Usar la aplicación Calendario

Nota

La aplicación Calendario viene instalada con Nextcloud Hub por defecto, pero puede ser desactivada. Por favor, pregunte a su Administrador por ello.

La aplicación Calendario de Nextcloud funciona con otras aplicaciones de calendarios con la que puede sincronizar sus calendarios y eventos de Nextcloud.

Cuando acceda por primera vez a la aplicación Calendario, un calendario inicial por defecto será creado para usted.

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Administrar sus calendarios

Crear un nuevo calendario

Si planea crear un nuevo calendario sin transferir previamente datos de su antiguo calendario, debería crear un nuevo calendario.

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  1. Pulse + Nuevo calendario en la barra lateral izquierda.

  2. Escriba el nombre para su nuevo calendario, por ejemplo «Trabajo», «Casa» o «Planificación de marketing».

  3. Tras de pulsar el botón, su nuevo calendario se crea y se puede sincronizar entre sus dispositivos, añadir nuevos eventos y compartir con sus amigos y colegas.

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Importar un calendario

Si quiere transferir su calendario y sus respectivos eventos a su instancia de Nextcloud, importarlo es la mejor manera de hacerlo.

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  1. Pulse el icono de ajustes llamado Ajustes & importar en la esquina inferior izquierda.

  2. Después de hacer clic en + Importar Calendario, puede seleccionar uno o más archivos de calendario de su dispositivo para subirlos.

  3. La subida puede llevar un tiempo, y depende de lo grande que grande sea el calendario a importar.

Nota

La aplicación Calendario de Nextcloud solo soporta archivos compatibles con iCalendar .ics, definido en RFC 5545.

Editar, Exportar o Eliminar un Calendario

En ocasiones puede que quiera cambiar el color o el nombre de un calendario importado o creado previamente. También puede que quiera exportarlo a su disco duro local o borrarlo para siempre.

Nota

Por favor, tenga en cuenta que borrar un calendario es una acción irreversible. Una vez borrado, no hay manera de restaurar el calendario a no ser que usted posea una copia de seguridad local.

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  1. Pulse el menú de tres puntos del calendario correspondiente.

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  1. Pulse Editar nombre, Editar color, Exportar o Eliminar.

Compartir calendarios

Puede que quiera compartir su calendario con otros usuarios o grupos. Los calendarios pueden ser compartidos con permisos de escritura o solo de lectura. Cuando comparta un calendario con permiso de escritura, los usuarios con los que se comparta podrán crear nuevos eventos en el calendario, además de editar y eliminar los eventos existentes.

Nota

Los calendarios compartidos no pueden ser aceptados ni rechazados. Si desea dejar de tener un calendario que alguien ha compartido con usted, puede pulsar el menú de los 3 puntos al lado del calendario en la lista de calendarios y pulsar en «Dejar de compartir conmigo». Los calendarios compartidos con un grupo no pueden ser dejar de ser compartidos por cada individuo.

Publicar un calendario

Los calendarios pueden ser publicados mediante un enlace público para hacerlos visibles (en modo solo lectura) a usuarios externos. Puede crear un enlace público a través del menú de compartir para un calendario y pulsando « + » al lado de « Compartir enlace ». Cuando lo haya creado, puede copiar el enlace público a su portapapeles o enviarlo por correo.

También hay un « código de inserción » que genera un iframe HTML para insertar su calendario en páginas públicas.

Se pueden compartir múltiples calendarios juntos, añadiendo su identificador único al final de un enlace de incrustación. Los identificadores individuales se pueden encontrar al final de cada enlace público a un calendario. La dirección completa se parecerá a https://cloud.example.com/index.php/apps/calendar/embed/<token1>-<token2>-<token3>

Para cambiar la vista por defecto de un calendario incrustado, tiene que utilizar una URL que se parece a https://cloud.example.com/index.php/apps/calendar/embed/<token>/<view>/<date>. En esta URL tendrá que sustituir las variables siguientes:

  • <token> por el token del calendario,

  • <view> con una de las siguientes opciones: dayGridMonth (mes en tabla por días), timeGridWeek (semana en tabla por horas), timeGridDay (día en tabla por horas), listMonth (mes en lista), listWeek (semana en lista), listDay (día en lista). La vista por defecto es dayGridMonth, y la lista que se utiliza normalmente es listMonth,

  • <date> con now (ahora) o cualquier fecha con el siguiente formato <year>-<month>-<day> (por ejemplo, 2019-12-28).

En la página pública, los usuarios pueden obtener el enlace para subscribirse al calendario y exportar el calendario completo directamente.

Suscribirse a un calendario

Usted puede suscribirse a calendarios iCal directamente desde su Nextcloud. Al soportar el estándar interoperable (RFC 5545) hemos hecho el calendario de Nextcloud compatible con Google Calendar, Apple iCloud y muchos otros servidores de calendario con los que puedes intercambiar calendarios, incluyendo enlaces de suscripción a calendarios publicados en otras instancias Nextcloud, como se describe anteriormente.

  1. Pulse + Nueva suscripción en la barra lateral izquierda.

  2. Escriba o pegue el enlace del calendario compartido al que se quiere suscribir.

Completado. Los calendarios a los que se suscriba se actualizarán regularmente.

Nota

Las suscripciones se refrescan cada semana por defecto. Su administrador puede haber cambiado este ajuste.

Administrar eventos

Crear un nuevo evento

Los eventos pueden ser creados con un clic en el área donde está programado. En la vista de día y semana del calendario puede clicar y arrastrar sobre el área temporal en la que se realizará el evento.

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La vista mensual requiere solo un clic en el área del día correspondiente.

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A continuación, puede escribir el nombre del evento (por ejemplo Reunión con Lucas), elegir el calendario al que corresponde (Personal, Trabajo), comprobar y modificar la franja horaria o marcar el evento como que dura todo el día. Opcionalmente, puede especificar una ubicación y/o descripción.

Si quiere editar aspectos avanzados como los Asistentes o Recordatorios, o configurar el evento como repetitivo, pulse el botón Más para abrir el editor avanzado en un lateral.

Nota

Si prefiere que se abra directamente el editor avanzado en la barra lateral en lugar de la ventana emergente con el editor sencillo, puede desmarcar la casilla de configuración Activar editor simplificado en la sección Ajustes & importar de la aplicación.

Al hacer clic en el botón azul de Guardar, se creará el evento.

Editar o eliminar un evento

Si quiere editar o eliminar un evento concreto, simplemente tiene que pulsarlo. A continuación podrá cambiar todos los detalles del evento y abrir el editor avanzado de la barra lateral pulsando Más.

Al pulsar el botón Actualizar se guardarán los cambios realizados al evento. Para cancelar estos cambios, pulse el botón de cierre en la esquina superior derecha de la ventana emergente o la barra lateral.

Si abre la vista de la barra lateral y pulsa el menú de los tres puntos al lado del nombre del evento, verá opciones para exportar el evento a un archivo .ics o borrar el evento de su calendario.

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Truco

Si elimina eventos, éstos irán a su papelera. Desde allí puede restaurar eventos eliminados accidentalmente.

Invitar a asistentes a un evento

Es posible añadir asistentes a un evento y notificarles directamente. Recibirán una invitación por correo electrónico en la que podrán confirmar o cancelar su invitación al evento. Los asistentes pueden ser otros usuarios en su instancia de Nextcloud, contactos de su agenda y direcciones de correo electrónico. También es posible ajustar manualmente el nivel de participación de cada asistente, o deshabilitar la confirmación por correo para asistentes concretos.

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Truco

Al añadir a otros usuarios de Nextcloud como asistentes a un evento, es posible consultar, si estuviera disponible, si están libres u ocupados, ayudándole a determinar el mejor horario para su evento. Para indicar a los demás cuándo está disponible, puede ajustar sus horas de trabajo. Solo los usuarios de su instancia de Nextcloud podrán consultar si está libre u ocupado.

Atención

Únicamente el propietario del calendario puede enviar invitaciones. los usuarios con los que se ha compartido no pueden hacerlo, incluso aunque puedan modificar el calendario en el cual está el evento.

Atención

El administrador del servidor debe configurar el servidor de correo electrónico en la pestaña Ajustes básicos, puesto que este correo será utilizado para enviar invitaciones.

Asignar salas y recursos a un evento

De forma similar a los asistentes, usted puede añadir salas y recursos a sus eventos. El sistema se encargará de que cada sala y recurso quede reservada sin conflicto. La primera vez que un usuario añada una sala o recurso a un evento, se mostrará como aceptada. Cualquier otro evento que se solape mostrará la sala o el evento como rechazado.

Nota

Las salas y los recursos no son gestionados por Nextcloud y la aplicación Calendario no le permitirá añadir o modificar un recurso. Su administrador debe instalar y posiblemente configurar los gestores de recursos antes de que usted pueda utilizarlos como usuario.

Configurar recordatorios

Puede configurar recordatorios para recibir una notificación antes de que empiece un evento. Actualmente están disponibles los siguientes métodos de notificación:

  • Notificación por correo electrónico

  • Notificación a través de Nextcloud

Los recordatorios se pueden configurar con un intervalo de tiempo relativo al evento o en una fecha específica.

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Nota

Solo el propietario del calendario y los usuarios con los que se ha compartido el calendario con permisos de escritura recibirán notificaciones. Si no está recibiendo notificaciones pero cree que debería, es posible que su administrador haya desactivado esta característica en su servidor.

Nota

Si usted sincroniza su calendario con dispositivos móviles u otros clientes de terceros, pueden aparecerle notificaciones ahí también.

Añadir eventos recurrentes

Un evento se puede marcar como «recurrente», de manera que puede repetirse cada día, semana, mes o año. Existen reglas configurables para marcar el día de la semana en el que sucede el evento y reglas más complejas, como «el cuarto miércoles de cada mes».

También puede marcar una fecha límite para las repeticiones de evento.

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Papelera

Si elimina eventos, tareas o un calendario en Calendario, sus datos no están perdidos para siempre. Estos elementos son acumulados en una papelera. Esto le ofrece una oportunidad de deshacer la eliminación. Después de un período de tiempo que por defecto dura 30 días (su administrador puede haber cambiado este ajuste), estos elementos serán eliminados permanentemente. También puede eliminar elementos permanentemente en cualquier momento, si así lo desea.

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El botón Vaciar papelera eliminará todos los contenidos de la papelera en un solo paso.

Truco

La papelera solo está disponible en la aplicación Calendario. Cualquier aplicación conectada, por ejemplo de escritorio o de móvil, no podrá ver los contenidos de la papelera. Sin embargo, aquellos eventos, tareas y calendarios que elimine desde otras aplicaciones conectadas también acabarán en la papelera.

Responder a invitaciones

Puede responder directamente a invitaciones desde la aplicación. Pulse en un evento y seleccione su estado de participación. Puede responder a una invitación aceptándola, rechazándola o aceptándola tentativamente.

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También puede responder a una invitación desde la barra lateral.

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Disponibilidad (Horario Laboral)

Su disponibilidad general, independientemente de los eventos que tenga programados, puede ser configurada en los ajustes de groupware de Nextcloud. Estos ajustes se verán reflejados en la vista disponible-ocupado cuando programe una reunión con otras personas en Calendario. Algunos clientes conectados como Thunderbird también mostrarán estos datos.

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Calendario de cumpleaños

El calendario de cumpleaños es un calendario generado automáticamente, que compila los cumpleaños de los contactos en su agenda. La única manera de editar este calendario es indicar la fecha de cumpleaños de sus contactos. No es posible realizar cambios a este calendario desde la aplicación calendario.

Nota

Si no le aparece el calendario de cumpleaños, es posible que su administrador lo haya deshabilitado para su servidor.

Citas

A partir de la versión 3 de Calendario, la aplicación puede generar huecos para citas, que otros usuarios pueden reservar, incluso aunque no tengan cuenta de Nextcloud. Las citas ofrecen un control granular sobre cuándo estará disponible para reunirse. Esto puede eliminar la necesidad de intercambiar correos para acordar un día y hora.

En esta sección usaremos el término organizador para la persona propietaria del calendario que configura los huecos de citas. El asistente es la persona que reserva uno de estos huecos.

Crear una configuración de citas

Como organizador de citas, acceda a través de la interfaz web de Calendario. En la barra lateral izquierda encontrará una sección de citas, donde puede abrir un diálogo para crear una nueva.

Un dato básico de cada cita es un título que describa la cita, por ejemplo «Individual» para ofrecer llamadas personales a compañeros. La duración de la cita puede ser configurada de una lista de valores predefinidos. A continuación, puede indicar el incremento que desee. El incremento es la distancia entre huecos disponibles. Por ejemplo, podría crear huecos de una hora de duración, pero tenerlos disponibles en incrementos de media hora, de tal modo que un asistente podría elegir las 9:00 o las 9:30. Opcionalmente, se puede indicar la ubicación y una descripción para complementar la información que recibe el asistente.

Cada cita reservada será añadida a uno de sus calendarios, y usted puede escoger en cuál. Solo se mostrarán como disponibles aquellos huecos que no entren en conflicto con otros eventos en sus calendarios.

Las citas pueden ser públicas o privadas. Las citas públicas son visibles en la página de perfil del usuario de Nextcloud. Las citas privadas solo serán visibles a las personas que reciban la URL secreta.

El organizador de una cita puede especificar los días y horas de la semana en los que es posible reservar un hueco. Se puede marcar como disponible las horas de trabajo, pero también cualquier otro horario personalizado.

Algunas citas pueden requerir un tiempo de preparación, por ejemplo para un desplazamiento. El organizador puede elegir una franja de tiempo que debe estar libre. Solo se mostrarán aquellos huecos que no entren en conflicto con otros eventos, incluyendo el tiempo de preparación. Además, existe la opción de especificar una franja de tiempo que debe estar libre después de cada cita.

Para evitar que un asistente reserve una cita con poco tiempo de antelación, se puede configurar un mínimo de tiempo con el que se puede reservar un hueco.

Se puede ajustar el número de huecos al día para limitar cuántas citas se pueden reservar en un mismo día.

La cita configurada aparecerá en una lista en la barra lateral izquierda. Puede copiar el enlace correspondiente para compartirlo con los posibles asistentes, o dejar que lo encuentren a través de su página de perfil, en el caso de citas públicas.

Reservar una cita

La página de reserva muestra a los asistentes el título, ubicación, descripción y duración de una cita. Al seleccionar un día concreto se mostrará una lista con las posibles horas de inicio. Si se seleccionan días donde no haya huecos disponibles o en los que se haya alcanzado el límite de reservas, la lista puede estar vacía.

Los usuarios que reservan una cita deben introducir un nombre y dirección de correo electrónico. También pueden introducir un comentario opcional.

Para verificar que el correo electrónico es válido, se les enviará un correo electrónico de confirmación. Solo después de abrir el enlace de confirmación que contiene dicho correo se reservará la cita. Hasta entonces, el hueco de la cita quedará disponible y otro usuario podría reservarlo. El sistema detectará el conflicto y ofrecerá otros horarios disponibles.

Gestionar la cita reservada

Una vez se haya completado la reserva, el organizador podrá ver el evento en el calendario con los detalles de la cita y el asistente. Como con cualquier otro evento con asistentes, cualquier cambio o cancelación generará una notificación que se envía al asistente por correo electrónico.

Si los asistentes desean cancelar la cita, tienen que ponerse en contacto con el organizador, para que el organizador cancele o incluso elimine el evento.