Utilizzo dell’app Mail

Nota

L’app Mail è installata di default con Nextcloud Hub, ma può essere disabilitata. Chiedi al tuo amministratore.

Gestire il tuo account di posta

Cambiare layout

Added in version 3.6.

1. Visita le impostazioni di posta

2. Scegli tra Elenco, Divisione verticale e Divisione orizzontale

Visualizzazione dei messaggi / Modalità operativa

Added in version 5.2.

Mail consente di passare da una modalità di visualizzazione dei messaggi all’altra: Threaded e Singleton.

In modalità Threaded, i messaggi sono raggruppati per conversazione. Nell’elenco dei messaggi della casella di posta, i messaggi correlati vengono raggruppati in modo da visualizzare solo il messaggio più recente, mentre tutti i messaggi correlati vengono visualizzati nel pannello di visualizzazione dei messaggi dopo aver selezionato il messaggio raggruppato. Questa funzionalità è utile per seguire le discussioni e comprendere il contesto delle risposte. In questa modalità, le operazioni sui messaggi come lo spostamento e l’eliminazione si applicano all’intero thread, il che significa che quando si sposta o si elimina un thread, tutti i messaggi al suo interno vengono modificati.

In modalità Singleton, i messaggi vengono visualizzati singolarmente, sia nell’elenco dei messaggi della casella di posta che nel pannello di visualizzazione dei messaggi, e operazioni come sposta ed elimina si applicano solo al messaggio selezionato. Questa modalità è utile quando si desidera gestire i messaggi separatamente senza influire sull’intera conversazione.

1. Visita le impostazioni di posta

2. Scegli tra Threaded, Singleton

Aggiungi un nuovo account di posta

1. Abilita l’app di posta dalle app

2. Fare clic sull’icona della posta nell’intestazione

3. Compila il modulo di login (automatico o manuale)

Cambia l’ordine di ordinamento

Added in version 3.5.

1. Visita le impostazioni di posta

2. Vai a Ordinamento

3. Puoi scegliere prima la posta Più vecchia o Più nuova

Nota

Questa modifica verrà applicata a tutti i tuoi account e caselle di posta

Messaggi programmati

1. Fai clic sul pulsante Nuovo messaggio in alto a sinistra dello schermo

2. Fare clic sul menu azione (…) nel compositore modale

3. Fai clic su Invia più tardi

Posta prioritaria in arrivo

La posta in arrivo prioritaria ha 2 sezioni Importante e Altro. I messaggi verranno automaticamente contrassegnati come importanti in base ai messaggi con cui hai interagito o contrassegnati come importanti. All’inizio potresti dover modificare manualmente l’importanza per insegnare al sistema, ma migliorerà nel tempo.

Tutte le caselle di posta

Qui verranno visualizzati in ordine cronologico tutti i messaggi provenienti da tutti gli account con cui hai effettuato l’accesso.

Impostazioni dell’account

Le impostazioni del tuo account, ad esempio:

1. Alias

2. Firma

3. Cartelle predefinite

4. Risponditore automatico

5. Mittenti attendibili

6. ..e altro ancora

Si trova nel menu azioni di un account di posta. Lì puoi modificare, aggiungere o rimuovere impostazioni a seconda delle tue esigenze.

Sposta i messaggi nella cartella Posta indesiderata

Added in version 3.4.

Mail può spostare un messaggio in una cartella diversa quando è contrassegnato come posta indesiderata.

1. Visita Impostazioni account

2. Vai alle cartelle predefinite

3. Controllare che sia selezionata una cartella per i messaggi indesiderati

4. Vai alle impostazioni della posta indesiderata

5. Fai clic su Sposta i messaggi nella cartella Posta indesiderata

Cerca nella casella di posta

Added in version 2.1.

In cima all’elenco delle buste in qualsiasi layout di posta, è presente un collegamento al campo di ricerca per cercare gli oggetti delle email. A partire dalla versione 3.7, questo collegamento consente di cercare per oggetto, destinatario (a) o mittente (da) per impostazione predefinita.

Ricerca avanzata nella casella di posta

Added in version 3.4.

Puoi accedere alla nostra funzione di ricerca avanzata tramite una finestra modale situata alla fine del collegamento di ricerca.

Abilita la ricerca nel corpo della posta

Added in version 3.5.

Ora è possibile effettuare ricerche nei corpi dei messaggi di posta elettronica; questa funzionalità è opzionale a causa di potenziali problemi di prestazioni.

Per abilitarlo:

1. Visita Impostazioni account

2. Vai alla ricerca nella casella di posta

3. Abilita la ricerca nel corpo della posta

Avvertimento

Se vuoi abilitarlo anche per le caselle di posta unificate devi farlo nelle impostazioni di posta

Abilitandola, la casella di ricerca principale cercherà sia nell’oggetto che nel corpo del messaggio e nella ricerca avanzata apparirà un’opzione separata Corpo.

Delega dell’account

L’app consente la delega dell’account, in modo che un utente possa inviare e-mail dall’indirizzo di un altro utente.

1. La delega deve essere configurata sul server di posta da un amministratore

2. Aggiungi l’altro indirizzo email come alias per il tuo account email

3. Quando si invia un’e-mail, selezionare l’alias come mittente

Avvertimento

L’email inviata potrebbe non essere visibile all’account originale se è archiviata nella casella di posta personale Inviata.

Cancellazione automatica del cestino

Added in version 3.4.

L’app Mail può eliminare automaticamente i messaggi nella cartella Cestino dopo un certo numero di giorni.

1. Visita Impostazioni account

2. Vai a Eliminazione automatica cestino

3. Inserisci il numero di giorni dopo i quali i messaggi devono essere eliminati

Disattiva la conservazione del cestino lasciando il campo vuoto o impostandolo su 0.

Nota

Verranno elaborate solo le email eliminate dopo aver abilitato la conservazione nel cestino.

Comporre messaggi

1. Fai clic su nuovo messaggio in alto a sinistra dello schermo

2. Inizia a scrivere il tuo messaggio

Minimizzare la modale del compositore

Added in version 3.2.

La finestra di composizione può essere ridotta a icona durante la scrittura di un nuovo messaggio, la modifica di una bozza esistente o la creazione di un messaggio dalla posta in uscita. Basta cliccare sul pulsante di riduzione a icona in alto a destra della finestra o cliccare in qualsiasi punto al di fuori della finestra.

Puoi riprendere la lettura del messaggio ridotto a icona cliccando in un punto qualsiasi dell’indicatore in basso a destra dello schermo.

Per interrompere la modifica di un messaggio, premi il pulsante Chiudi nella finestra modale o l’indicatore nell’angolo in basso a destra. Una bozza verrà salvata automaticamente nella casella di posta delle bozze.

Informazioni sul compositore del destinatario

Added in version 4.2.

Quando aggiungi il tuo primo destinatario o contatto nel campo «A», apparirà un riquadro a destra che mostra i dettagli del profilo salvato di quel contatto. Aggiungendo un secondo contatto, l’elenco si ridurrà, consentendoti di selezionare ed espandere qualsiasi contatto aggiunto per visualizzarne i dettagli. Se preferisci concentrarti esclusivamente sulla scrittura nel compositore, puoi nascondere il riquadro a destra cliccando sull’icona di espansione nell’angolo in alto a destra. Per visualizzare nuovamente il riquadro a destra, è sufficiente cliccare sull’icona di riduzione a icona nella stessa posizione.

Menzionare i contatti

Added in version 4.2.

Puoi menzionare i contatti nel tuo messaggio digitando @ e selezionando il contatto dall’elenco. In questo modo, il contatto verrà automaticamente aggiunto come destinatario.

Nota

Verranno suggeriti solo i contatti con un indirizzo email valido.

Blocchi di testo

Added in version 5.2.

I blocchi di testo sono frammenti di testo predefiniti che possono essere inseriti nelle tue email. Possono essere creati e gestiti nelle impostazioni di posta. Possono essere inseriti nel compositore digitando ! e selezionando il blocco dall’elenco o dalle azioni del compositore. I blocchi di testo possono essere condivisi con utenti e gruppi di utenti.

Posta in uscita

Una volta composto un messaggio e cliccato sul pulsante «Invia», il messaggio viene aggiunto alla posta in uscita, che si trova nell’angolo in basso a sinistra della barra laterale sinistra.

È anche possibile impostare la data e l’ora per l’operazione di invio in un punto futuro (vedere Messaggi pianificati)- il messaggio verrà conservato nella posta in uscita fino alla data e all’ora da te scelte, dopodiché verrà inviato automaticamente.

La posta in uscita è visibile solo quando c’è un messaggio in attesa di essere gestito dalla posta in uscita.

È possibile riaprire il compositore per un messaggio nella posta in uscita in qualsiasi momento prima che venga attivata l’operazione di «invio».

Nota

Quando si verifica un errore durante l’invio, sono possibili tre messaggi di errore:

Impossibile copiare nella casella di posta «Inviati»

Il messaggio è stato inviato ma non è stato possibile copiarlo nella casella di posta «Inviati». Questo errore verrà gestito dalla posta in uscita e l’operazione di copia verrà ripetuta.

Errore del server di posta

L’invio non è riuscito e lo stato non consente di ripetere l’operazione (ad esempio: il server SMTP non è raggiungibile). La posta in uscita riproverà a inviare il messaggio.

Il messaggio non può essere inviato

L’invio potrebbe non essere riuscito. Il server di posta non può comunicarci lo stato del messaggio. Poiché l’app Mail non ha modo di determinarne lo stato (inviato o non inviato), il messaggio rimarrà nella posta in uscita e l’utente dell’account dovrà decidere come procedere.

Azioni della casella di posta

Aggiungi una casella di posta

1. Aprire il menu azioni di un account

2. Fare clic su aggiungi casella di posta

Aggiungere una sottocasella di posta

1. Aprire il menu azioni di una casella di posta

2. Fare clic su aggiungi sottocasella di posta

Casella di posta condivisa

Se una casella di posta è stata condivisa con te con alcuni diritti specifici, quella casella di posta verrà visualizzata come una nuova casella di posta con un’icona condivisa come di seguito:

Azioni di posta

Crea un evento

Crea un evento per un determinato messaggio/thread direttamente tramite l’app di posta

1. Apri il menu delle azioni di una posta

2. Fai clic su Altre azioni

3. Fai clic su Crea evento

Nota

Se l’amministratore ha abilitato questa funzione, vengono creati per te il titolo dell’evento e un’agenda.

Creare un attività

Added in version 3.2.

Crea un’attività per un determinato messaggio/thread direttamente tramite l’app di posta

1. Apri il menu delle azioni di una posta

2. Fai clic su altre azioni

3. Fai clic su crea attività

Nota

Le attività sono archiviate in calendari supportati. Se non c’è un calendario compatibile, puoi crearne uno nuovo con l’app :rif:`calendar<calendar-app>`.

Modifica i tag

1. Apri il menu delle azioni di una posta

2. Fai clic su Modifica tag

3. Nei tag modali, imposta/annulla i tag

Cambiare colore per i tag

Added in version 3.5.

Quando si crea un tag, viene automaticamente assegnato un colore casuale. Una volta salvato il tag, è possibile personalizzarne il colore in base alle proprie preferenze. Questa funzione è disponibile nel menu delle azioni modali del tag.

Eliminare i tag

Added in version 3.5.

Ora puoi eliminare i tag creati in precedenza. Per accedere a questa funzionalità:

1. Aprire il menu azioni di una busta/thread.

2. Seleziona Modifica tag.

3. All’interno della finestra modale dei tag, apri il menu azioni per il tag specifico che desideri eliminare.

Nota

Tieni presente che i tag predefiniti come Lavoro, Da fare, Personale e Più tardi non possono essere eliminati, ma solo rinominati.

Riepilogo dell’IA

Added in version 4.2.

Quando controlli la tua casella di posta, vedrai un breve riepilogo delle tue email generato dall’intelligenza artificiale come anteprima.

Nota

Si prega di notare che la funzione deve essere abilitata dall’amministratore

Azioni del messaggio

Annullare l’iscrizione a una mailing list

Added in version 3.1.

Alcune mailing list e newsletter consentono di annullare facilmente l’iscrizione. Se l’app Mail rileva messaggi da un mittente del genere, mostrerà un pulsante Annulla iscrizione accanto alle informazioni del mittente. Fai clic e conferma per annullare l’iscrizione alla lista.

Posticipare

Added in version 3.4.

Quando si posticipa un messaggio o una discussione, questa viene spostata in una casella di posta dedicata finché non viene raggiunta la data di posticipo selezionata, dopodiché il messaggio o la discussione viene spostata nuovamente nella casella di posta originale.

1. Apri il menu delle azioni di una posta o di un thread

2. Fai clic su Posponi

3. Seleziona per quanto tempo il messaggio o il thread devono essere posticipati

Risposte intelligenti

Added in version 3.6.

Quando apri un messaggio nell’app Mail, vengono proposte risposte generate dall’intelligenza artificiale. Basta cliccare su una risposta suggerita e il compositore apre il messaggio con la risposta precompilata.

Nota

Si prega di notare che la funzione deve essere abilitata dall’amministratore

Nota

Le lingue supportate dipendono dal modello linguistico di grandi dimensioni utilizzato

Traduzione della posta

Added in version 4.2.

Puoi tradurre i messaggi nelle lingue da te configurate in modo simile a Talk.

Nota

Si prega di notare che le funzionalità di traduzione devono essere abilitate sul server

Nota

Dalla versione 5.3, se LLM è abilitato dall’amministratore, verranno suggerite le traduzioni

Riepilogo del thread

L’app di posta supporta il riepilogo di thread di messaggi contenenti 3 o più messaggi.

Added in version 3.4.

Nota

Si prega di notare che la funzione deve essere abilitata dall’amministratore

Nota

Si prega di notare che questa funzionalità funziona bene solo con integration_openai. Gli LLM locali impiegano troppo tempo per rispondere e la richiesta di riepilogo rischia di scadere, creando comunque un carico di sistema significativo.

Filtraggio e risposta automatica

L’app Mail ha un editor per gli script Sieve, un’interfaccia per configurare i risponditori automatici e un’interfaccia per configurare i filtri. Sieve deve essere abilitato nelle impostazioni dell’account..

Risponditori automatici

Added in version 3.5: Il risponditore automatico può seguire le impostazioni di sistema.

Il risponditore automatico è disattivato per impostazione predefinita. Può essere impostato manualmente o seguendo le impostazioni di sistema. Seguire le impostazioni di sistema significa che il messaggio di assenza prolungata inserito nella sezione :ref:`Impostazioni assenza <groupware-absence>`viene applicato automaticamente.

FIltro

Added in version 4.1.

Mail 4.1 include un semplice editor per configurare le regole di filtro.

Nota

L’importazione di filtri esistenti non è supportata. Tuttavia, tutti i filtri esistenti rimarranno attivi e invariati. Per precauzione, consigliamo di eseguire il backup dello script corrente tramite l’editor di script Sieve.

Come aggiungere un nuovo filtro

1. Apri le impostazioni del tuo account.

2. Verifica che Sieve sia abilitato per il tuo account (vedi Impostazioni del server Sieve).

3. Fare clic su filtri.

4. Selezionare nuovo filtro per creare una nuova regola.

Come eliminare un filtro

1. Apri le impostazioni del tuo account.

2. Assicurati che Sieve sia abilitato per il tuo account (vedi Impostazioni del server Sieve).

3. Fare clic su filtri.

4. Passa il mouse sul filtro che desideri eliminare, quindi fai clic sull’icona del cestino.

Condizioni

Le condizioni vengono applicate alle email in arrivo sul tuo server di posta, prendendo di mira campi come Oggetto, Mittente e Destinatario. Puoi utilizzare i seguenti operatori per definire le condizioni per questi campi:

• è esattamente: una corrispondenza esatta. Il campo deve essere identico al valore fornito.

• contiene: una corrispondenza di sottostringa. Il campo corrisponde se il valore fornito è contenuto al suo interno. Ad esempio, «report» corrisponde a «port».

• corrispondenze: una corrispondenza di tipo utilizzando i caratteri jolly. Il simbolo «*» rappresenta un numero qualsiasi di caratteri (anche nessuno), mentre «?» rappresenta esattamente un carattere. Ad esempio, «report» corrisponderebbe a «Business report 2024».

Azioni

Le azioni vengono attivate quando i test specificati sono veri. Sono disponibili le seguenti azioni:

• fileinto: sposta il messaggio in una cartella specificata.

• addflag: Aggiunge un flag al messaggio.

• stop: Interrompe l’esecuzione dello script di filtro. Dopo questa azione, non verranno elaborati altri filtri.

Crea un filtro da un messaggio

Added in version 5.2.

Per creare un filtro da un determinato messaggio, apri il messaggio e apri il menu cliccando sui tre puntini. Quindi, clicca su «Altre azioni» e poi su «Crea filtro email».

Nella finestra di dialogo, seleziona le condizioni per far corrispondere i messaggi in arrivo e continua cliccando su «Crea filtro posta».

Promemoria di follow-up

Added in version 4.0.

L’app Mail ti ricorderà automaticamente quando un’email in uscita non ha ricevuto risposta. Ogni email inviata verrà analizzata da un’intelligenza artificiale per verificare se è prevista una risposta. Dopo quattro giorni, tutte le email pertinenti verranno visualizzate nella tua casella di posta prioritaria.

Cliccando su un’email di questo tipo, verrà visualizzato un pulsante per contattare rapidamente tutti i destinatari. È anche possibile disattivare i promemoria di follow-up per un’email inviata.

Nota

Si prega di notare che la funzionalità deve essere abilitata dall’amministratore.

Sicurezza

Rilevamento del phishing

Added in version 4.0.

L’app Mail verificherà la presenza di potenziali tentativi di phishing e visualizzerà un avviso all’utente.

I controlli sono i seguenti:

• L’indirizzo del mittente salvato nella rubrica non è lo stesso di quello presente nell’account di posta

• Il mittente utilizza un indirizzo email personalizzato che non corrisponde all’indirizzo del mittente

• La data di invio è impostata nel futuro

• I link nel corpo del messaggio non puntano al testo visualizzato

• L’indirizzo di risposta non è lo stesso dell’indirizzo del mittente

Nota

Tieni presente che l’avviso non significa che il messaggio sia un tentativo di phishing. Significa solo che l’app Mail ha rilevato un potenziale tentativo di phishing.

Indirizzi interni

Added in version 4.0.

L’app Mail consente di aggiungere indirizzi e domini interni e avvisa l’utente se l’indirizzo non è presente nell’elenco, al momento dell’invio e della ricezione di un messaggio.

Per aggiungere un indirizzo interno:

1. Apri le impostazioni della posta

2. Vai alla sezione Privacy e sicurezza

3. Abilita gli indirizzi interni cliccando sulla casella di controllo

4. Fare clic sul pulsante Aggiungi indirizzo interno

5. Inserisci l’indirizzo o il dominio e fai clic su Aggiungi

Integrazione della dashboard

Added in version 1.8.

L’app di posta offre due widget progettati per l’integrazione con la dashboard di Nextcloud:

• Email non lette: questo widget mostra le email non lette.

• Email importanti: questo widget mostra le email contrassegnate come importanti.

Questi widget utilizzano le email degli account email configurati per il tuo account.