rate, in der mögliche Zeitfenster verfügbar sind. Sie können zum Beispiel einstündige Termine anbieten, diese aber in 30-Minuten-Schritten vergeben, so dass ein Teilnehmer um 9:00 Uhr, aber auch um 9:30 Uhr buchen kann. Optionale Informationen über den Austragungsort und eine Beschreibung geben den Teilnehmern einen größeren Kontext. Jeder gebuchte Termin wird in einen Ihrer Kalender eingetragen, und Sie können auswählen, welcher das sein soll. Termine können öffentlich oder privat sein. Öffentliche Termine können über die Profilseite eines Nextcloud-Nutzers entdeckt werden. Private Termine sind nur für die Personen zugänglich, die die geheime URL erhalten haben.

../../_images/appointment_config_calendar_settings.png

Bemerkung

Nur Einträge, die nicht mit existierenden Terminen in Ihrem Kalender in Konflikt stehen, werden den Abonnenten angezeigt.

Der Organisator eines Termins kann festlegen, zu welchen Wochenzeiten grundsätzlich eine Buchung der Zeitfenster möglich ist. Dies können die Arbeitszeiten sein, aber auch jeder andere individuelle Zeitplan.

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Manche Termine erfordern eine gewisse Vorbereitungszeit, z. B. wenn Sie sich an einem Veranstaltungsort treffen und dorthin fahren müssen. Der Organisator kann eine Zeitspanne wählen, die frei sein muss. Nur Termine, die nicht mit anderen Veranstaltungen während der Vorbereitungszeit kollidieren, sind verfügbar. Außerdem gibt es die Möglichkeit, nach jedem Termin eine Zeit festzulegen, die frei sein muss. Um zu verhindern, dass ein Teilnehmer zu kurzfristig bucht, lässt sich einstellen, wie schnell der nächste mögliche Termin stattfinden kann. Die Festlegung einer maximalen Anzahl von Terminen pro Tag kann die Anzahl der möglichen Buchungen durch Teilnehmer begrenzen.

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Der konfigurierte Termin wird dann in der linken Seitenleiste aufgelistet. Über das Drei-Punkte-Menü können Sie eine Vorschau des Termins anzeigen. Sie können den Link zum Termin kopieren und ihn mit Ihren Zielteilnehmern teilen oder sie Ihren öffentlichen Termin über die Profilseite entdecken lassen. Sie können die Terminkonfiguration auch bearbeiten oder löschen.

../../_images/appointment_config_options.png

Einen Termin buchen

Die Buchungsseite zeigt einem Teilnehmer Titel, Ort, Beschreibung und Dauer eines Termins. Für einen ausgewählten Tag wird eine Liste mit allen möglichen Zeitfenstern angezeigt. An Tagen ohne verfügbare Zeitfenster, zu vielen Konflikten oder einem erreichten Tagesmaximum an bereits gebuchten Terminen kann die Liste leer sein.

Für die Buchung müssen die Teilnehmer einen Namen und eine E-Mail-Adresse eingeben. Optional können sie auch einen Kommentar hinzufügen.

Wenn die Buchung erfolgreich war, wird dem Teilnehmer ein Bestätigungsdialog angezeigt.

Um zu überprüfen, ob die E-Mail-Adresse des Teilnehmers gültig ist, wird eine Bestätigungs-E-Mail an ihn gesendet.

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Erst wenn der Teilnehmer den Bestätigungslink in der E-Mail anklickt, wird die Terminbuchung angenommen und an den Veranstalter weitergeleitet.

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Der Teilnehmer erhält eine weitere E-Mail, in der die Einzelheiten seines Termins bestätigt werden.

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Bemerkung

Wenn ein Zeitfenster noch nicht bestätigt wurde, wird es weiterhin als buchbar angezeigt. Bis dahin kann das Zeitfenster auch von einem anderen Nutzer gebucht werden, der seine Buchung früher bestätigt. Das System erkennt den Konflikt und bietet an, ein neues Zeitfenster zu wählen.

Arbeiten mit dem gebuchten Termin

Sobald die Buchung abgeschlossen ist, findet der Organisator in seinem Kalender ein Ereignis mit den Termindetails und dem Teilnehmer.

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Wenn für den Termin die Einstellung „Zeit vor dem Ereignis hinzufügen“ oder „Zeit nach dem Ereignis hinzufügen“ aktiviert ist, werden sie als separate Ereignisse im Kalender des Organisators angezeigt.

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Wie bei jeder anderen Veranstaltung, die Teilnehmer hat, werden Änderungen und Stornierungen an die E-Mail Adresse des Teilnehmers geschickt.

Wenn Teilnehmer den Termin absagen möchten, müssen sie sich mit dem Veranstalter in Verbindung setzen, damit der Veranstalter die Veranstaltung absagen oder sogar löschen kann.

Einen Gesprächsraum für gebuchte Termine erstellen

Sie können für einen gebuchten Termin direkt aus der Kalender-App einen Gesprächsraum erstellen. Die Option finden Sie im Modal „Termin erstellen“. Wenn Sie diese Option aktivieren, wird für jeden gebuchten Termin ein eindeutiger Link generiert und per Bestätigungs-E-Mail versendet.

Vorschläge

Added in version 6.0.0.

Es kann eine Herausforderung sein, einen Besprechungstermin für eine Gruppe von Teilnehmern zu finden. Ab Kalender v6 wurde eine neue Funktion eingeführt, mit der Benutzer Vorschläge für Besprechungstermine erstellen können. Dies bedeutet, dass die Teilnehmer nicht nur einen Termin buchen oder in der freien Besetztansicht nach einem verfügbaren Termin suchen, sondern über eine Reihe vorgeschlagener Termine für ein Meeting abstimmen können. Der Veranstalter kann dann die Präferenzen der Teilnehmer überprüfen und den am besten geeigneten Zeitpunkt für das Treffen auswählen.

Vorschläge verwalten

../../_images/calendar_proposal_list.png

Die Vorschlagsliste in der linken Seitenleiste zeigt alle Vorschläge, die der Benutzer erstellt hat. Die Liste zeigt den Titel des Vorschlags, die Anzahl der Teilnehmer die geantwortet haben und den Status, falls alle Teilnehmer geantwortet haben.

Der Benutzer kann auf das Drei-Punkte-Menü neben einem Vorschlagselement klicken, um einen vorhandenen Vorschlag zu bearbeiten, zu löschen oder anzuzeigen.

Einen Vorschlag erstellen

Um einen neuen Vorschlag zu erstellen, können die Benutzer oben in der Vorschlagsliste auf das Plus-Symbol neben der Kopfzeile „Meeting-Vorschläge“ klicken. Dadurch wird ein Modal geöffnet, in das der Benutzer alle relevanten Details für das vorgeschlagene Meeting eingeben kann.

../../_images/calendar_proposal_create.png

Der Vorschlagseditor verfügt über einige grundlegende Felder, die dem Veranstaltungseditor ähneln, wie Titel, Beschreibung, Ort, Dauer und Teilnehmerauswahl, die der Benutzer ausfüllen kann. Diese Angaben werden dann verwendet, um die Teilnehmer über das geplante Treffen und die Uhrzeiten zu informieren.

Der Hauptunterschied besteht in der Auswahl der „Vorgeschlagenen Zeiten“, bei der der Benutzer mehrere Zeitfenster für ein Meeting auswählen kann. Der Benutzer kann beliebig viele Zeitfenster hinzufügen und jedes Zeitfenster kann nach Bedarf bearbeitet oder entfernt werden.

Sobald der Benutzer alle erforderlichen Angaben, Titel, Dauer und Teilnehmer ausgefüllt und die vorgeschlagenen Zeiten ausgewählt hat, kann er auf die Schaltfläche „Erstellen“ klicken, um den Vorschlag zu erstellen. Dadurch wird der Vorschlag gespeichert und Benachrichtigungen an alle ausgewählten Teilnehmer gesendet.

Einen Vorschlag bearbeiten

Ein Benutzer kann einen bestehenden Vorschlag bearbeiten, indem er auf das Dreipunkt-Menü neben einem Vorschlagseintrag in der Vorschlagsliste klickt und „Bearbeiten“ auswählt. Dadurch öffnet sich dasselbe Dialogfeld wie beim Erstellen eines neuen Vorschlags, jedoch mit allen bereits ausgefüllten Details.

Nachdem der Benutzer alle erforderlichen Änderungen vorgenommen hat, kann er auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ klicken, um die Änderungen zu speichern. Dadurch werden auch alle Teilnehmer über den aktualisierten Vorschlag benachrichtigt.

Fortschritt eines Vorschlags anzeigen

Benutzer können den Fortschritt eines Projektantrags einsehen, indem sie in der Antragsliste auf den entsprechenden Eintrag klicken oder im Dreipunktmenü auf „Ansicht“ klicken. Dadurch öffnet sich eine detaillierte Ansicht des Antrags mit allen Details sowie einer Matrix mit allen vorgeschlagenen Terminen und den Rückmeldungen der Teilnehmer.

../../_images/calendar_proposal_view.png

In dieser Ansicht sieht der Nutzer, welche Teilnehmer auf den Vorschlag reagiert haben und welche Präferenzen sie für die einzelnen Terminvorschläge haben. Außerdem wird die Gesamtzahl der Stimmen für jeden Terminvorschlag angezeigt, was ihm bei der Entscheidung für den besten Termin des Meetings helfen kann.

Nachdem der Nutzer die Antworten der Teilnehmer geprüft hat, kann er den beliebtesten Termin für das Meeting auswählen, indem er am Ende der Datums-/Teilnehmerübersicht auf die Schaltfläche „Erstellen“ klickt. Dadurch wird ein neuer Termin im Kalender des Nutzers erstellt und alle Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung über den bestätigten Termin.

Benachrichtigungen für ein geplantes Treffen

Die Benutzer erhalten E-Mail-Benachrichtigungen zu verschiedenen Ereignissen im Zusammenhang mit einem geplanten Treffen, darunter:

Wenn ein neuer Vorschlag erstellt wird
Wenn ein Vorschlag aktualisiert wird
Wenn ein Vorschlag gelöscht wird
Wenn der endgültige Besprechungstermin bestätigt ist

Diese Benachrichtigungen helfen allen Beteiligten, während des gesamten Angebotsprozesses informiert und eingebunden zu bleiben.

Die Benachrichtigungs-E-Mails enthalten die wichtigsten Details zum geplanten Treffen, wie Titel, Beschreibung, Ort, Dauer und vorgeschlagene Uhrzeit. Sie enthalten außerdem einen Link zur Antwortseite, auf der die Teilnehmer alle Details einsehen und auf die vorgeschlagene Uhrzeit antworten können.

Antwort auf ein vorgeschlagenes Treffen

Teilnehmer können auf einen vorgeschlagenen Termin antworten, indem sie auf den Link in der Benachrichtigungs-E-Mail klicken. Dadurch öffnet sich die Detailansicht des vorgeschlagenen Termins, in der sie alle vorgeschlagenen Termine, die anderen Teilnehmer und deren Antworten einsehen und ihre Verfügbarkeit/Präferenzen für jeden vorgeschlagenen Termin auswählen können.

../../_images/calendar_proposal_respond.png

Teilnehmer können ihre Verfügbarkeit für jeden vorgeschlagenen Termin angeben, indem sie ihre Präferenz in der entsprechenden Zeile der Termin- und Teilnehmermatrix markieren. Sie haben die Wahl zwischen drei Optionen: „Ja“, „Nein“ oder „Vielleicht“. Nach der Auswahl können sie ihre Antworten durch Klicken auf die Schaltfläche „Absenden“ speichern.

Verwenden der Kalender-App

Ihre Kalender verwalten

Einen neuen Kalender erstellen

Einen Kalender importieren

Ereignis importieren/.ics-Ereignis hinzufügen

Einen Kalender bearbeiten, exportieren oder löschen

Kalendertransparenz

Kalender teilen

Federiertes Teilen von Kalendern

Kalender veröffentlichen

Kalender-Widget

Kalender abonnieren

Feiertagskalender abonnieren

Termine verwalten

Neuen Termin erstellen

Talk-Unterhaltung hinzufügen

Termin bearbeiten, duplizieren oder löschen

Teilnehmer zu einem Termin einladen

Überprüfen der belegten Zeiten der Teilnehmer

Räume und Resourcen einem Termin zuweisen

Raumverfügbarkeit

Anhänge zu Ereignissen hinzufügen

Erinnerungen einstellen

Optionen für wiederkehrende Termine hinzufügen

Papierkorb

Automatisierter Benutzerstatus

Auf Einladungen reagieren

Verfügbarkeit (Arbeitszeit)

Geburtstagskalender

Termine

Erstellen einer Terminkonfiguration

Einen Termin buchen

Arbeiten mit dem gebuchten Termin

Einen Gesprächsraum für gebuchte Termine erstellen

Vorschläge

Vorschläge verwalten

Einen Vorschlag erstellen

Einen Vorschlag bearbeiten

Fortschritt eines Vorschlags anzeigen

Benachrichtigungen für ein geplantes Treffen

Antwort auf ein vorgeschlagenes Treffen