Používání aplikace E-mail

Poznámka

Aplikace E-mail je nainstalovaná jako součást Nextcloud Hub už ve výchozím stavu, ale může být vypnutá. Požádejte o ní případně správce vámi využívané instance.

Správa vašeho e-mailového účtu

Přepnout rozvržení

Added in version 3.6.

1. Přejděte do nastavení e-mailu

2. Zvolte mezi Seznam, Svislé rozdělení a Vodorovné rozdělení

Přidání nového e-mailového účtu

1. Povolte aplikaci E-mail v Aplikacích

2. Klikněte na ikonu e-mailu v záhlaví

3. Vyplňte přihlašovací formulář (automaticky nebo ručně)

Změna pořadí řazení

Added in version 3.5.

1. Přejděte do nastavení e-mailu

2. Jděte do Řazení

3. Je možné zvolit od Nejstarších nebo Nejnovějších

Poznámka

Tato změna bude uplatněna napříč vašimi účty a schránkami

Naplánované zprávy

1. Klikněte na tlačítko nové zprávy v levé horní části obrazovky

2. Klikněte na nabídku akcí (…) v dialogu editoru zprávy

3. Klikněte na odeslat později

Schránka pro přednostní zprávy

Přednostní schránka má dvě sekce: Důležité a Ostatní. Zprávy budou automaticky označovány jako důležité na základě toho, s jakými zprávami jste pracovali nebo je označili jako důležité. Zpočátku může být třeba důležitost měnit ručně a systém tak naučit, ale časem se tím vylepší.

Všechny schránky

Veškeré zprávy ze všech účtů, ke kterým jste přihlášení, zde budou chronologicky zobrazeny

Nastavení účtu

Nastavení vašeho účtu, jako:

1. Alternativní názvy

2. Podpis

3. Výchozí složky

4. Automatické odpovědi

5. Důvěryhodní odesilatelé

6. …a další

Je k dispozici v nabídce akcí u e-mailového účtu. Zde je možné upravovat, přidávat nebo odebírat nastavení, v závislosti na vašich potřebách.

Přesunutí zpráv do složky Nevyžádané

Added in version 3.4.

Když je označená jako nevyžádaná, aplikace E-mail jí umí přesunout do jiné složky.

1. Navštivte nastavení účtu

2. Jděte na Výchozí složky

3. Zkontrolujte že je vybrána složka pro nevyžádané zprávy

4. Jděte do nastavení pro nevyžádané

5. Klikněte na Přesunout zprávy do složky Nevyžádané

Hledat ve e-mailové schránce

Added in version 2.1.

Na začátku seznamu obálek v libovolném rozvržení e-mailu, se zkratka na kolonku pro vyhledávání v předmětech e-mailů. Od verze 3.7 tento zástupce umožňuje vyhledávat v předmětu, příjemci či odesilateli a to ve výchozím stavu.

Pokročilé vyhledávání ve schránce

Added in version 3.4.

K funkci pokročilého vyhledávání se dostanete prostřednictvím dialogu nacházejícího se na konci zástupce pro vyhledávání.

Zapněte hledání v těle e-mailu

Added in version 3.5.

Nyní je možné vyhledávat i v tělech e-mailů, ale tuto funkci je třeba si výslovně zapnout, protože může způsobovat problémy s výkonem.

Pro zapnutí:

1. Navštivte nastavení účtu

2. Přejděte do hledání ve schránce

3. Zapněte hledání v těle e-mailu

Varování

Pokud to chcete zapnout také pro sjednocené schránky, je třeba tak učinit v nastaveních E-mailu

Zapnutím bude hlavní vyhledávací kolonka nyní hledat jak v předmětech, tak v tělech e-mailů a v pokročilém vyhledávání se zobrazí zvlášť volba Tělo.

Delegování účtu

Tato aplikace umožňuje delegování účtů, takže uživatel může posílat e-maily z adresy jiného.

1. Je třeba, aby delegování bylo nastavené správcem na e-mailovém serveru

2. Přidejte jinou e-mailovou adresu jako alternativní název pro váš vlastní e-mailový účet

3. Při odesílání e-mailu vyberte alternativní název coby odesilatele

Varování

Pokud je uložen ve ve složce Odeslané vaší osobní schránky, může se stát, že odeslaný e-mail nebude vidět v původním účtu.

Automatické mazání koše

Added in version 3.4.

Aplikace E-mail může automaticky mazat zprávy ve složce Koš po uplynutí určitého počtu dnů.

1. Navštivte nastavení účtu

2. Jděte do Automatického mazání Koše

3. Zadejte počet dnů po jejichž uplynutí mají být zprávy smazány

Lhůtu ponechávání v Koši je možné vypnout nevyplněním kolonky nebo jejím nastavením na hodnotu 0 (nula).

Poznámka

Takto zpracovány budou pouze e-maily smazané až po zapnutí lhůty ponechávání v Koši.

Napsání zprávy

1. Klikněte na novou zprávu v levé horní části obrazovky

2. Začněte psát svou zprávu

Informace o příjemci na editoru

Added in version 4.2.

Při přidávání prvního příjemce nebo kontaktu do kolonky „Pro“, zobrazí se vpravo podokno zobrazující podrobnosti o uloženém profilu takového kontaktu. Přidání druhého kontaktu tento seznam sbalí, a umožňuje vybrat a rozbalit jakýkoli kontakt, který jste přidali a zobrazit tak podrobnosti o něm. Pokud upřednostňujete zaměřit se čistě na psaní e-mailu, je možné podokno vpravo skrýt kliknutím na ikonu rozbalování v pravém horním rohu. Pro jeho opětovné zobrazení stačí kliknout na ikonu minimalizace ve stejném umístění.

Zmínění kontaktů

Added in version 4.2.

Ve zprávě je možné zmiňovat kontakty a to zadáním @ (zavináč) a poté výběrem kontaktu ze seznamu. Tím bude kontakt automaticky přidán coby příjemce.

Poznámka

Navrhovány budou pouze ty kontakty, které mají uvedenou platnou e-mailovou adresu.

Minimalizace dialogu editoru zprávy

Added in version 3.2.

Dialogové okno s editorem zpráv je možné minimalizovat v průběhu psaní nové zprávy, upravování existujícího konceptu nebo zprávy z odeslaných. Stačí kliknout na tlačítko minimalizace vpravo nahoře dialogu nebo kliknout kamkoli mimo dialog.

K minimalizované z právě se vrátíte kliknutím kamkoli na indikátor ve spodní části obrazovky.

Kliknutím na tlačítko zavřít v dialogu nebo na indikátoru v pravém dolním rohu ukončí upravování zprávy. Koncept bude automaticky uložen do schránky s koncepty.

Odchozí pošta

Pokud byla zpráva napsána a kliknuto na tlačítko „Odeslat“, bude zpráva přidána do složky Odeslané, která se nachází v levém dolním rohu postranního panelu vlevo.

Je také možné nastavit datum a čas pro operaci odeslání na okamžik v budoucnosti (viz Naplánované zprávy) – zpráva bude ponechána v poště k odeslání až do okamžiku vámi zvoleného data a času, poté bude automaticky odeslána.

Složka „K odeslání“ se zobrazí je tehdy, pokud existuje nějaká zpráva, jejíž odeslání ještě nebylo dokončeno.

Dokud není spuštěna operace „odeslat“, je možné kdykoli znovu otevřít editor zprávy ve složce „K odeslání“.

Poznámka

Pokud se při odesílání vyskytne chyba, objeví se jedno ze tří možných chybových hlášení:

Nebylo možné zkopírovat do schránky „Odeslané“

E-mail byl odeslán ale nebylo možné ho zkopírovat do složky „Odeslané“. Tato chyba bude obsloužena složkou pro odchozí poštu a bude proveden opětovný pokus o zkopírování.

Chyba e-mailového serveru

Odesílání nebylo úspěšné, přičemž skončilo ve stavu, kdy není možný opakovat pokus (např. SMTP server není dosažitelný). Složka odchozí pošty se pokusí zprávu znovu odeslat později.

Zprávu nebylo možné odeslat

Odesílání se mohlo (ale také nemuselo) nezdařit. E-mailový server nesdělil stav zprávy. Protože aplikace E-mail nemá žádný způsob, jak zjistit stav zprávy (odeslané nebo neodeslané), zpráva zůstane ve složce k odeslání a uživatel účtu rozhodne, jak pokračovat.

Akce ohledně e-mailové schránky

Přidání schránky

1. Otevřete nabídku akcí ohledně účtu

2. Klikněte na přidání schránky

Přidání dílčí schránky

1. Otevřete nabídku akcí ohledně schránky

2. Klikněte na dílčí schránku

Sdílená schránka

Pokud vám schránka byla nasdílena s nějakými specifickými oprávněními, tato schránka se zobrazí jako nová s ikonou sdílení, jako níže:

Akce ohledně obálky

Vytvoření události

Vytvořte událost pro určitou zprávu/vlákno přímo prostřednictvím aplikace E-mail

1. Otevřete nabídku akcí ohledně obálky

2. Klikněte na Další akce

3. Klikněte na Vytvořit událost

Poznámka

Pokud tuto funkci správce zapnul, bude vytvořen název události a její program.

Vytvoření úkolu

Added in version 3.2.

Vytvořte úkol pro určitou zprávu/vlákno přímo prostřednictvím aplikace E-mail

1. Otevřete nabídku akcí ohledně obálky

2. Klikněte na další akce

3. Klikněte na vytvořit úkol

Poznámka

Úkoly jsou ukládány v podporovaných kalendářích. Pokud takový není k dispozici, je možné si takový vytvořit v aplikaci Kalendář.

Upravit štítky

1. Otevřete nabídku akcí ohledně obálky

2. Klikněte na Upravit štítky

3. V dialogu štítků nastavte / zrušte nastavení štítků

Změna barvy štítků

Added in version 3.5.

Při vytváření štítku je mu náhodně přiřazena barva. Po uložení štítku je možné jeho barvu upravit. Tuto funkci je možné nalézt v dialogu akcí ohledně štítku.

Mazání štítků

Added in version 3.5.

Nyní je možné mazat štítky, které jste předtím vytvořili. K této funkci se dostanete:

1. Otevřít nabídku akcí obálky/vlákna.

2. Vyberte Upravit štítky.

3. V dialogu pro štítky otevřete nabídku akcí pro konkrétní štítek, který chcete smazat.

Poznámka

Mějte na paměti, že výchozí štítky, jako například Práce, Udělat, Osobní a Později není možné smazat – je možné je pouze přejmenovat.

AI shrnutí

Added in version 4.2.

Při prohlížení své schránky uvidíte coby náhled krátké shrnutí (vytvoření AI) svých e-mailů.

Poznámka

Mějte na paměti, že je třeba, aby funkci zapnul správce

Akce ohledně zprávy

Odhlášení se z odběru e-mailové konference

Added in version 3.1.

Některé e-mailové konference a zpravodaje umožňují snadné zrušení odběru. Pokud aplikace E-mail zjistí zprávy od takového odesilatele, zobrazí tlačítko Zrušit odebírání vedle údaje o odesilateli. Pokud chcete přestat odebírat, klikněte a potvrďte.

Odložit

Added in version 3.4.

Odkládání zprávy či vlákna ho přesune do k tomu určené složky po dobu délky odkladu a zpráva nebo vlákno pak po jejím uplynutí bude přesunuta do původní složky.

1. Otevřete nabídku akcí obálky nebo vlákna

2. Klikněte na Odložit

3. Vyberte na jak dlouho má být zpráva nebo vlákno odloženo

Chytré odpovědi

Added in version 3.6.

Při otevření zprávy v aplikaci E-mail, tato navrhuje odpovědi, vytvořené AI. Stačí kliknout na navrhovanou odpověď a otevře se editor, ve které je předvyplněná.

Poznámka

Mějte na paměti, že je třeba, aby funkci zapnul správce

Poznámka

Jaké jazyky jsou podporovány závisí na použitém LLM modelu

Překládání e-mailů

Added in version 4.2.

Máte možnost nechat si překládat zprávy do vámi nastaveného jazyka podobně, jako v Talk.

Poznámka

Mějte na paměti, že je třeba, aby funkce pro překládání byly zapnuté na serveru

Shrnutí vlákna

Aplikace E-mail podporuje vytváření shrnutí vláken zpráv, které obsahují tři a více zpráv.

Added in version 3.4.

Poznámka

Mějte na paměti, že je třeba, aby funkci zapnul správce

Poznámka

Mějte na paměti, že tato funkce pracuje dobře pouze s integration_openai. Místně provozovaným LLM typicky trvá odpověď příliš dlouho a pro požadavek na shrnutí nejspíš bude překročen časový limit, přičemž i tak vytvoří významnou zátěž pro systém.

Filtrování a automatické odpovídání

Aplikace E-mail má editor pro Sieve skripty – rozhraní pro nastavování automatického odpovídání a filtrů. Sieve je třeba zapnout v nastavení účtu.

Automatické odpovědi

Added in version 3.5: Automatické odpovědi se mohou řídit nastaveními systému.

Ve výchozím stavu je automatické odpovídání vypnuté. Je možné ho ručně zapnout, nebo se řídit nastaveními systému. Následující nastavení systému znamenají, že zpráva o dlouhodobé nepřítomnosti zadaná do Sekce nastavení nepřítomnosti je uplatněna automaticky.

Filtr

Added in version 4.1.

E-mail 4.1 obsahuje jednoduchý editor pro nastavování pravidel filtru.

Poznámka

Import existujících filtrů není podporován. Nicméně, veškeré existující filtry zůstanou aktivní a nezměněné. Pro jistotu doporučujeme zazálohovat si své stávající skripty zazálohovat pomocí editoru Sieve skriptů.

Jak přidat nový filtr

1. Otevřete nastavení svého účtu.

2. Ověřte, že je pro váš účet Sieve zapnuté (viz nastavení pro Sieve server).

3. Klikněte na Filtry.

4. Nové pravidlo vytvoříte vybráním Nový filtr.

Jak smazat filtr

1. Otevřete nastavení svého účtu.

2. Ověřte, že je pro váš účet Sieve zapnuté (viz nastavení pro Sieve server).

3. Klikněte na Filtry.

4. Najeďte ukazatelem na filtr, který si přejete smazat, poté klikněte na ikonu koše.

Testy

Testy jsou uplatňovány na příchozí e-maily na vámi využívaném e-mailovém serveru, cílící na kolonky jako např. předmět (řádek předmět e-mailu), od (odesilatel) a pro (příjemce). Podmínky pro tyto kolonky je možné definovat následujícími operátory:

• je: Přesná shoda. Je třeba, aby obsah kolonky byl naprosto stejný, jako zadaná hodnota.

• obsahuje: Shoda s částí řetězce. Kolonka odpovídá pokud je v ní zadaná hodnota obsažená. Například, „výkaznictví“ by odpovídalo „kazn“.

• shoduje se: Shoda se vzorem pomocí zástupných znaků. Symbol „*“ představuje libovolný počet znaků (včetně žádného), zatímco „?“ představuje právě jeden znak. Například „vykaz“ by odpovídal „Vykazy_podnikani_2024“.

Akce

Akce jsou spouštěny když pozitivně vyjdou určené testy. K dispozici jsou následující akce:

• fileinto:Přesune zprávu do určené složky.

• addflag: Přidá zprávě příznak.

• stop. Zastaví vykonávání filtrovacího skriptu. Po této sekci nebudou zpracovávány žádné další filtry.

Připomínky následných kroků

Added in version 4.0.

Aplikace E-mail vám automaticky připomene, když na odchozí e-mail nepřijde žádná odpověď. Každý odeslaný e-mail bude zanalyzován AI a zjištěno tak tak zda je očekávána odpověď. Po čtyřech dnech se všechny relevantní e-maily zobrazí v prioritní schránce.

Při kliknutí na takový e-mail se zobrazí tlačítko pro rychlé návazné kroky se všemi příjemci. Je také možné vypnout připomínky návazných kroků pro odeslaný e-mail.

Poznámka

Mějte na paměti, že je třeba, aby funkci zapnul správce.

Zabezpečení

Detekce rhybaření

Added in version 4.0.

Aplikace E-mail zkontroluje případné pokusy oklamat vás podvodnými e-maily a zobrazí uživateli varování.

Kontroly jsou následující:

• Adresa odesilatele uložená v adresáři kontaktů se neshoduje s tou v e-mailovém účtu

• Odesilatel používá vlastní e-mailovou adresu, která neodpovídá adrese „Od“

• Datum, kdy mělo být odesláno, je nastaveno do budoucnosti

• Odkazy v těle zprávy neodkazují na zobrazený text

• Adresa „komu odpovědět“ není stejná jako adresa odesilatele

Poznámka

Mějte na paměti, že varování neznamená, že je zpráva pokusem o podvod. Pouze znamená, že aplikace E-mail zjistila potenciální pokus o něj.

Interní adresy

Added in version 4.0.

Aplikace E-mail umožňuje přidávat interní adresy a domény a při odesílání a příjmu zprávy varuje uživatele, pokud se adresa nenachází na seznamu.

Pro přidání interní adresy:

1. Otevřete nastavení e-mailu

2. Přejděte do sekce Soukromí a zabezpečení

3. Zapněte interní adresy kliknutím na zašktrtávátko

4. Klikněte na tlačítko Přidat interní adresu

5. Zadejte adresu nebo doménu a klikněte na Přidat