Utilizzo dell’app Mail

Nota

L’app Mail è installata di default con Nextcloud Hub, ma può essere disabilitata. Chiedi al tuo amministratore.

Gestire il tuo account di posta

Switch layout

Added in version 3.6.

1. Visit mail settings

2. Choose between List, Vertical split and Horizontal split

Aggiungi un nuovo account di posta

1. Abilita l’app di posta dalle app

2. Fare clic sull’icona della posta nell’intestazione

3. Compila il modulo di login (automatico o manuale)

Change sort order

Added in version 3.5.

1. Visit mail settings

2. Go to Sorting

3. You can choose Oldest or Newest mail first

Nota

This change will apply across all your accounts and mailboxes

Messaggi programmati

1. Fai clic sul pulsante Nuovo messaggio in alto a sinistra dello schermo

2. Fare clic sul menu azione (…) nel compositore modale

3. Fai clic su Invia più tardi

Posta prioritaria in arrivo

La posta in arrivo prioritaria ha 2 sezioni Importante e Altro. I messaggi verranno automaticamente contrassegnati come importanti in base ai messaggi con cui hai interagito o contrassegnati come importanti. All’inizio potresti dover modificare manualmente l’importanza per insegnare al sistema, ma migliorerà nel tempo.

Tutte le caselle di posta

Qui verranno visualizzati in ordine cronologico tutti i messaggi provenienti da tutti gli account con cui hai effettuato l’accesso.

Impostazioni dell’account

Le impostazioni del tuo account, ad esempio:

1. Alias

2. Firma

3. Cartelle predefinite

4. Risponditore automatico

5. Mittenti attendibili

6. ..e altro ancora

Si trova nel menu azioni di un account di posta. Lì puoi modificare, aggiungere o rimuovere impostazioni a seconda delle tue esigenze.

Sposta i messaggi nella cartella Posta indesiderata

Added in version 3.4.

Mail può spostare un messaggio in una cartella diversa quando è contrassegnato come posta indesiderata.

1. Visita Impostazioni account

2. Vai alle cartelle predefinite

3. Controllare che sia selezionata una cartella per i messaggi indesiderati

4. Vai alle impostazioni della posta indesiderata

5. Fai clic su Sposta i messaggi nella cartella Posta indesiderata

   

Search in mailbox

Added in version 2.1.

At the top of the envelope list in any mail layout, there is a search field shortcut for searching email subjects. Starting from version 3.7, this shortcut allows you to search by subject, recipient (to), or sender (from) by default.

Advance search in mailbox

Added in version 3.4.

You can access our advanced search feature through a modal located at the end of the search shortcut.

Enable mail body search

Added in version 3.5.

Mail bodies can now be searched, this feature is opt-in because of potential performance issues.

To enable it:

1. Visita Impostazioni account

2. Go to Mailbox search

3. Enable mail body search

Avvertimento

If you want to also enable it for unified mailboxes you have to do so in Mail settings

By enabling it the main search box will now search in both subjects and mail bodies, and a separate Body option will appear in advanced search.

Delega dell’account

L’app consente la delega dell’account, in modo che un utente possa inviare e-mail dall’indirizzo di un altro utente.

1. La delega deve essere configurata sul server di posta da un amministratore

2. Aggiungi l’altro indirizzo email come alias per il tuo account email

3. Quando si invia un’e-mail, selezionare l’alias come mittente

Avvertimento

L’email inviata potrebbe non essere visibile all’account originale se è archiviata nella casella di posta personale Inviata.

Cancellazione automatica del cestino

Added in version 3.4.

L’app Mail può eliminare automaticamente i messaggi nella cartella Cestino dopo un certo numero di giorni.

1. Visita Impostazioni account

2. Vai a Eliminazione automatica cestino

3. Inserisci il numero di giorni dopo i quali i messaggi devono essere eliminati

Disattiva la conservazione del cestino lasciando il campo vuoto o impostandolo su 0.

Nota

Verranno elaborate solo le email eliminate dopo aver abilitato la conservazione nel cestino.

Comporre messaggi

1. Fai clic su nuovo messaggio in alto a sinistra dello schermo

2. Inizia a scrivere il tuo messaggio

Recipient info on composer

Added in version 4.2.

When you add your first recipient or contact in the «To» field, a right pane will appear displaying the saved profile details of that contact. Adding a second contact will collapse the list, allowing you to select and expand any contact you added to view their details. If you prefer to focus solely on writing in the composer, you can hide the right pane by clicking the expand icon in the top-right corner. To show the right pane again, simply click the minimize icon in the same location.

Mention contacts

Added in version 4.2.

You can mention contacts in your message by typing @ and then selecting the contact from the list. By doing so the contact will be automatically added as a recipient.

Nota

Only contacts with a valid email address will be suggested.

Minimizzare la modale del compositore

Added in version 3.2.

La modalità di composizione può essere ridotta a icona mentre si scrive un nuovo messaggio, si modifica una bozza esistente o si modifica un messaggio dalla posta in uscita. Basta fare clic sul pulsante riduci a icona in alto a destra della finestra modale o fare clic in qualsiasi punto al di fuori della finestra modale.

Puoi riprendere la lettura del messaggio ridotto a icona cliccando in un punto qualsiasi dell’indicatore in basso a destra dello schermo.

Premi il pulsante di chiusura sulla finestra modale o l’indicatore nell’angolo in basso a destra per interrompere la modifica di un messaggio. Una bozza verrà salvata automaticamente nella tua casella di posta delle bozze.

Outbox

When a message has been composed and the «Send» button was clicked, the message is added to the outbox which can be found in the bottom left corner of the left sidebar.

You can also set the date and time for the send operation to a point in the future (see Scheduled messages)- the message will be kept in the outbox until your chosen date and time arrives, then it will be sent automatically.

The outbox is only visible when there is a message waiting to be handled by the outbox.

You can re- open the composer for a message in the outbox any time before the «send»- operation is triggered.

Nota

When an error occurs during sending, three error messages are possible:

Could not copy to «Sent» mailbox

The mail was sent but couldn’t be copied to the «Sent» mailbox. This error will be handled by the outbox and the copy operation will be tried again.

Mail server error

Sending was unsuccessful with a state than can be retried (ex: the SMTP server couldn’t be reached). The outbox will retry sending the message.

Message could not be sent

Sending might or might not have failed. The mail server can’t tell us the state of the message. Since the Mail app has no way to determine the state of the message (sent or unsent) the message will stay in the outbox and the account user has to decide how to proceed.

Azioni della casella di posta

Aggiungi una casella di posta

1. Aprire il menu azioni di un account

2. Fare clic su aggiungi casella di posta

Aggiungere una sottocasella di posta

1. Aprire il menu azioni di una casella di posta

2. Fare clic su aggiungi sottocasella di posta

Casella di posta condivisa

Se una casella di posta è stata condivisa con te con alcuni diritti specifici, quella casella di posta verrà visualizzata come una nuova casella di posta con un’icona condivisa come di seguito:

Azioni di posta

Crea un evento

Create an event for a certain message/thread directly via mail app

1. Apri il menu delle azioni di una posta

2. Click More actions

3. Click Create event

Nota

Event title and an agenda is created for you if the administrator has enabled it.

Creare un attività

Added in version 3.2.

Create an task for a certain message/thread directly via mail app

1. Apri il menu delle azioni di una posta

2. Click more actions

3. Click create task

Nota

Le attività sono archiviate in calendari supportati. Se non c’è un calendario compatibile, puoi crearne uno nuovo con l’app :rif:`calendar<calendar-app>`.

Modifica i tag

1. Apri il menu delle azioni di una posta

2. Fai clic su Modifica tag

3. Nei tag modali, imposta/annulla i tag

Change color for tags

Added in version 3.5.

Upon creating a tag, a randomly assigned color is automatically chosen. Once the tag is saved, you have the flexibility to customize its color according to your preferences. This feature can be found on the Tag modal action menu.

Delete tags

Added in version 3.5.

You now have the ability to delete tags that you have previously created. To access this feature:

1. Open the action menu of an envelope/thread.

2. Select Edit tags.

3. Within the tags modal, open the action menu for the specific tag you wish to delete.

Nota

Please note that default tags such as Work, To do, Personal, and Later cannot be deleted, they can only be renamed.

Azioni del messaggio

Annullare l’iscrizione a una mailing list

Added in version 3.1.

Alcune mailing list e newsletter consentono di annullare facilmente l’iscrizione. Se l’app Mail rileva messaggi da un mittente del genere, mostrerà un pulsante Annulla iscrizione accanto alle informazioni del mittente. Fai clic e conferma per annullare l’iscrizione alla lista.

Posticipare

Added in version 3.4.

Quando si posticipa un messaggio o una discussione, questa viene spostata in una casella di posta dedicata finché non viene raggiunta la data di posticipo selezionata, dopodiché il messaggio o la discussione viene spostata nuovamente nella casella di posta originale.

1. Apri il menu delle azioni di una posta o di un thread

2. Fai clic su Posponi

3. Seleziona per quanto tempo il messaggio o il thread devono essere posticipati

Smart replies

Added in version 3.6.

When you open a message in the Mail app, it proposes AI-generated replies. By simply clicking on a suggested reply, the composer opens with the response pre-filled.

Nota

Please note that the feature has to be enabled by the administrator

Nota

Supported languages depend on the used large language model

Thread summary

The mail app supports summarizing message threads that contain 3 or more messages.

Added in version 3.4.

Nota

Please note that the feature has to be enabled by the administrator

Nota

Please note that this feature only works well with integration_openai. Local LLMs take too long to respond and the summary request is likely to time out and still create significant system load.

Filtering and autoresponder

The Mail app has a simple editor for Sieve scripts and an interface to configure autoresponders. Sieve has to be enabled in the account settings.

Autoresponders

Added in version 3.5: Autoresponder can follow system settings.

The autoresponder is off by default. It can be set manually, or follow the system settings. Following system settings means that the long absence message entered on the Absence settings section is applied automatically.

Follow-up reminders

Added in version 4.0.

The Mail app will automatically remind you when an outgoing email did not receive a response. Each sent email will be analyzed by an AI to check whether a reply is expected. After four days all relevant emails will be shown in your priority inbox.

When clicking on such an email a button will be shown to quickly follow up with all recipients. It is also possible to disable follow-up reminders for a sent email.

Nota

Please note that the feature has to be enabled by the administrator.

Security

Phishing detection

Added in version 4.0.

The Mail app will check for potential phishing attempts and will display a warning to the user.

The checks are the following:

• The sender address saved in the addressbook is not the same as the one in the mail account

• The sender is using a custom email address that doesn’t match the from address

• The sent date is set in the future

• Links in the message body are not pointing to the displayed text

• The reply-to address is not the same as the sender address

Nota

Please note that the warning does not mean that the message is a phishing attempt. It only means that the Mail app detected a potential phishing attempt.

Internal addresses

Added in version 4.0.

The Mail app allows adding internal addresses and domains, and will warn the user if the address is not in the list, when sending and upon receiving a message.

To add an internal address:

1. Open the mail settings

2. Navigate to Privacy and security section

3. Enable the internal addresses by ckicjin on the checkbox

4. Click the Add internal address button

5. Enter the address or domain and click Add