Verwenden der E-Mail-App

Bemerkung

Die E-Mail-App wird standardmäßig mit Nextcloud Hub installiert, kann aber deaktiviert werden. Bitte fragen Sie Ihre Administration.

Ihr E-Mail-Konto verwalten

Switch layout

Added in version 3.6.

1. Visit mail settings

2. Choose between List, Vertical split and Horizontal split

Ein neues E-Mail-Konto hinzufügen

1. Aktivieren Sie die E-Mail-App über die Apps

2. Klicken Sie auf das E-Mail-Symbol in der Kopfzeile

3. Füllen Sie das Anmeldeformular aus (automatisch oder manuell).

Change sort order

Added in version 3.5.

1. Visit mail settings

2. Go to Sorting

3. You can choose Oldest or Newest mail first

Bemerkung

This change will apply across all your accounts and mailboxes

Geplante Nachrichten

1. Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche „Neue Nachricht“.

2. Klicken Sie im Erstellungsbereich auf das Aktionsmenü (…).

3. Klicken Sie auf „Später senden“

Priorisierter Posteingang

Der priorisierte Posteingang besteht aus den Abschnitten „Wichtig“ und „Sonstiges“. Nachrichten werden automatisch als wichtig markiert, basierend darauf, mit welchen Nachrichten Sie interagiert oder welche Nachrichten Sie als wichtig markiert haben. Zu Beginn müssen Sie möglicherweise manuell die Wichtigkeit ändern, um das System zu trainieren, aber das wird sich mit der Zeit verbessern.

Alle Posteingänge

Alle Nachrichten von allen Konten, bei denen Sie angemeldet sind, werden hier chronologisch angezeigt.

Konto-Einstellungen

Ihre Kontenseitellungen wir z. B.:

1. Aliase

2. Signatur

3. Standardordner

4. Autoresponder

5. Vertrauenswürdige Absender

6. … und mehr

Zu finden im Aktionsmenü eines E-Mail-Kontos. Dort können Sie je nach Bedarf Einstellungen bearbeiten, hinzufügen oder entfernen.

Nachrichten in den Junk-Ordner verschieben

Added in version 3.4.

Mail kann eine Nachricht in einen anderen Ordner verschieben, wenn sie als Junk markiert ist.

1. Kontoeinstellungen besuchen

2. Zu Standardordner wechseln

3. Prüfen Sie, ob ein Ordner für die Junk-Mails ausgewählt ist.

4. Zu den Junk-Einstellungen wechseln

5. „Nachrichten in den Junk-Ordner verschieben“ anklicken

   

Search in mailbox

Added in version 2.1.

At the top of the envelope list in any mail layout, there is a search field shortcut for searching email subjects. Starting from version 3.7, this shortcut allows you to search by subject, recipient (to), or sender (from) by default.

Advanced search in mailbox

Added in version 3.4.

You can access our advanced search feature through a modal located at the end of the search shortcut.

Enable mail body search

Added in version 3.5.

Mail bodies can now be searched, this feature is opt-in because of potential performance issues.

To enable it:

1. Kontoeinstellungen besuchen

2. Go to Mailbox search

3. Enable mail body search

Warnung

If you want to also enable it for unified mailboxes you have to do so in Mail settings

By enabling it the main search box will now search in both subjects and mail bodies, and a separate Body option will appear in advanced search.

Konto delegieren

Die App ermöglicht die Kontodelegierung, so dass ein Benutzer E-Mails von der Adresse eines anderen Benutzers senden kann.

1. Die Delegation muss auf dem Mailserver von einem Administrator konfiguriert werden

2. Fügen Sie die andere E-Mail-Adresse als Alias für Ihr eigenes E-Mail-Konto hinzu

3. Wählen Sie beim Senden einer E-Mail den Alias als Absender aus

Warnung

Die gesendete E-Mail ist für das ursprüngliche Konto möglicherweise nicht sichtbar, wenn sie in Ihrem persönlichen Gesendet-Postfach gespeichert ist.

Automatisches Löschen des Papierkorbs

Added in version 3.4.

Die Mail-App kann Nachrichten im Papierkorb nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch löschen.

1. Kontoeinstellungen besuchen

2. Zum automatischen Löschen des Papierkorbs wechseln

3. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, nach denen Nachrichten gelöscht werden sollen

Deaktivieren Sie die Papierkorbaufbewahrung, indem Sie das Feld leer lassen oder auf 0 setzen.

Bemerkung

Es werden nur E-Mails verarbeitet, die nach der Aktivierung der Papierkorbaufbewahrung gelöscht wurden.

Nachrichten erstellen

1. Klicken Sie oben links auf dem Bildschirm auf „Neue Nachricht“.

2. Beginnen Sie Ihre Nachricht zu schreiben

Recipient info on composer

Added in version 4.2.

When you add your first recipient or contact in the „To“ field, a right pane will appear displaying the saved profile details of that contact. Adding a second contact will collapse the list, allowing you to select and expand any contact you added to view their details. If you prefer to focus solely on writing in the composer, you can hide the right pane by clicking the expand icon in the top-right corner. To show the right pane again, simply click the minimize icon in the same location.

Mention contacts

Added in version 4.2.

You can mention contacts in your message by typing @ and then selecting the contact from the list. By doing so the contact will be automatically added as a recipient.

Bemerkung

Only contacts with a valid email address will be suggested.

Erstellungsbreich minimieren

Added in version 3.2.

Der Erstellungsbereich kann minimiert werden, während Sie eine neue Nachricht schreiben, einen vorhandenen Entwurf bearbeiten oder eine Nachricht aus dem Postausgang bearbeiten. Klicken Sie einfach oben rechts im Modal auf die Schaltfläche „Minimieren“ oder klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Erstellungsbereichs.

Sie können Ihre minimierte Nachricht fortsetzen, indem Sie irgendwo auf die Anzeige unten rechts auf Ihrem Bildschirm klicken.

Drücken Sie die Schaltfläche „Schließen“ im Modal oder die Anzeige in der unteren rechten Ecke, um die Bearbeitung einer Nachricht zu beenden. Ein Entwurf wird automatisch in Ihrem Entwurfspostfach gespeichert.

Outbox

When a message has been composed and the „Send“ button was clicked, the message is added to the outbox which can be found in the bottom left corner of the left sidebar.

You can also set the date and time for the send operation to a point in the future (see Scheduled messages)- the message will be kept in the outbox until your chosen date and time arrives, then it will be sent automatically.

The outbox is only visible when there is a message waiting to be handled by the outbox.

You can re- open the composer for a message in the outbox any time before the „send“- operation is triggered.

Bemerkung

When an error occurs during sending, three error messages are possible:

Could not copy to „Sent“ mailbox

The mail was sent but couldn’t be copied to the „Sent“ mailbox. This error will be handled by the outbox and the copy operation will be tried again.

Mail server error

Sending was unsuccessful with a state than can be retried (ex: the SMTP server couldn’t be reached). The outbox will retry sending the message.

Message could not be sent

Sending might or might not have failed. The mail server can’t tell us the state of the message. Since the Mail app has no way to determine the state of the message (sent or unsent) the message will stay in the outbox and the account user has to decide how to proceed.

Postfachaktionen

Postfach hinzufügen

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü eines Kontos

2. Klicken Sie auf Postfach hinzufügen

Ein Unterpostfach hinzufügen

1. Öffnen Sie das Aktionsmenü eines Postfachs

2. Klicken Sie auf Unterpostfach hinzufügen

Geteiltes Postfach

Wenn ein Postfach mit bestimmten Rechten für Sie freigegeben wurde, wird dieses Postfach als neues Postfach mit einem Freigabe-Symbol wie unten angezeigt:

Umschlagaktionen

Termin erstellen

Create an event for a certain message/thread directly via mail app

1. Aktionsmenü eines Umschlags öffnen

2. Click More actions

3. Click Create event

Bemerkung

Event title and an agenda is created for you if the administrator has enabled it.

Eine Aufgabe erstellen

Added in version 3.2.

Create an task for a certain message/thread directly via mail app

1. Aktionsmenü eines Umschlags öffnen

2. Click more actions

3. Click create task

Bemerkung

Aufgaben werden in unterstützten Kalendern gespeichert. Wenn kein kompatibler Kalender vorhanden ist, können Sie mit der Kalender-App einen neuen erstellen.

Schlagworte bearbeiten

1. Aktionsmenü eines Umschlags öffnen

2. Klicken Sie auf „Schlagworte bearbeiten“

3. Bei den modalen Schlagworten können Sie Schlagworte festlegen/deaktivieren

Change color for tags

Added in version 3.5.

Upon creating a tag, a randomly assigned color is automatically chosen. Once the tag is saved, you have the flexibility to customize its color according to your preferences. This feature can be found on the Tag modal action menu.

Delete tags

Added in version 3.5.

You now have the ability to delete tags that you have previously created. To access this feature:

1. Open the action menu of an envelope/thread.

2. Select Edit tags.

3. Within the tags modal, open the action menu for the specific tag you wish to delete.

Bemerkung

Please note that default tags such as Work, To do, Personal, and Later cannot be deleted, they can only be renamed.

AI summary

Added in version 4.2.

When looking through your mailbox you will see a short AI generated summary of your emails as a preview.

Bemerkung

Please note that the feature has to be enabled by the administrator

Nachrichtenaktionen

Von Mailingliste abmelden

Added in version 3.1.

Manche Mailinglisten und Newsletter erlauben eine einfache Abmeldung. Wenn die Mail-App Mails solcher Absender entdeckt, zeigt ein ein „Abmelden“-Knopf neben den Sender-Informationen. Klicken und bestätigen Sie diesen, um sich von der Liste abzumelden

Zurückstellen

Added in version 3.4.

Durch das Zurückstellen einer Nachricht oder eines Threads wird diese in ein dediziertes Postfach verschoben, bis das ausgewählte Zurückstelldatum erreicht ist und die Nachricht oder der Thread zurück in das ursprüngliche Postfach verschoben wird.

1. Aktionsmenü eines Umschlags oder Threads öffnen

2. „Zurückstellen“ anklicken

3. Auswählen, wie lange die Nachricht oder der Thread zurückgestellt werden soll

Smart replies

Added in version 3.6.

When you open a message in the Mail app, it proposes AI-generated replies. By simply clicking on a suggested reply, the composer opens with the response pre-filled.

Bemerkung

Please note that the feature has to be enabled by the administrator

Bemerkung

Supported languages depend on the used large language model

Mail translation

Added in version 4.2.

You are able to translate messages to your configured languages similarly to Talk.

Bemerkung

Please note that translation features have to be enabled on the server

Thread summary

The mail app supports summarizing message threads that contain 3 or more messages.

Added in version 3.4.

Bemerkung

Please note that the feature has to be enabled by the administrator

Bemerkung

Please note that this feature only works well with integration_openai. Local LLMs take too long to respond and the summary request is likely to time out and still create significant system load.

Filtering and autoresponder

The Mail app has a editor for Sieve scripts, an interface to configure autoresponders and an interface to configure filters. Sieve has to be enabled in the account settings.

Autoresponders

Added in version 3.5: Autoresponder can follow system settings.

The autoresponder is off by default. It can be set manually, or follow the system settings. Following system settings means that the long absence message entered on the Absence settings section is applied automatically.

Filter

Added in version 4.1.

Mail 4.1 includes a simple editor to configure filter rules.

Bemerkung

Importing existing filters is not supported. However, all existing filters will remain active and unchanged. We recommend backing up your current script through the Sieve script editor as a precaution.

How to Add a New Filter

1. Open your account settings.

2. Verify that Sieve is enabled for your account (see Sieve server settings).

3. Click on Filters.

4. Select New Filter to create a new rule.

How to Delete a Filter

1. Open your account settings.

2. Ensure that Sieve is enabled for your account (see Sieve server settings).

3. Click on Filters.

4. Hover over the filter you wish to delete, then click the trash icon.

Tests

Tests are applied to incoming emails on your mail server, targeting fields such as subject (the email's subject line), from (the sender), and to (the recipient). You can use the following operators to define conditions for these fields:

• is: An exact match. The field must be identical to the provided value.

• contains: A substring match. The field matches if the provided value is contained within it. For example, „report“ would match „port“.

• matches: A pattern match using wildcards. The „*“ symbol represents any number of characters (including none), while „?“ represents exactly one character. For example, „report“ would match „Business report 2024“.

Actions

Actions are triggered when the specified tests are true. The following actions are available:

• fileinto: Moves the message into a specified folder.

• addflag: Adds a flag to the message.

• stop: Halts the execution of the filter script. No further filters with will be processed after this action.

Follow-up reminders

Added in version 4.0.

The Mail app will automatically remind you when an outgoing email did not receive a response. Each sent email will be analyzed by an AI to check whether a reply is expected. After four days all relevant emails will be shown in your priority inbox.

When clicking on such an email a button will be shown to quickly follow up with all recipients. It is also possible to disable follow-up reminders for a sent email.

Bemerkung

Please note that the feature has to be enabled by the administrator.

Security

Phishing detection

Added in version 4.0.

The Mail app will check for potential phishing attempts and will display a warning to the user.

The checks are the following:

• The sender address saved in the addressbook is not the same as the one in the mail account

• The sender is using a custom email address that doesn’t match the from address

• The sent date is set in the future

• Links in the message body are not pointing to the displayed text

• The reply-to address is not the same as the sender address

Bemerkung

Please note that the warning does not mean that the message is a phishing attempt. It only means that the Mail app detected a potential phishing attempt.

Internal addresses

Added in version 4.0.

The Mail app allows adding internal addresses and domains, and will warn the user if the address is not in the list, when sending and upon receiving a message.

To add an internal address:

1. Open the mail settings

2. Navigate to Privacy and security section

3. Enable the internal addresses by ckicjin on the checkbox

4. Click the Add internal address button

5. Enter the address or domain and click Add