Verwenden der E-Mail-App

Bemerkung

Die E-Mail-App wird standardmäßig mit Nextcloud Hub installiert, kann aber deaktiviert werden. Bitte fragen Sie Ihre Administration.

Ihr E-Mail-Konto verwalten

Layout umschalten

Added in version 3.6.

1. E-Mail-Einstellungen besuchen

2. Zwischen Liste, Vertikale Aufteilung und Horizontale Aufteilung wählen

Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen

1. Aktivieren Sie die E-Mail-App über die Apps

2. Klicken Sie auf das E-Mail-Symbol in der Kopfzeile

3. Füllen Sie das Anmeldeformular aus (automatisch oder manuell).

Sortierreihenfolge ändern

Added in version 3.5.

1. E-Mail-Einstellungen besuchen

2. Zu Sortierung wechseln

3. Sie können wählen, ob die älteste oder neueste E-Mail zuerst angezeigt wird.

Bemerkung

Diese Änderung gilt für alle Ihrer Konten und Postfächer

Geplante Nachrichten

1. Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Neue Nachricht“.

2. Klicken Sie im Erstellungsbereich auf das Aktionsmenü (…).

3. Klicken Sie auf „Später senden“

Priorisierter Posteingang

Der priorisierte Posteingang besteht aus den Abschnitten „Wichtig“ und „Sonstiges“. Nachrichten werden automatisch als wichtig markiert, basierend darauf, mit welchen Nachrichten Sie interagiert oder welche Nachrichten Sie als wichtig markiert haben. Zu Beginn müssen Sie möglicherweise manuell die Wichtigkeit ändern, um das System zu trainieren, aber das wird sich mit der Zeit verbessern.

Alle Posteingänge

Alle Nachrichten von allen Konten, bei denen Sie angemeldet sind, werden hier chronologisch angezeigt.

Konto-Einstellungen

Ihre Kontenseitellungen wir z. B.:

1. Aliase

2. Signatur

3. Standardordner

4. Autoresponder

5. Vertrauenswürdige Absender

6. … und mehr

Zu finden im Aktionsmenü eines E-Mail-Kontos. Dort können Sie je nach Bedarf Einstellungen bearbeiten, hinzufügen oder entfernen.

Nachrichten in den Junk-Ordner verschieben

Added in version 3.4.

Mail kann eine Nachricht in einen anderen Ordner verschieben, wenn sie als Junk markiert ist.

1. Kontoeinstellungen besuchen

2. Zu Standardordner wechseln

3. Prüfen Sie, ob ein Ordner für die Junk-Mails ausgewählt ist.

4. Zu den Junk-Einstellungen wechseln

5. „Nachrichten in den Junk-Ordner verschieben“ anklicken

Im Postfach suchen

Added in version 2.1.

Oben in der Umschlagliste in jedem Mail-Layout gibt es eine Suchfeldverknüpfung zum Suchen nach E-Mail-Betreffzeilen. Ab Version 3.7 können Sie mit dieser Verknüpfung standardmäßig nach Betreff, Empfänger (An) oder Absender (Von) suchen.

Erweiterte Suche im Postfach

Added in version 3.4.

Sie können über ein Modalfenster am Ende der Suchverknüpfung auf unsere erweiterte Suchfunktion zugreifen.

E-Mail-Text-Suche aktivieren

Added in version 3.5.

E-Mail-Texte können jetzt durchsucht werden. Aufgrund potenzieller Leistungsprobleme ist diese Funktion optional.

So aktivieren Sie dies:

1. Kontoeinstellungen besuchen

2. Zur Postfachsuche wechseln

3. E-Mail-Text-Suche aktivieren

Warnung

Wenn Sie dies auch für einheitliche Postfächer aktivieren möchten, müssen Sie dies auch in den Mail-Einstellungen tun

Wenn Sie diese Option aktivieren, durchsucht das Hauptsuchfeld jetzt sowohl Betreffzeilen als auch E-Mail-Texte. Außerdem wird in der erweiterten Suche eine separate Option Text angezeigt.

Konto delegieren

Die App ermöglicht die Kontodelegierung, so dass ein Benutzer E-Mails von der Adresse eines anderen Benutzers senden kann.

1. Die Delegation muss auf dem Mailserver von einem Administrator konfiguriert werden

2. Fügen Sie die andere E-Mail-Adresse als Alias für Ihr eigenes E-Mail-Konto hinzu

3. Wählen Sie beim Senden einer E-Mail den Alias als Absender aus

Warnung

Die gesendete E-Mail ist für das ursprüngliche Konto möglicherweise nicht sichtbar, wenn sie in Ihrem persönlichen Gesendet-Postfach gespeichert ist.

Automatisches Löschen des Papierkorbs

Added in version 3.4.

Die Mail-App kann Nachrichten im Papierkorb nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch löschen.

1. Kontoeinstellungen besuchen

2. Zum automatischen Löschen des Papierkorbs wechseln

3. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen Nachrichten gelöscht werden sollen

Deaktivieren Sie die Papierkorbaufbewahrung, indem Sie das Feld leer lassen oder auf 0 setzen.

Bemerkung

Es werden nur E-Mails verarbeitet, die nach der Aktivierung der Papierkorbaufbewahrung gelöscht wurden.

Nachrichten erstellen

1. Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf „Neue Nachricht“.

2. Beginnen Sie Ihre Nachricht zu schreiben

Empfängerinfo beim Erstellen

Added in version 4.2.

Wenn Sie Ihren ersten Empfänger oder Kontakt im Feld „An“ hinzufügen, wird ein rechter Bereich mit den gespeicherten Profildetails dieses Kontakts angezeigt. Wenn Sie einen zweiten Kontakt hinzufügen, wird die Liste ausgeblendet, sodass Sie jeden hinzugefügten Kontakt auswählen und erweitern können, um dessen Details anzuzeigen. Wenn Sie sich lieber ausschließlich auf das Schreiben im Editor konzentrieren möchten, können Sie den rechten Bereich ausblenden, indem Sie auf das Erweiterungssymbol in der oberen rechten Ecke klicken. Um den rechten Bereich wieder anzuzeigen, klicken Sie einfach an derselben Stelle auf das Minimierungssymbol.

Kontakte erwähnen

Added in version 4.2.

Sie können Kontakte in Ihrer Nachricht erwähnen, indem Sie @ eingeben und dann den Kontakt aus der Liste auswählen. Dadurch wird der Kontakt automatisch als Empfänger hinzugefügt.

Bemerkung

Es werden nur Kontakte mit einer gültigen E-Mail-Adresse vorgeschlagen.

Erstellungsbreich minimieren

Added in version 3.2.

Der Erstellungsbereich kann minimiert werden, während Sie eine neue Nachricht schreiben, einen vorhandenen Entwurf bearbeiten oder eine Nachricht aus dem Postausgang bearbeiten. Klicken Sie einfach oben rechts im Modal auf die Schaltfläche „Minimieren“ oder klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Erstellungsbereichs.

Sie können Ihre minimierte Nachricht fortsetzen, indem Sie irgendwo auf die Anzeige unten rechts auf Ihrem Bildschirm klicken.

Drücken Sie die Schaltfläche „Schließen“ im Modal oder die Anzeige in der unteren rechten Ecke, um die Bearbeitung einer Nachricht zu beenden. Ein Entwurf wird automatisch in Ihrem Entwurfspostfach gespeichert.

Postausgang

Wenn eine Nachricht verfasst und auf die Schaltfläche „Senden“ geklickt wurde, wird die Nachricht zum Postausgang hinzugefügt, der sich in der unteren linken Ecke der linken Seitenleiste befindet.

Sie können Datum und Uhrzeit des Sendevorgangs auch auf einen Zeitpunkt in der Zukunft festlegen (siehe Geplante Nachrichten) - die Nachricht bleibt im Postausgang, bis das von Ihnen gewählte Datum und die gewählte Uhrzeit erreicht sind, und wird dann automatisch gesendet.

Der Postausgang ist nur sichtbar, wenn eine Nachricht darauf wartet, im Postausgang bearbeitet zu werden.

Sie können den Editor für eine Nachricht im Postausgang jederzeit erneut öffnen, bevor der „Senden“-Vorgang ausgelöst wird.

Bemerkung

Tritt beim Senden ein Fehler auf, sind drei Fehlermeldungen möglich:

Konnte nicht in das Postfach „Gesendet“ kopiert werden

Die Mail wurde versendet, konnte aber nicht in das Postfach „Gesendet“ kopiert werden. Dieser Fehler wird vom Postausgang behandelt und der Kopiervorgang wird erneut versucht.

E-Mail-Serverfehler

Das Senden war nicht erfolgreich und kann in einem Status wiederholt werden (z. B.: Der SMTP-Server konnte nicht erreicht werden). Der Postausgang versucht erneut, die Nachricht zu senden.

Nachricht konnte nicht gesendet werden

Das Senden kann fehlgeschlagen sein, muss aber nicht. Der Mailserver kann uns den Status der Nachricht nicht mitteilen. Da die Mail-App den Status der Nachricht (gesendet oder nicht gesendet) nicht bestimmen kann, bleibt die Nachricht im Postausgang und der Kontobenutzer muss entscheiden, wie er weiter vorgeht.

Postfachaktionen

Postfach hinzufügen

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü eines Kontos

2. Klicken Sie auf Postfach hinzufügen

Ein Unterpostfach hinzufügen

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü eines Postfachs

2. Klicken Sie auf Unterpostfach hinzufügen

Geteiltes Postfach

Wenn ein Postfach mit bestimmten Rechten für Sie freigegeben wurde, wird dieses Postfach als neues Postfach mit einem Freigabe-Symbol wie unten angezeigt:

Umschlagaktionen

Termin erstellen

Erstellen Sie ein Ereignis für eine bestimmte Nachricht/einen bestimmten Thread direkt über die Mail-App

1. Aktionsmenü eines Umschlags öffnen

2. Auf Weitere Aktionen klicken

3. Auf Ereignis erstellen klicken

Bemerkung

Der Veranstaltungstitel und eine Tagesordnung werden für Sie erstellt, wenn die Administration dies aktiviert hat.

Eine Aufgabe erstellen

Added in version 3.2.

Erstellen Sie eine Aufgabe für eine bestimmte Nachricht/einen bestimmten Thread direkt über die Mail-App

1. Aktionsmenü eines Umschlags öffnen

2. Klicken Sie auf Weitere Aktionen

3. Klicken Sie auf Aufgabe erstellen

Bemerkung

Aufgaben werden in unterstützten Kalendern gespeichert. Wenn kein kompatibler Kalender vorhanden ist, können Sie mit der Kalender-App einen neuen erstellen.

Schlagworte bearbeiten

1. Aktionsmenü eines Umschlags öffnen

2. Klicken Sie auf „Schlagworte bearbeiten“

3. Bei den modalen Schlagworten können Sie Schlagworte festlegen/deaktivieren

Farbe für Schlagworte ändern

Added in version 3.5.

Beim Erstellen eines Schlagwortes wird automatisch eine zufällig zugewiesene Farbe ausgewählt. Sobald das Schlagwort gespeichert ist, können Sie seine Farbe nach Ihren Wünschen anpassen. Diese Funktion finden Sie im modalen Schlagworte-Aktionsmenü.

Schlagworte löschen

Added in version 3.5.

Sie haben jetzt die Möglichkeit, zuvor erstellte Schlagworte zu löschen. So greifen Sie auf diese Funktion zu:

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü eines Umschlags/Threads.

2. Schlagworte bearbeiten auswählen.

3. Öffnen Sie im Schlagworte Modal-Fenster das Aktionsmenü für den spezifischen Schlagwort, das Sie löschen möchten.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass Standard-Schlagworte wie Arbeit, Zu erledigen, Persönlich und Später nicht gelöscht, sondern nur umbenannt werden können.

KI-Zusammenfassung

Added in version 4.2.

Beim Durchsuchen Ihres Postfachs wird Ihnen als Vorschau eine kurze, von der KI generierte Zusammenfassung Ihrer E-Mails angezeigt.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass die Funktion von der Administration aktiviert werden muss

Nachrichtenaktionen

Von Mailingliste abmelden

Added in version 3.1.

Manche Mailinglisten und Newsletter erlauben eine einfache Abmeldung. Wenn die Mail-App Mails solcher Absender entdeckt, zeigt ein ein „Abmelden“-Knopf neben den Sender-Informationen. Klicken und bestätigen Sie diesen, um sich von der Liste abzumelden

Zurückstellen

Added in version 3.4.

Durch das Zurückstellen einer Nachricht oder eines Threads wird diese in ein dediziertes Postfach verschoben, bis das ausgewählte Zurückstelldatum erreicht ist und die Nachricht oder der Thread zurück in das ursprüngliche Postfach verschoben wird.

1. Aktionsmenü eines Umschlags oder Threads öffnen

2. „Zurückstellen“ anklicken

3. Auswählen, wie lange die Nachricht oder der Thread zurückgestellt werden soll

Intelligente Antworten

Added in version 3.6.

Wenn Sie eine Nachricht in der Mail-App öffnen, werden KI-generierte Antworten vorgeschlagen. Durch einfaches Klicken auf eine vorgeschlagene Antwort öffnet sich der Editor mit der vorausgefüllten Antwort.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass die Funktion von der Administration aktiviert werden muss

Bemerkung

Unterstützte Sprachen hängen vom verwendeten großen Sprachmodell ab

E-Mail-Übersetzung

Added in version 4.2.

Sie können Nachrichten ähnlich wie bei Talk in Ihre konfigurierten Sprachen übersetzen.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass die Übersetzungsfunktionen auf dem Server aktiviert sein müssen

Thread-Zusammenfassung

Die Mail-App unterstützt das Zusammenfassen von Nachrichten-Threads mit 3 oder mehr Nachrichten.

Added in version 3.4.

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass die Funktion von der Administration aktiviert werden muss

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur mit integration_openai gut funktioniert. Lokale LLMs brauchen zu lange, um zu antworten, und die Zusammenfassungsanfrage läuft wahrscheinlich ab und verursacht dennoch eine erhebliche Systemlast.

Filterung und automatische Antworten

Die Mail-App verfügt über einen Editor für Sieve-Skripte, eine Schnittstelle zum Konfigurieren von automatischer Antworten und eine Schnittstelle zum Konfigurieren von Filtern. Sieve muss in den Kontoeinstellungen aktiviert werden.

Automatische Antworten

Added in version 3.5: Automatische Antworten können Systemeinstellungen folgen.

Die automatischen Antworten sind standardmäßig deaktiviert. Es kann manuell eingestellt werden oder den Systemeinstellungen folgen. Den Systemeinstellungen folgen bedeutet, dass die im Abschnitt Abwesenheitseinstellungen eingegebene lange Abwesenheitsnachricht automatisch angewendet wird.

Filter

Added in version 4.1.

Mail 4.1 enthält einen einfachen Editor zum Konfigurieren von Filterregeln.

Bemerkung

Das Importieren vorhandener Filter wird nicht unterstützt. Alle vorhandenen Filter bleiben jedoch aktiv und unverändert. Wir empfehlen, Ihr aktuelles Skript vorsichtshalber über den Sieve-Skripteditor zu sichern.

So fügen Sie einen neuen Filter hinzu

1. Ihre Kontoeinstellungen öffnen.

2. Stellen Sie sicher, dass Sieve für Ihr Konto aktiviert ist (siehe Sieve-Servereinstellungen).

3. Auf Filter klicken.

4. Neuer Filter auswählen, um eine neue Regel zu erstellen.

So wird ein Filter gelöscht

1. Ihre Kontoeinstellungen öffnen.

2. Stellen Sie sicher, dass Sieve für Ihr Konto aktiviert ist (siehe Sieve-Servereinstellungen).

3. Auf Filter klicken.

4. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Filter, den Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf das Papierkorbsymbol.

Tests

Auf eingehende E-Mails auf Ihrem Mailserver werden Tests angewendet. Dabei werden Felder wie Betreff (die Betreffzeile der E-Mail), Von (der Absender) und An (der Empfänger) geprüft. Sie können die folgenden Operatoren verwenden, um Bedingungen für diese Felder zu definieren:

• is: Eine exakte Übereinstimmung. Das Feld muss mit dem angegebenen Wert identisch sein.

• contains: Eine Teilzeichenfolgeübereinstimmung. Das Feld stimmt überein, wenn der angegebene Wert darin enthalten ist. Beispielsweise würde „Report“ mit „Port“ übereinstimmen.

• matches: Ein Mustervergleich mit Platzhaltern. Das Symbol „*“ steht für eine beliebige Anzahl von Zeichen (auch für keines), während „?“ für genau ein Zeichen steht. So würde beispielsweise „Bericht“ auf „Geschäftsbericht 2024“ passen.

Aktionen

Aktionen werden ausgelöst, wenn die angegebenen Tests wahr sind. Die folgenden Aktionen sind verfügbar:

• fileinto: Verschiebt die Nachricht in einen angegebenen Ordner.

• addflag: Fügt der Nachricht eine Markierung hinzu.

• stop: Hält die Ausführung des Filterskripts an. Nach dieser Aktion werden keine weiteren Filter mehr ausgeführt.

Nachverfolgen-Erinnerungen

Added in version 4.0.

Die Mail-App erinnert Sie automatisch daran, wenn auf eine ausgehende E-Mail keine Antwort eingegangen ist. Jede gesendete E-Mail wird von einer KI analysiert, um zu prüfen, ob eine Antwort erwartet wird. Nach vier Tagen werden alle relevanten E-Mails in Ihrem Prioritäts-Posteingang angezeigt.

Wenn Sie auf eine solche E-Mail klicken, wird eine Schaltfläche angezeigt, mit der Sie schnell die Nachverfolgung für alle Empfänger aktivieren können. Es ist auch möglich, Nachverfolgen-Erinnerungen für eine gesendete E-Mail zu deaktivieren.

Bemerkung

Bitte beachten, dass die Funktion von der Administration aktiviert werden muss.

Sicherheit

Phishing-Erkennung

Added in version 4.0.

Die Mail-App prüft auf mögliche Phishing-Versuche und zeigt dem Benutzer eine Warnung an.

Es werden folgende Kontrollen durchgeführt:

• Die im Adressbuch gespeicherte Absenderadresse stimmt nicht mit der im Mailkonto gespeicherten Adresse überein

• Der Absender verwendet eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse, die nicht mit der Absenderadresse übereinstimmt.

• Das Versanddatum liegt in der Zukunft

• Links im Nachrichtentext verweisen nicht auf den angezeigten Text

• Die Antwortadresse ist nicht identisch mit der Absenderadresse

Bemerkung

Bitte beachten Sie, dass die Warnung nicht bedeutet, dass es sich bei der Nachricht um einen Phishing-Versuch handelt. Sie bedeutet lediglich, dass die Mail-App einen potenziellen Phishing-Versuch erkannt hat.

Interne Adressen

Added in version 4.0.

Die Mail-App ermöglicht das Hinzufügen interner Adressen und Domänen und warnt den Benutzer beim Senden und Empfangen einer Nachricht, wenn die Adresse nicht in der Liste enthalten ist.

So wird eine interne Adresse hinzugefügt:

1. E-Mail-Einstellungen öffnen

2. Zum Abschnitt Datenschutz und Sicherheit navigieren

3. Die internen Adressen aktivieren durch Klicken auf das Kontrollkästchen

4. Auf die Schaltfläche „Interne Adresse hinzufügen“ klicken

5. Adresse oder Domäne eingeben und auf „Hinzufügen“ klicken