Používání aplikace E-mail

Poznámka

Aplikace E-mail je nainstalovaná jako součást Nextcloud Hub už ve výchozím stavu, ale může být vypnutá. Požádejte o ní případně správce vámi využívané instance.

Správa vašeho e-mailového účtu

Switch layout

Added in version 3.6.

1. Visit mail settings

2. Choose between List, Vertical split and Horizontal split

Přidání nového e-mailového účtu

1. Povolte aplikaci E-mail v Aplikacích

2. Klikněte na ikonu e-mailu v záhlaví

3. Vyplňte přihlašovací formulář (automaticky nebo ručně)

Change sort order

Added in version 3.5.

1. Visit mail settings

2. Go to Sorting

3. You can choose Oldest or Newest mail first

Poznámka

This change will apply across all your accounts and mailboxes

Naplánované zprávy

1. Klikněte na tlačítko nové zprávy v levé horní části obrazovky

2. Klikněte na nabídku akcí (…) v dialogu editoru zprávy

3. Klikněte na odeslat později

Schránka pro přednostní zprávy

Přednostní schránka má dvě sekce: Důležité a Ostatní. Zrpávy budou automaticky označovány jako důležité na základě toho, s jakými zprávami jste pracovali nebo je označili jako důležité. Zpočátku může být třeba důležitost měnit ručně a systém tak naučit, ale časem se tím vylepší.

Všechny schránky

Veškeré zprávy ze všech účtů, ke kterým jste přihlášení, zde budou chronologicky zobrazeny

Nastavení účtu

Nastavení vašeho účtu, jako:

1. Alternativní názvy

2. Podpis

3. Výchozí složky

4. Automatické odpovědi

5. Důvěryhodní odesilatelé

6. …a další

Je k dispozici v nabídce akcí u e-mailového účtu. Zde je možné upravovat, přidávat nebo odebírat nastavení, v závislosti na vašich potřebách.

Přesunout zprávy do složky Nevyžádané

Added in version 3.4.

Když je označená jako nevyžádaná, aplikace E-mail jí umí přesunout do jiné složky.

1. Navštivte nastavení účtu

2. Jděte na Výchozí složky

3. Zkontrolujte že je vybrána složka pro nevyžádané zprávy

4. Jděte do nastavení pro nevyžádané

5. Klikněte na Přesunout zprávy do složky Nevyžádané

   

Search in mailbox

Added in version 2.1.

At the top of the envelope list in any mail layout, there is a search field shortcut for searching email subjects. Starting from version 3.7, this shortcut allows you to search by subject, recipient (to), or sender (from) by default.

Advance search in mailbox

Added in version 3.4.

You can access our advanced search feature through a modal located at the end of the search shortcut.

Enable mail body search

Added in version 3.5.

Mail bodies can now be searched, this feature is opt-in because of potential performance issues.

To enable it:

1. Navštivte nastavení účtu

2. Go to Mailbox search

3. Enable mail body search

Varování

If you want to also enable it for unified mailboxes you have to do so in Mail settings

By enabling it the main search box will now search in both subjects and mail bodies, and a separate Body option will appear in advanced search.

Delegování účtu

Tato aplikace umožňuje delegování účtů, takže uživatel může posílat e-maily z adresy jiného.

1. Je třeba, aby delegování bylo nastavené správcem na e-mailovém serveru

2. Přidejte jinou e-mailovou adresu jako alternativní název pro váš vlastní e-mailový účet

3. Při odesílání e-mailu vyberte alternativní název coby odesilatele

Varování

Pokud je uložen ve ve složce Odeslané vaší osobní schránky, může se stát, že odeslaný e-mail nebude vidět v původním účtu.

Automatické mazání koše

Added in version 3.4.

Aplikace E-mail může automaticky mazat zprávy ve složce Koš po uplynutí určitého počtu dnů.

1. Navštivte nastavení účtu

2. Jděte do Automatického mazání Koše

3. Zadejte počet dnů po jejichž uplynutí mají být zprávy smazány

Lhůtu ponechávání v Koši je možné vypnout nevyplněním kolonky nebo jejím nastavením na hodnotu 0 (nula).

Poznámka

Takto zpracovány budou pouze e-maily smazané až po zapnutí lhůty ponechávání v Koši.

Napsání zprávy

1. Klikněte na novou zprávu v levé horní části obrazovky

2. Začněte psát svou zprávu

Recipient info on composer

Added in version 4.2.

When you add your first recipient or contact in the „To“ field, a right pane will appear displaying the saved profile details of that contact. Adding a second contact will collapse the list, allowing you to select and expand any contact you added to view their details. If you prefer to focus solely on writing in the composer, you can hide the right pane by clicking the expand icon in the top-right corner. To show the right pane again, simply click the minimize icon in the same location.

Mention contacts

Added in version 4.2.

You can mention contacts in your message by typing @ and then selecting the contact from the list. By doing so the contact will be automatically added as a recipient.

Poznámka

Only contacts with a valid email address will be suggested.

Minimalizace dialogu editoru zprávy

Added in version 3.2.

Dialogové okno s editorem zpráv je možné minimalizovat v průběhu psaní nové zprávy, upravování existujícího konceptu nebo zprávy z odeslaných. Stačí kliknout na tlačítko minimalizace vpravo nahoře dialogu nebo kliknout kamkoli mimo dialog.

K minimalizované z právě se vrátíte kliknutím kamkoli na indikátor ve spodní části obrazovky.

Kliknutím na tlačítko zavřít v dialogu nebo na indikátoru v pravém dolním rohu ukončí upravování zprávy. Koncept bude automaticky uložen do schránky s koncepty.

Outbox

When a message has been composed and the „Send“ button was clicked, the message is added to the outbox which can be found in the bottom left corner of the left sidebar.

You can also set the date and time for the send operation to a point in the future (see Scheduled messages)- the message will be kept in the outbox until your chosen date and time arrives, then it will be sent automatically.

The outbox is only visible when there is a message waiting to be handled by the outbox.

You can re- open the composer for a message in the outbox any time before the „send“- operation is triggered.

Poznámka

When an error occurs during sending, three error messages are possible:

Could not copy to „Sent“ mailbox

The mail was sent but couldn’t be copied to the „Sent“ mailbox. This error will be handled by the outbox and the copy operation will be tried again.

Mail server error

Sending was unsuccessful with a state than can be retried (ex: the SMTP server couldn’t be reached). The outbox will retry sending the message.

Message could not be sent

Sending might or might not have failed. The mail server can’t tell us the state of the message. Since the Mail app has no way to determine the state of the message (sent or unsent) the message will stay in the outbox and the account user has to decide how to proceed.

Akce ohledně e-mailové schránky

Přidání schránky

1. Otevřete nabídku akcí ohledně účtu

2. Klikněte na přidání schránky

Přidání dílčí schránky

1. Otevřete nabídku akcí ohledně schránky

2. Klikněte na dílčí schránku

Sdílená schránka

Pokud vám schránka byla nasdílena s nějakými specifickými oprávněními, tato schránka se zobrazí jako nová s ikonou sdílení, jako níže:

Akce ohledně obálky

Vytvoření události

Create an event for a certain message/thread directly via mail app

1. Otevřete nabídku akcí ohledně obálky

2. Click More actions

3. Click Create event

Poznámka

Event title and an agenda is created for you if the administrator has enabled it.

Vytvoření úkolu

Added in version 3.2.

Create an task for a certain message/thread directly via mail app

1. Otevřete nabídku akcí ohledně obálky

2. Click more actions

3. Click create task

Poznámka

Úkoly jsou ukládány v podporovaných kalendářích. Pokud takový není k dispozici, je možné si takový vytvořit v aplikaci Kalendář.

Upravit štítky

1. Otevřete nabídku akcí ohledně obálky

2. Klikněte na Upravit štítky

3. V dialogu štítků nastavte / zrušte nastavení štítků

Change color for tags

Added in version 3.5.

Upon creating a tag, a randomly assigned color is automatically chosen. Once the tag is saved, you have the flexibility to customize its color according to your preferences. This feature can be found on the Tag modal action menu.

Delete tags

Added in version 3.5.

You now have the ability to delete tags that you have previously created. To access this feature:

1. Open the action menu of an envelope/thread.

2. Select Edit tags.

3. Within the tags modal, open the action menu for the specific tag you wish to delete.

Poznámka

Please note that default tags such as Work, To do, Personal, and Later cannot be deleted, they can only be renamed.

Akce ohledně zprávy

Odhlášení se z odběru e-mailové konference

Added in version 3.1.

Některé e-mailové konference a zpravodaje umožňují snadné zrušení odběru. Pokud aplikace E-mail zjistí zprávy od takového odesilatele, zobrazí tlačítko Zrušit odebírání vedle údaje o odesilateli. Pokud chcete přestat odebírat, klikněte a potvrďte.

Odložit

Added in version 3.4.

Odkládání zprávy či vlákna ho přesune do k tomu určené složky po dobu délky odkladu a zpráva nebo vlákno pak po jejím uplynutí bude přesunuta do původní složky.

1. Otevřete nabídku akcí obálky nebo vlákna

2. Klikněte na Odložit

3. Vyberte na jak dlouho má být zpráva nebo vlákno odloženo

Smart replies

Added in version 3.6.

When you open a message in the Mail app, it proposes AI-generated replies. By simply clicking on a suggested reply, the composer opens with the response pre-filled.

Poznámka

Please note that the feature has to be enabled by the administrator

Poznámka

Supported languages depend on the used large language model

Thread summary

The mail app supports summarizing message threads that contain 3 or more messages.

Added in version 3.4.

Poznámka

Please note that the feature has to be enabled by the administrator

Poznámka

Please note that this feature only works well with integration_openai. Local LLMs take too long to respond and the summary request is likely to time out and still create significant system load.

Filtering and autoresponder

The Mail app has a simple editor for Sieve scripts and an interface to configure autoresponders. Sieve has to be enabled in the account settings.

Autoresponders

Added in version 3.5: Autoresponder can follow system settings.

The autoresponder is off by default. It can be set manually, or follow the system settings. Following system settings means that the long absence message entered on the Absence settings section is applied automatically.

Follow-up reminders

Added in version 4.0.

The Mail app will automatically remind you when an outgoing email did not receive a response. Each sent email will be analyzed by an AI to check whether a reply is expected. After four days all relevant emails will be shown in your priority inbox.

When clicking on such an email a button will be shown to quickly follow up with all recipients. It is also possible to disable follow-up reminders for a sent email.

Poznámka

Please note that the feature has to be enabled by the administrator.

Security

Phishing detection

Added in version 4.0.

The Mail app will check for potential phishing attempts and will display a warning to the user.

The checks are the following:

• The sender address saved in the addressbook is not the same as the one in the mail account

• The sender is using a custom email address that doesn’t match the from address

• The sent date is set in the future

• Links in the message body are not pointing to the displayed text

• The reply-to address is not the same as the sender address

Poznámka

Please note that the warning does not mean that the message is a phishing attempt. It only means that the Mail app detected a potential phishing attempt.

Internal addresses

Added in version 4.0.

The Mail app allows adding internal addresses and domains, and will warn the user if the address is not in the list, when sending and upon receiving a message.

To add an internal address:

1. Open the mail settings

2. Navigate to Privacy and security section

3. Enable the internal addresses by ckicjin on the checkbox

4. Click the Add internal address button

5. Enter the address or domain and click Add