Gebruik van de Mail app

Notitie

De Mail app is standaard geïnstalleerd in Nextcloud Hub maar kan worden uitgeschakeld. Neem hiervoor contact op met de beheerder.

Beheer van het Mail-account

Wijzig indeling

Added in version 3.6.

1. Bezoek mailinstellingen

2. Kies tussen Lijst, Verticaal gesplitst en Horizontaal gesplitst

Berichten tonen / Werkingsmodus

Added in version 5.2.

Mail biedt de mogelijkheid te wisselen tussen twee verschillende opties om berichten te bekijken en behandelen: Als Draad en Singleton/apart

In Threaded modus worden berichten gegroepeerd op conversatie. Hierbij worden berichten die gerelateerd zijn, gestapeld getoond waarbij alleen het meest recente bericht zichtbaar is. De voorgaande berichten worden in een berichtenpaneel getoond als de gestapelde conversatie wordt geselecteerd. Dit is nuttig voor het volgen van discussies en het begrijpen van de context bij antwoorden. In deze modus worden acties als verplaatsen en verwijderen toegepast op de hele set berichten. Dit betekent dat het verwijderen van één bericht alle gerelateerde berichten verwijderd.

In Singleton modus worden alle berichten apart getoond in zowel de mailbox berichtenlijst als het berichtenpaneel. Acties als verplaatsen of verwijderen gebeuren enkel op het geselecteerde bericht. Deze modus is nuttig als berichten apart moeten worden beheerd zonder alle gerelateerde berichten te beïnvloeden.

1. Bezoek mailinstellingen

2. Kies tussen Threaded en Singleton

Voeg een nieuw mailaccount toe

1. Schakel mail in vanuit de apps

2. Klik op het mailicoon in de kop

3. Vul het loginformulier in (auto of handmatig)

Wijzig sorteervolgorde

Added in version 3.5.

1. Bezoek mailinstellingen

2. Ga naar Sorteren

3. Kies hier Oudste of Nieuwste mail eerst

Notitie

Deze wijziging zal worden uitgevoerd op alle accounts en mailboxen

Geplande berichten

1. Klik knop voor nieuw bericht, linksboven in het scherm

2. Klik het (…) actiemenu in de modale samensteller

3. Klik Verstuur later

Prioriteitsinbox

Prioriteitsinbox heeft 2 secties: Belangrijjk en “Overig*. Berichten worden automatisch als belangrijk gemarkeerd, gebaseerd op welke berichten handmatig als belangrijk zijn gemarkeerd of waarmee interactie is geweest, In het begin moet mogelijk handmatig het belang worden gewijzigd om het systeem te onderwijzen, maar dit wordt na verloop van tijd beter.

Alle inboxen

Alle berichten van alle ingelogde accounts worden hier chonologisch getoond.

Accountinstellingen

Accountinstellingen zoals:

1. Aliassen

2. Handtekening

3. Standaardmappen

4. Auto-antwoorder

5. Vertrouwde afzenders

6. ..en meer

Kan worden gevonden in het actiemenu van een mailaccount. Daar kunnen instellingen worden gewijzigd, toegevoegd of verwijderd alnaargelang gewenst is.

Verplaats berichten naar de Junk map

Added in version 3.4.

Mail kan een bericht gemarkeerd als ongewenst naar een andere map verplaatsen.

1. Bezoek accountinstellingen

2. Ga naar Standaardmappen

3. Controleer of een map is gekozen voor ongewenste berichten

4. Ga naar ongewenste-berichten instellingen

5. Klik Verplaats berichten naar Junk map

Zoek in mailbox

Added in version 2.1.

Bovenaan de lijst in elke mailindeling is een zoekveld-afkorting om emailonderwerpen te zoeken. Vanaf versie 3.7 staat deze snelkoppeling het toe om standaard op onderwerp, ontvanger of afzender te zoeken.

Geavanceerd zoeken in mailbox

Added in version 3.4.

Het geavanceerd zoeken kan worden gebruikt via een optie aan het eind van de zoek-snelkoppeling.

Schakel zoeken in mailtekst in

Added in version 3.5.

Zoeken in emailtekst is nu mogelijk. Dit is optioneel vanwege mogelijk performatie-implicaties.

Om in te schakelen:

1. Bezoek accountinstellingen

2. Ga naar Mailbox zoeken

3. Schakel zoeken in mailtekst in

Waarschuwing

Ga naar Mail instellingen om dit in te schakelen voor gecombineerde mailboxen

Door dit in te schakelen zal de algemene zoekoptie zoeken in zowel onderwerpen als mailtekst, en een aparte Body optie zal in de geavanceerde zoekoptie verschijnen.

Accountdelegatie

De app staat accountdelegatie toe zodat een gebruiker mail kan versturen vanaf het adres van een ander.

1. De delegatie moet door een admin worden geconfigureerd op de mailserver.

2. Voeg het andere emailadres toe als een alias van het eigen mailaccount

3. Kies de alias als afzender bij het versturen van een email

Waarschuwing

De verzonden mail is mogelijk niet zichtbaar in het originele account als die mail in de persoonlijk Verzonden mailbox staat.

Automatisch prullenbak legen

Added in version 3.4.

De Mail app kan berichten in de vuilnisbak na een aantal dagen automatisch verwijderen.

1. Bezoek accountinstellingen

2. Ga naar automatisch prullenbak legen

3. Voer het aantal dagen in waarna berichten automatisch moeten worden verwijderd

Schakel vuilnisbak tenetie uit door het veld leeg te laten of op 0 te zetten.

Notitie

Mails worden verwijderd als die naar de prullenbak werden verplaatst nadat automatisch verwijderen werd ingeschakeld.

Maak berichten

1. Klik Nieuw Bericht linksboven in het scherm

2. Begin het bericht te schrijven

Ontvangersinfo in het mailscherm

Added in version 4.2.

Bij toevoegen van de eerste ontvanger of contactpersoon in het Aan veld, wordt rechts de bewaarde informatie van dat contact getoond. Toevoegen van een tweede ontvanger laat deze info. Kies een contact om diens details te zien. Bij het enkel willen schrijven van een email, kan dit rechterscherm verborgen worden door uit ‘uitklap’-icoon rechtsboven aan te klikken. Om het scherm weer te tonen hoeft enkel op het minimaliseer-icoon op dezelfde plek te worden geklikt.

Noem contactpersonen

Added in version 4.2.

Contactpersonen kunnen in een bericht worden genoemd door een @ te tikken en dan het contact uit een lijst te kiezen. Hierdoor wordt het contact automatisch als ontvanger toegevoegd.

Notitie

Alleen contactpersonen met een geldig emailadres zullen worden voorgesteld.

Minimaliseer het berichtvenster

Added in version 3.2.

Het berichtvenster kan worden verkleind terwijl een bericht wordt geschreven, een bestaand concept wordt gewijzigd of bij het wijzigen van een bericht in de map te verzenden berichten. Klik hiervoor op de verkleinknop van het venster, of klik ergens buiten dat venster.

Een verkleind bericht kan hervat worden door ergens op de berichtindicator rechtsonder op het scherm te klikken.

Klik op de sluitknop van het venster, of op de indicator rechtonder in het scherm om het wijzigen van een bericht te stoppen. Een concept wordt dan automatisch in de conceptenmap opgeslagen.

Te verzenden-map

Als een bericht is geschreven en de Verzenden-knop is geklikt, dan wordt het bericht verplaatst naar de map Te Verzenden, die linksonder op de linkerzijbalk kan worden gevonden.

Datum en tijd voor het verzenden kan ingesteld worden voor verzending in de toekomst (zie :ref: Geplande berichten <mail-scheduled-messages>)- het bericht wordt in de Te Verzenden map vastgehouden tot het gekozen tijdstip wordt bereikt. Dan wordt het bericht meteen verstuurd.

De map Te Verzenden is alleen zichtbaar als er een bericht in staat om te worden verzonden.

Het berichtenvenster kan altijd heropend worden voor een bericht in de Te Verzenden-map voordat de verzendtijd is verstreken.

Notitie

Als een fout optreedt bij het verzenden, dan zijn drie foutmeldingen mogelijk:

Kon niet naar “Verzonden” map kopiëren

De email was verzonden maar kon niet naar de map “Verzonden” worden verplaatst. De fout zal worden afgehandeld door de Te Verzenden-map en het verplaatsen wordt opnieuw geprobeerd.

Mailserver-fout

Het versturen is niet gelukt, met een status die opnieuw kan worden geprobeerd (b.v. de SMTP server kon niet worden bereikt). De Te Verzenden-map zal het versturen opnieuw proberen.

Bericht kon niet worden verstuurd

Versturen is al dan niet fout gegaan. De mailserver kan niet laten weten wat de status van het bericht is. Omdat de Mail app niet kan bepalen wat er gebeurd is (bericht wel of niet verstuurd), zal het bericht in de Te Verzenden-map blijven en de gebruiker moet bepalen hoe verder te gaan.

Mailbox-acties

Voeg een mailbox toe

1. Open het actiemenu van een account

2. Klik voeg mailbox toe

Voeg een submailbox toe

1. Open het actiemenu van een mailbox

2. Klik voeg submailbox toe

Gedeelde mailbox

Als een mailbox werd gedeeld met specifieke rechten, zal die mailbox worden getoond als een nieuwe mailbox met een gedeeld-icoon als hieronder:

Envelop-acties

Creëer een gebeurtenis

Creëer een gebeurtenis voor een bepaald bericht/serie berichten direct via de Mail app

1. Open actiemenu van een envelop

2. Klik Meer acties

3. Klik Creëer gebeurtenis

Notitie

Gebeurtenistitel en een agenda worden aangemaakt als de beheerder dit heeft ingeschakeld.

Creëer een taak

Added in version 3.2.

Creëer een taak voor een bepaald bericht/serie berichten direct via de Mail app

1. Open actiemenu van een envelop

2. Klik meer acties

3. Klik creëer taak

Notitie

Taken worden opgeslagen in ondersteunde agenda’s. Als er geen compatibele agenda is kan een nieuwe worden aangemaakt met de agenda app.

Wijzig labels

1. Open actiemenu van een envelop

2. Klik Wijzig labels

3. Schakel labels in of uit in het labels-scherm

Wijzig kleur voor labels

Added in version 3.5.

Bij aanmaak van een label wordt een willekeurige kleurig automatisch gekozen. Als een label is opgeslagen kan de kleur worden aangepast naar eigen voorkeur. Deze optie kan worden gevonde in het Label actiemenu.

Verwijder labels

Added in version 3.5.

Nu kunnen eerder gemaakte labels worden verwijderd. Om deze optie te gebruiken:

1. Open het actiemenu van een envelop of serie berichten.

2. Kies Wijzig labels.

3. Open het actiemenu voor het te verwijderen label binnen het label invoerscherm.

Notitie

Let op: standaardlabels als Werk, Te doen, Persoonlijk en Later kunnen niet worden verwijderd, enkel hernoemd.

AI samenvatting

Added in version 4.2.

Bij het bekijken van de mailbox zal een korte AI-samenvatting van de emails verschijnen als voorbeschouwing.

Notitie

Let op: deze optie moet door de beheerder worden aangezet.

Bericht-acties

Verlaat mailinglijst

Added in version 3.1.

Sommige mailinglijsten en nieuwsbrieven staan het toe om eenvoudig uit te schrijven. Als de Mail app zulke emails ontdekt dan zal een Uitschrijven knop verschijnen naast de afzenderinformatie. Klik en bevesting om van de lijst uit te schrijven.

Sluimer

Added in version 3.4.

Een bericht of serie berichten laten sluimeren verplaatst dit naar een aparte mailbox totdat de gekozen sluimerdatum is bereikt. Daarna wordt het bericht/de serie weer teruggezet naar de oorspronkelijke mailbox.

1. Open actiemenu van een envelop of serie.

2. Klik Sluimer

3. Kies hoe lang het bericht of de serie moet sluimeren

Slimme antwoorden

Added in version 3.6.

Als een bericht in de Mail app wordt geopend, zal dat AI-gegenereerde antwoorden voorstellen. Door op een voorgesteld antwoord te klikken zal de editor vooruit gevuld worden met dit antwoord.

Notitie

Let op: deze optie moet door de beheerder worden aangezet.

Notitie

Ondersteunde talen hangen af van het gebruikte LLM (Large Language Model)

Mailvertaling

Added in version 4.2.

Berichten kunnen naar geconfigureerde talen worden vertaald, net als bij Talk

Notitie

Let op: vertaal-services moeten op de server geactiveerd worden

Serie-samenvatting

De Mail app ondersteund het samenvatten van berichtseries die 3 of meer berichten bevatten.

Added in version 3.4.

Notitie

Let op: deze optie moet door de beheerder worden aangezet.

Notitie

Houd er rekening mee dat deze functie alleen goed werkt met integration_openai. Lokale LLM’s hebben te lang nodig om te reageren en het samenvattende verzoek zal waarschijnlijk een time-out krijgen en nog steeds een aanzienlijke systeembelasting veroorzaken.

Filteren en automatisch antwoorden

De Mail app heeft een editor voor Sieve scripts, een interface om automatische antwoorden te configureren en een interface om filters in te stellen. Sieve moet in de accountinstellingen worden aangezet.

Automatische antwoorden

Added in version 3.5: Automatische antwoorden kunnen systeeminstellingen volgen

Standaard staat automatisch antwoorden uit. Dit kan handmatig of via systeeminstellingen worden ingesteld. De volgende systeeminstellingen betekent dat de lange afwezigheidsmelding, ingevoerd in de Afezigheidsinstallingen-sectie, automatisch wordt toegepast,

Filter

Added in version 4.1.

Mail 4.1 bevat een eenvoudige editor om filterregels te configureren.

Notitie

Import van bestaande filters wordt niet ondersteund. Echter, alle bestaande filters blijven actief en onveranderd. Advies: back up het bestaande script via de Sieve script editor, als beveiliging.

Hoe een nieuw filter toe te voegen

1. Open de accountinstellingen

2. Controleer of Sieve is ingeschakeld voor dit account (zie Sieve Server instellingen).

3. Kllik op Filters.

4. Kies Nieuw Filter om een niewe regel te maken.

Hoe een filter te verwijderen

1. Open de accountinstellingen

2. Controleer dat Sieve is ingeschakeld voor dit account (zie Sieve Server instellingen).

3. Kllik op Filters.

4. Houd de muiscursor over het te verwijderen filter, klik dan op het vuilnisbak-icoon.

Voorwaarden

Voorwaarden worden toegepast op inkomende emails en hebben betrekking op Onderwerp, Afzender en Ontvanger. De volgende operatoren kunnen voor deze vleden worden gebruikt om condities te definiëren:

• is precies: een exacte match. Het veld moet gelijk zijn aan de doorgegeven waarde.

• bevat: een match op onderdeel. De voorwaarde is geldig als de doorgegeven waarde ergens in het veld staat. Bijvoorbeeld “port” is geldig bij de waarde “rapport”.

• overeenkomst: Een patroongelijkheid met wildcards. Het “*” symbool representeert een willekeurig aantal tekens (inclusief geen), terwijl “?” precies één teken representeert. Bijvoorbeeld, “rapport” komt overeen met “Bedrijfsrapport 2024”.

Acties

Acties worden gestart als de opgegeven tests waar zijn. De volgende acties zijn beschikbaar:

• fileNaar: Verplaatst het bericht naar een opgegeven map.

• voegvlagtoe: Voegt een vlag/kenmerk aan het bericht toe.

• stop: Stop de uitvoering van het filterscript. Verdere filters worden niet uitgevoerd na deze actie.

Creëer een filter vanuit een bericht

Added in version 5.2.

Om vanuit een gegeven bericht een filter te maken: open het bericht en klik op het menu (de drie puntjes). Klik dan op “Meer acties” gevolgd door “Maak mail filter”.

Kies in het dialoogvenster de voorwaarden om inkomende berichten te selecteren en klik dan op “Maak mail filter”.

Opvolgherinneringen

Added in version 4.0.

De Mail app kan automatisch herinneringen genereren als een uitgaande mail geen antwoord heeft gekregen. Elke uitgaande mail wordt door een AI gecontroleerd of een antwoord verwacht wordt. Na vier dagen worden alle relevante mails in de voorrangs-inbox getoond.

Een klik op zo’n email toont een knop voor een snelle opvolging naar alle ontvangers. het is ook mogelijk opvolgherinneringen voor een verstuurde email uit te schakelen.

Notitie

Let op: deze mogelijkheid moet door de admininstrator worden ingeschakeld.

Beveiliging

Phishing-detectie

Added in version 4.0.

De Mail app controleert op mogelijke phishing-pogingen en zal een waarschuwing aan de gebruiker tonen.

De controles zijn de volgende:

• Het afzenderadres in het adresboek is niet gelijk aan het adres in het mail-account

• De afzender gebruikt een bijzonder emailadres dat niet gelijk is aaan het van-adres,

• De verzenddatum ligt in de toekomst

• Links in de berichttekst wijzen niet naar de getoonde tekst

• Het antwoord-aan adres is niet gelijk aan het afzenderadres

Notitie

Let op: de waarschuwing betekent niet dat het bericht een phishing-poging is. Het betekent enkel dat de Mail app een mogelijke phishing-posing heeft ontdekt.

Interne adressen

Added in version 4.0.

De Mail app laat het toe interne adressen en domeinen toe te voegen, en waarschuwt de gebruiker als het adres niet in de lijst staat, bij het verzenden en ontvangen van een bericht.

Om een intern adres toe te voegen:

1. Open de mail-instellingen

2. Navigeer naar Privacy en beveilligings-sectie

3. Schakel interne adressen in door op de aanvinkbox te kliken

4. Klik op de Voeg intern adres toe-knop

5. Voer het adres of domein in en klik op Toevoegen